Posted in: Разное

Ecm что это: Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)

Содержание

Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)

Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM-системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM-системам.

Любая ECM-система — это автоматизированная многопользовательская платформа, которая служит для сопровождения процесса управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Иногда ECM-платформы называют системами электронного документооборота (СЭД), хотя понятие ECM несколько шире.

Корпоративная информация обычно достаточно не имеет чёткой и единой для всех организаций структуры — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей, а также прочие материалы, которые используются в работе компании. Таким образом, перед ECM системами стоит задача управления и обеспечения доступности этой разнородной информации.

Еще один важный аспект работы ECM — это разграничение доступа к информации, некоторые материалы могут быть конфиденциальны или содержать коммерчески значимую информацию, которая не должна попасть «не в те руки». Классический путь организации хранения информации и доступа к ней не позволяет в достаточной мере разграничить права — как правило, если разграничение доступа и присутствует, то на уровне достаточно больших групп пользователей.

Как правило, ECM-системы решают следующие задачи:

  • управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа;
  • управление шаблонами документов — унификация документов, используемых в корпоративном документообороте;
  • управление архивами — долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес-задачами, с законодательными и отраслевыми нормами;
  • управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) — поддержка бизнес-процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов;
  • управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами;
  • управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации;
  • документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Мы занимаемся разработкой бизнес-приложений, в том числе и проектированием, созданием и внедрением ECM-систем, построенных на базе веб-технологий. ECM обычно очень широко используется в организациях, важны простота и удобство доступа к ним, поэтому клиент-серверные решения с веб-интерфейсами являются наиболее эффективными для реализации подобного рода платформ.

ECM (enterprise content management) — управление корпоративным контентом

ECM — управление корпоративным контентом

ECM (enterprise content management, управление корпоративным контентом) —   стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

 ECM-система обеспечивает управление цифровыми документами и контентом других типов, а также хранение, обработку и доставку контента в рамках организации. При этом контент может быть слабо структурированным, т. е. представлять собою электронные документы с различными наборами полей, рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео, аудиофайлы и т.д.

Исследовательская и консалтинговая компания Gartner определяет современные ECM-системы как программные решения, реализующие следующие ключевые функции:

  • управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
  • управление образами документов (document imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;
  • управление записями(документами) — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
  • управление потоками работ (workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
  • управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
  • управление мультимедиа-контентом (DAM) — управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например флеш-баннерами, рекламными роликами;
  • управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
  • документно-ориентированное взаимодействие (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка деятельности проектных команд.

Отличие функциональности ECM-систем от систем электронного документооборота (СЭД), более привычных на просторах СНГ, состоит не только в том,  что основная единица, с которой работает СЭД, — это документ, у которого должны быть реквизитная и информационная части. СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии (работа со входящими, исходящими и внутренними документами). В СЭД могут также входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан и т. д.

ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и, соответственно, состав модулей тоже иной. Цель ECM-систем заключается в создании единого информационного пространства организации, обеспечении непротиворечивости информации, содержащейся в разных документах, предоставлении каждому пользователю всей необходимой информации в удобном для восприятия виде.

В системе IT-Enterprise описанная выше концепция реализована в продукте «Документооборот ECM». 

 

ECM-система | Глоссарий ПитерСофт

ECM-система | Глоссарий ПитерСофт ECM-система (Enterprise Content Management systems) — система управления информационными ресурсами предприятия.

В данном контексте информация предполагается неструктурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т.д. Ближе всего к понятию

ECM находятся системы электронного документооборота (СЭД). С другой стороны, в качестве ECM-системы можно рассматривать многофункциональные платформы для разработки решений в области управления информацией.

Системы управления информационными ресурсами предприятия — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Функции современных ECM-систем:

  • Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
  • Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
  • Управление записями — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
  • Управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
  • Управление Web-контентом (WCM) – автоматизация роли Web-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
  • Управление мультимедиа-контентом (DAM) – управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами.
  • Управление знаниями (Knowledge Management) – поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
  • Документоориентированное взаимодействие
    — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

© 2005-2021 ООО «ПитерСофт». Все права защищены.

Для комфортного просмотра сайта обновите браузер

Сайт Питерсофт использует новейшие технологии, чтобы предложить лучшие онлайн возможности. Мы обнаружили, что версия вашего браузера не является самой последней. Пожалуйста, обновите версию своего браузера, чтобы избежать проблем с работой сайта. Спасибо!

#DEMO_REQUEST_BPM_MODAL# #DEMO_REQUEST_UP_MODAL# #TRIAL_REQUEST_BPM_MODAL# #TRIAL_REQUEST_UP_MODAL# #REQUEST_PRODUCTS_MODAL# #REQUEST_SERVICES_MODAL# #REQUEST_PRICE_INFO_MODAL# #ORDER_PRODUCTS_MODAL# #QUESTION_MODAL# #FEEDBACK_MODAL# #RESUME_MODAL#

Что такое Alfresco?

Прежде чем рассказать про Alfresco немного погрузимся в предметную область и терминологию.

ЧТО ТАКОЕ ECM И ЧЕМ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ СЭД?


На любом предприятии существует 2 вида данных: структурированные данные и неструктурированные данные. Структурированные это такие данные, которые представлены в виде таблиц, записей и которые хранятся в учётных системах.
Неструктурированные данные (или контент) это всё остальное, что может храниться. Обычно это набор файлов и папок, расположенных на локальных и сетевых дисках, на сайтах в интернете.

Для управления структурированным данными, как уже говорилось, существуют учётные системы (1С, SAP и пр.). Управлением неструктурированными данными занимается отдельный класс систем.

Так как принято называть неструктурированные данные — корпоративным контентом (Enterprise Content), то и системы по управлению таким видом контента называются ECM (Enterprise Content Management).

В отличие от ECM, СЭД (системы электронного документооборота)  — это слишком общее понятие. Обычно в это понятие вкладывают системы, автоматизирующие организационно-распорядительный документооборот на предприятии (регистрация входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов). Такие системы ведут учёт документов и их исполнение. Это скорее учётные системы, а не представители систем класса ECM.

Во всех ECM системах имеется понятие репозитория — хранилища документов, папок и других объектов. Структура репозитория в подавляющем большинстве систем представляет иерархию объектов (кабинетов, папок, документов).

Каждый объект репозитория состоит их атрибутов, которые хранятся в базе данных и, собственно, контента, который находится в служебном хранилище на файловой системе. Некоторые объекты могут не иметь контента (например, папки или пользователи).

ИТАК ALFRESCO


Alfresco представляет собой ECM платформу с открытым кодом, разработчиком которой является компания Alfresco Software Inc, Великобритания. Эта платформа не является системой электронного документооборота, но на основе этой платформы возможно такую систему постоить.

Alfresco имеет несколько редакций — Community (общедоступна и бесплатна), On-Premise и Cloud (распространяются компанией Alfresco и её партнёрами по платной подписке). Alfresco OnPremise (Standard и Enterprise) для размещения в частном облаке, а Alfresco Cloud — в публичном облаке.

На основе платформы Alfresco есть уже несколько готовых решений:

Alfresco Share — позиционируется как альтернатива Sharepoint. Это средство совместной работы, разработки документов, проектов.

Alfresco Records Management — система управления записями по американскому стандарту DOD5015, некий аналог СЭД на западный манер. В России не применим.

Alfresco Web Quick Start — инструмент для построения web-сайтов на платформе Alfresco.

Alfresco Mobile — бесплатный мобильный клиент для Alfreco для iPad, iPhone на Apple IOS.

Alfresco Sync — средство синхронизации локальных файлов с Alfresco.

Alfresco Workdesk — новый продукт Alfresco для крупных компаний, предоставляющий богатые возможности по управлению контентом на платформах Alfresco и IBM FileNet P8

КРАТКИЙ ОБЗОР ВОЗМОЖНОСТЕЙ


 
№ Возможность Вариант использования 
 1  Хранилище документов Позволяет организовать оперативное/архивное хранение документов.
Как уже говорилось, представляет собой иерархию папок и документов. Для любого документа или папки можно задать свой тип с дополнительными пользовательскими атрибутами (например, проект, контрагент, тема и т.д.)
 2  Доступ по CIFS  Позволяет подключать репозиторий как обычный сетевой диск. При этом файловый сервер может быть легко перенесён на репозиторий Alfresco, пользователи не заметят ощутимой разницы, но получать дополнительные возможности. Любая внешняя система (например, программа по приёму факсов) или устройство (например, сетевой сканер) может легко создать документы в Alfresco просто путём копирования на такой диск.
 3  Доступ по WEBDAV  Редактирование документов MS Office, и OpenOffice, а также в других пакетах, поддерживаемых webdav, может легко производиться напрямую из репозитория Alfresco. Преимуществом этого протокола по сравнению с CIFS является то, что он может работать поверх файерволов (межсетевых экранов). Это позволяет редактировать корпоративные документы даже вне корпоративной сети напрямую из MS Office.
 4  Доступ по IMAP Эмуляция доступа по IMAP значительно упрощает архивирование почтовых сообщений из большинства почтовых клиентов MS Outlook, Bat и пр. Достаточно подключить Alfresco как IMAP сервер и перетащить нужные письма, они сразу же попадут в репозиторий и будут доступны для поиска. Возможно сразу запустить нужный бизнес-процесс на основании темы письма или содержания.
 5  Управление бизнес-процессами Alfresco имеет подсистему управления бизнес-процессами — Activiti. Есть уже несколько встроенных шаблонов простого согласования и ознакомления. Есть все инструменты для создания бизнес-процессов любой сложности с помощью механизма расширений.
 6  Умные папки и бизнес-правила Одной из привлекательных возможностей является так называемые умные папки. В Alfresco имеется механизм, который позвляет запустить некоторые действия при создании, обновлении, удалении документов в любой папке. Такой механизм реализован посредством правил (Rules).
Например, необходимо при приходе нового факса отправить уведомление секретарю. Для этого факс-программа настраивается, чтобы выкладывать факсы на сетевой диск Alfresco (CIFS) в папку «Факсы», а в самой Alfresco для папки настраивается правило, в котором указается, что при попадании любого документа в папку, запускать бизнес-процесс ознакомления с исполнителем — секретарь.
Все настройки делаются через интерфейс Alfresco без программирования. 

 

НАШ ОПЫТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ


Мы используем Alfresco c 2008 года (сначала версия Alfresco 2.9B, а сейчас Alfresco 4.0.d). Мы её практически не дорабатывали, хотя занимаемся профессиональной разработкой на этой платформе. В Alfresco хранится несколько видов контента:

  1. Финансовые, договорные, бухгалтерские документы (сканы). Мы сканируем входящие/исходящие счета, договоры, акты выполненных работ, РКО, акты сверки и прочее для дальнейшей передачи в бухгалтерию. Сканирование и атрибутирование производится из системы Fillin Express напрямую в Alfresco через протокол CMIS. У нас в Fillin Express настроено так, что документы в зависимости от типа и значений атрибутов попадают в определённую папку. Всё без программирования. Наличие сканированных копий позволяет бухгалтерии оперативнее заносить документы в 1С, оперативнее оплачивать счета, решать вопросы с контрагентами по расчётам (поднимать старые документы).
     
  2. Документы по клиентам. В процессе поиска новых клиентов, переговоров, работы с существующими клиентами рождается и согласовывается большое количество договоров, дополнительных соглашений, технических заданий, требований, запросов на оценку. У нас организован отдельный сайт в Alfresco Share для таких документов. Там документы разбиты по клиентам и проектам. На верхнем уровне начальная буква клиента, далее краткое название, далее название проекта и в папке собственно документ. Например, /С/Синера/Сидокс/Техническое задание_v4.doc. Наличие такого хранилища позволяет систематизировать хранение, отслеживать версии документов.
     
  3. Проекты и проектные документы. Для крупных проектов мы создаём отдельные сайты в Alfresco Share, в которых задействуем не только библиотеку документов, но и ВиКи, Ссылки и прочие разделы. В ВиКи, например, мы пишем учебные задачи для начинающих разработчиков, правила кодирования, оформления кода, советы бывалых. В Ссылках мы храним ссылки на блоги, интересные статьи по Alfresco, Documentum, Kofax.
    При ежедневной работе с Alfresco в дашлете  активности видно, кто что делает. Кто изменил какие файлы, запостил страницу в ВиКи и пр. Это позволяет себя ощущать в команде людей, занимающихся общим делом.
     
  4. Корпоративный сайт www.eurekabpo.ru. Для сайта используется Alfresco Web Quick Start. Был установлен модуль (из стандартной поставки Alfresco), импортирован стандартный пример сайта (там 2: для госструктур и финансов), удалён контент и заполнен своим содержанием. Удалённый сервер хостинга так же содержит запущенную Alfresco и WebQuickStart модуль. Между 2мя серверами настроена репликация (по запросу), что позволяет обновлять сайт не заходя на хостинг. Дизайн сайта был реализован в виде небольших доработок для WebQuickStart (набор файлов CSS, изображений, FTL — шаблонов, и настроек конфигурации).
    Для обратной связи используется стандартный механизм Alfresco WebQuickStart, который сохраняет запросы в виде элементов Списков данных (DataList).

 

ЧТО ДАЛЬШЕ?

Для того, чтобы начать работать с Alfresco достаточно скачать и установить на сервере. Начиная с 4 версии, Alfresco имеет русскоязычный интерфейс. Для некритичных задач и небольших компаний этого будет достаточно.

Если же перед Вами стоит что-то посерьёзнее: интеграция Alfresco в корпоративную среду, задействование Active Directory, SSO, организация корпоративного хранилища или автоматизация бизнес-процессов, и Вам недостаточно знаний, то мы рады Вам помочь.

DIRECTUM — система электронного документооборота

Эффект от внедрения ECM-системы DIRECTUM

Компании, которые работают в системе DIRECTUM, отмечают ощутимый положительный эффект от перехода на электронный документооборот.

Обеспечивается прозрачность бизнес-процессов

Система позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Встроенный механизм bpm/workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.

Повышается исполнительская дисциплина

По статистике 20% заданий не выполняются ответственными по разным причинам. Внедрение ECM-системы гарантирует полный контроль на всех этапах работ. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты. Отчеты позволят анализировать причины отклонений.

Сокращаются затраты времени руководителей и сотрудников

Система оптимизирует практически все рутинные операции с документами — создание, поиск, согласование и т. д. С новым интеллектуальным решением DIRECTUM Ario также существенно снижается время на обработку входящих документов: документы автоматически классифицируются, заполняются их реквизиты. У сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия.

Исключается потеря документов

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой серьезные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты могут быть дополнительно зашифрованы паролями, либо цифровыми сертификатами. Все действия, производимые с документом, протоколируются в истории работы.

Растут конкурентные преимущества

Ускорение информационных потоков и усиление контроля бизнес-процессов  повышают качество обслуживания контрагентов и заказчиков. Функционирование компании становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Разработчик и правообладатель (Лицензиар) — ООО «ДИРЕКТУМ. Система DIRECTUM  зарегистрирована в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам. Система зарегистрирована в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам. Свидетельство об официальной регистрации программы №2014660993 от 21.10.2014 года.  Страна происхождения – Российская Федерация. Номер регистрации в реестре Минкомсвязи -360.

Создание ECM-системы с помощью «1С:Документооборот»

Работа с документами зачастую производится на электронных носителях. Бумажная документация получает своих двойников в виртуальном мире, а иногда предприятия и вообще обходятся без оных, используя только электронные документы. Это делает рабочий процесс намного динамичнее. Отсутствие системы электронного документооборота на предприятии говорит скорее не о консервативных методах ведения бизнеса, а о незрелости бизнес-процессов и нежелании вводить инновации на предприятии. В этой статье мы расскажем о преимуществах СЭД или же иными словами ECM-системы.

Ключевые составляющие СЭД

Для начала разберемся же, что такое система электронного документооборота. СЭД – это многопользовательская электронная система, которая сопровождает рабочий процесс с целью ускорить и обеспечить выполнение организационных функций. Иными словами – это круговорот документа в электронном хранилище. Первым этапом работы СЭД является создание документа. После проверки всех реквизитов, документ отправляется на утверждение, после чего он регистрируется в системе. После этого идет исполнение подписанного документа. После проведенной аналитики, документ отправляется на хранение. Весь этот процесс может занять несколько минут. Работа с документов производится, не покидая рабочего места.

Рисунок 1 – Путь документа в Системе электронного документооборота

Преимущества автоматизации документооборота

Теперь же рассмотрим, в чем преимущества системы электронного документооборота для каждого ключевого звена организации. Вероятно, все «плюсы» СЭД в полной мере ощутят руководители предприятий. Они смогут контролировать работу всей организации в несколько кликов. Из-за этого возрастёт управляемость и укрепиться исполнительская дисциплина. Как именно? Все просто — с помощью СЭД можно организовывать коллективную работу, а также делегировать задачи. Руководитель сможет видеть занятость своих сотрудников. Главной привилегией для финансовых директоров станет эффективность возврата инвестиций. ИТ-директоры смогут построить информационную систему на единой платформе, которая легкая интегрируется с другими системами.

Система электронного документооборота существенно упростит работу канцелярии, так как объем бумажного документооборота сократиться в несколько раз. Программа так же будет контролировать сроки и результаты исполнения и оповещать об этом ответственных. Но главным достоинством автоматизации документооборота является оперативность поиска нужной информации и своевременное составление отчетов.

1С:Документо­оборот как инструмент создания ECM-системы

Теперь же более детально познакомимся с 1С: Документооборот. Это продукт известной на рынке фирмы «1С», которая специализируется на разработке компьютерных программ делового и домашнего назначения. 1С: Документооборот работает на технологической платформе «1С: Предприятие 8» и позволяет обеспечить автоматизацию полного цикла работы с документами. Весь учет документов в программе реализован в соответствии с действующей нормативной документацией.

Весомым преимуществом данной программы есть то, что она подстраивается индивидуально под каждого клиента. Версии программы ПРОФ и КОРП предназначены для бизнесов разных масштабов. Так, КОРП имеет более расширенный функционал и подходит для больших и средних предприятий, а ПРОФ с меньшим функционалом — для малого бизнеса. Соответственно и цена этих комплектующих будет различаться. Так же, возможность использования программы «1С: Документооборот» не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т. д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования клиента. Именно поэтому 1С: Документооборот – это то, что упорядочит и облегчит ваш рабочий процесс.

КАК: Файл ECM (что это такое и как его открыть)

Файл с расширением файла ECM является файлом образа диска ECM или иногда называется файлом модели кода ошибки. Это файлы образа диска, которые хранят контент без кодов коррекции ошибок (ECC) или кодов обнаружения ошибок (EDC).

Бритье от ECC и EDC экономит время загрузки и ширину полосы пропускания, поскольку полученный файл меньше. Дело в том, чтобы затем сжать файл с помощью общего компрессора, такого как RAR или другой алгоритм сжатия, чтобы еще больше уменьшить размер файла (их можно было бы назвать чем-то вроде file. ecm.rar ).

Как и файлы ISO, ECM хранит другую информацию в формате архива, обычно для хранения файлов изображений, таких как BIN, CDI, NRG и т. Д. Они часто используются для хранения сжатых версий образов дисков видеоигр.

Вы можете прочитать дополнительную информацию о том, как файл формата диска ECM работает на веб-сайте Neill Corlett.

Замечания: Формат файла примеров Cmpro может также использовать расширение файла ECM, но информации о нем недостаточно.

Как открыть файл ECM

Файлы ECM можно открыть с помощью ECM, программы командной строки Нила Корлетта, разработчика формата. См. Как использовать программу ECM раздел ниже для получения дополнительной информации.

Файлы ECM также работают с Gemc, ECM GUI и Rbcafe ECM.

Поскольку файл ECM может быть сжат в архив, такой как RAR-файл для сохранения на жестком диске, их сначала можно распаковать с помощью утилиты zip / unzip для файлов — моим фаворитом является 7-Zip.

Если данные внутри файла ECM находятся в формате ISO, см. Раздел Как записать файл образа ISO на CD, DVD или BD, если вам нужна помощь в получении его на диске. См. Раздел «Запись ISO на USB» для правильной установки его на флэш-накопитель.

Совет: Файлы ECM, которые не являются файлами образа диска, могут открываться с помощью простого текстового редактора, такого как «Блокнот» в Windows, или что-то более продвинутое из списка «Лучшие бесплатные текстовые редакторы». Если весь файл не является текстовым, и только некоторые, если он доступен для просмотра, вы все равно сможете найти что-то полезное в тексте о типе программного обеспечения, которое может открыть файл.

Как использовать программу ECM

Кодирование (создание) и декодирование (открытие) файла ECM может быть выполнено с помощью программы ECM от Neill Corlett, упомянутой выше. Это утилита командной строки, поэтому все это выполняется в командной строке.

Чтобы открыть часть ECM инструмента, извлеките содержимое из cmdpack (версия) ZIP-файл загружается через его веб-сайт. Вызывается следующая программа unecm.exe , но вы должны получить к нему доступ через командную строку.

Самый простой способ сделать это — перетащить файл ECM прямо на unecm.exe чтобы извлечь файл изображения из него. Чтобы создать собственный файл ECM, просто перетащите файл, который вы хотите закодировать, на ecm.exe файл.

Для этого вручную, а не с помощью перетаскивания, откройте «Командная строка» (возможно, вам нужно будет открыть повышенную), а затем перейдите в папку, в которой содержится программа ECM. Самый простой способ сделать это — сначала переименовать папку, которую вы извлекли выше, к чему-то более простому, cmdpack , а затем введите следующую команду:

cd cmdpack

Эта команда предназначена для изменения работы непосредственно в папке, где хранится программа ECM. Ваш взгляд будет отличаться в зависимости от того, где cmdpack папка расположена на вашем компьютере.

Это команды, которые вам разрешено использовать:

Чтобы закодировать:

ecm cdimagefile ecm cdimagefile ecmfile ecm e cdimagefile ecmfile

Чтобы создать файл ECM с помощью этого инструмента командной строки, введите что-то вроде:

ecm «C: Others Games MyGame. bin»

В этом примере файл ECM будет создан в той же папке, что и файл BIN.

Для декодирования:

unecm ecmfile unecm ecmfile cdimagefile ecm d ecmfile cdimagefile

Те же правила применяются для открытия / декодирования файла ECM:

unecm «C: Others Games MyGame.bin.ecm»

Как преобразовать файл ECM

Инструмент PakkISO можно использовать для преобразования файла ECM в монтируемый и записываемый BIN-файл. Если это не сработает, попробуйте программу, указанную в этом уроке в StramaXon.

Замечания: PakkISO загружается в формате 7Z, поэтому для его открытия вам понадобится программа PeaZip или 7-Zip. В другой программе, упомянутой в статье StramaXon, используется формат RAR, поэтому вы можете использовать тот же инструмент распаковки файлов, чтобы открыть его.

Когда у вас есть файл ECM в формате BIN, вы можете конвертировать BIN в ISO с помощью таких программ, как MagicISO, WinISO, PowerISO или AnyToISO. Некоторые из этих приложений, таких как WinISO, могут затем преобразовать ISO в CUE, если вы хотите, чтобы ваш файл ECM находился в конечном итоге в формате CUE.

Ваш файл все еще не открывается?

Некоторые форматы файлов содержат некоторые или все одинаковые буквы расширения файлов, но это не значит, что они находятся в одном формате. Это может сбивать с толку при попытке открыть файл ECM, потому что на самом деле это не может быть файл ECM … дважды проверьте расширение файла.

Например, если ваш файл не является файлом образа диска, вы можете ввести его в замешательство с помощью файла EMC, который является файлом зашифрованного документа Striata Reader. Вы можете открыть файл EMC с помощью Striata Reader.

Что такое ECM? | Управление корпоративным контентом

Управление корпоративным контентом (ECM) — иногда называемое управлением документами или управлением записями — это процесс (стратегии, методы и инструменты) управления всем жизненным циклом контента организации, включая документы Word, электронные таблицы Excel, файлы PDF и сканированные изображения. . Целью ECM-решения является снижение рисков и повышение производительности, эффективности и обслуживания клиентов за счет устранения бумажных задач и повышения прозрачности процессов.

Что мне нужно знать о решении ECM?

  • Управление корпоративным контентом — это общий термин для технологии, стратегии и метода, используемых для сбора, управления, доступа, интеграции, измерения и хранения информации.
  • Ценность сегодняшнего решения ECM выходит за рамки простого сканирования, хранения и поиска решений. Идеальное решение ECM включает в себя все возможности и сильные стороны платформы.
  • Иногда используется термин «управление транзакционным контентом», но это только часть ECM. Как уже упоминалось, ECM — это общий термин, а управление контентом транзакций, часто связанное с бизнес-процессами, которые помогают управлять действиями и решениями, — это просто еще один термин под этим зонтиком.
  • Думайте о решении ECM, как о стратегии корпоративного контента. Помните, что ECM превратился в термин, больше связанный с бизнес-процессами и стратегиями контента, чем как система управления корпоративным контентом.
  • Решения ECM превратились в контент-сервисы. ECM-решения первого поколения больше не полностью отражают способ создания, использования и взаимодействия пользователей с информацией. Успешный подход к предоставлению контентных услуг помогает справиться с этими изменениями и бороться с разрозненностью информации, предоставляя нужную информацию нужным людям в нужное время.

Какую пользу приносит вашему бизнесу управление корпоративным контентом?

Основная функция решения ECM заключается в одновременном сокращении беспорядка и повышении прозрачности и доступности данных и процессов, что в конечном итоге экономит время и значительно снижает затраты.

Решение ECM поможет вам:

  • Быстрое архивирование информации и быстрый доступ к ней из любого места и в любое время
  • Избавьтесь от бумажной работы и сделайте все, что вы делали с помощью бумажных документов, намного более доступным и эффективным
  • Организуйте и структурируйте данные своей компании таким образом, чтобы упростить перекрестные ссылки, обеспечивая бесценный контекст и прозрачность процессов

Каковы особенности решения ECM?

Возможности решения ECM должны позволить вам создавать неограниченное количество индивидуальных решений, которые интегрируются и работают с вашими основными приложениями и системами, обеспечивая улучшенные бизнес-процессы. Функции, на которые следует обратить внимание, можно разделить на девять основных функций.

  • Capture: это критическая отправная точка вашего путешествия по управлению контентом; фиксируйте свои документы — даже в структурированных и неструктурированных форматах — и автоматически и интеллектуально извлекайте, классифицируйте и проверяйте информацию перед ее бесшовной интеграцией с основными бизнес-приложениями.
  • Управление контентом: получите полное представление о ваших процессах; Автоматическое управление контентом упрощает доступ к нужным файлам, чтобы ваша команда могла принимать более быстрые и обоснованные решения.
  • Автоматизация бизнес-процессов: оптимизация критических процессов; автоматизировать повторяющиеся задачи, направлять документы, управлять исключениями и расширять ключевые процессы с помощью настраиваемых инструментов рабочего процесса и встроенных правил и действий, которые легко настраиваются без необходимости в ИТ-поддержке.
  • Управление делами: полная наглядность всего дела от начала до конца; сотрудники получают полный обзор всей информации, необходимой им для эффективного управления делами и улучшенного обслуживания клиентов.
  • Управление коммуникациями с клиентами: улучшите взаимодействие с клиентами с помощью интеграции управления контентом; создавать индивидуально персонализированный контент и обрабатывать широкий спектр коммуникационных потребностей, чтобы удовлетворить ожидания клиентов.
  • Сотрудничество: безопасный обмен и совместная работа; обменивайтесь контентом, совместно работайте над документами и расширяйте связанные процессы для ваших пользователей — как внутри компании, так и за ее пределами — в безопасной среде.
  • Отчетность и аналитика: Откройте для себя, проанализируйте и переосмыслите отчеты и аналитику; Получите видимость вашего контента и процессов в режиме реального времени с помощью интерактивных панелей мониторинга и контрольных журналов всех действий.
  • Search: Найдите нужный контент, где бы он ни находился; интеллектуальные инструменты запросов помогают выполнять поиск по репозиториям, сайтам, системам электронной почты, интрасетям и многому другому с единой платформы.
  • Управление записями и хранением: соответствие нормативным требованиям и стандартам соответствия; настраивать автоматизированные правила и рабочие процессы для задач, которые легко упустить из виду, таких как утверждения, передача в хранилище, архивирование и удаление.

Что делает OnBase уникальным в мире управления корпоративным контентом?

OnBase, корпоративная информационная платформа Hyland, управляет контентом и обрабатывает все с одной платформы, централизует ваши жизненно важные данные и инфраструктуру в одном безопасном месте и доставляет их вам, когда и где вам это нужно.Имея только одну платформу для поддержки, обслуживания и обновления, платформа OnBase помогает снизить совокупную стоимость владения (TCO) и разрастание ИТ. Платформа OnBase также масштабируется для организаций любого размера и типа, что позволяет адаптировать решения к вашим точным требованиям. Хайленд, создатель OnBase, 10 лет подряд признавался компанией Gartner, Inc. лидером платформ контентных сервисов.

причин для внедрения системы ECM

Повышение производительности и эффективности — это боевой клич каждой организации в 2021 году, особенно когда речь идет о ручных процессах, управлении данными и, в конечном итоге, повышении прибыльности.ECM, пожалуй, лучший инструмент для достижения этих целей.

Что такое ECM? ECM — это сокращение от Enterprise Content Management, технологическое решение для совместной работы, предназначенное для управления, хранения и организации бизнес-документов в режиме реального времени, позволяющее организациям оптимизировать бизнес-процессы и сделать повседневные операции более эффективными. Ожидается, что рынок ECM будет расти со среднегодовым темпом роста 16% из-за стремительного роста цифровых данных и необходимости поддерживать их организованность и безопасность.

Организации, которые хотят улучшить операции и оставаться на переднем крае бизнес-технологий, должны рассмотреть возможность внедрения ECM.Но как работает ECM и каковы потенциальные риски отказа от внедрения решения ECM? В помощь, вот пять ключевых компонентов и преимуществ ECM, которые компании любого типа могут реализовать, внедряя программное обеспечение ECM:

1. Цифровой захват

Управление контентом вашего бизнеса начинается с сбора и импорта вашей информации в безопасное цифровое хранилище — своего рода цифровую библиотеку. Документы могут быть захвачены и оцифрованы с использованием различных методов, включая сканирование бумажных документов и создание электронных форм или импорт уже цифрового содержимого, например документов Microsoft Office, фотографий или PDF-файлов.Электронные файлы не только помогают устранить хаос, связанный с хранением бумажных документов и управлением ими, но и помогают экологическим инициативам вашей организации.

Документы, которые обычно архивируются в репозитории, включают:

  • Счета от поставщиков в финансовом отделе
  • Резюме соискателей из отдела кадров
  • Договоры и заказы на продажу
  • Электронная переписка, связанная с конкретными лицами
  • Отчеты об исследованиях с собственным содержанием
  • Разные документы и неструктурированная информация

2.Центральное хранилище

Многие организации хранят записи и данные в разных форматах и ​​в разных местах, включая все, от онлайн-платформ до персональных компьютеров и картотек. Ошибки хранения критически важных бизнес-данных в такой мешанине форматов очевидны и могут привести к потере данных, нарушениям безопасности, дублированию файлов и многому другому.

Центральный цифровой репозиторий позволяет пользователям просматривать или редактировать любой документ, просматривать метаданные документа, управлять контентом и организовывать документы, содержащиеся в . Репозиторий упрощает поиск документов и их безопасное хранение. Это также улучшает взаимодействие сотрудников, поскольку сотрудники в разных отделах и в масштабе предприятия будут иметь доступ к любому документу.

3. Безопасность документов ECM-системы

оптимизируют методы управления записями, а защищают от рисков нарушения безопасности и кибератак , а также предоставляют удобный способ оставаться в курсе ужесточающихся ограничений соответствия. Используя настраиваемые параметры безопасности, ECM позволяет организациям защищать информацию от несанкционированного доступа или изменения.

ECM помогает повысить безопасность, позволяя пользователям:

  • Ограничить доступ к папкам, документам, полям и другой информации
  • Мониторинг данных входа в систему и выхода из системы
  • Мониторинг создания и уничтожения документов на соответствие
  • Мониторинг смены пароля

Без надлежащих протоколов безопасности долгосрочные последствия могут быть катастрофическими, что приведет к потере данных сотрудников, коммерческой тайны и информации о клиентах. Что не менее важно, это также может привести к потере доверия клиентов.

4. Получение документов

Система ECM отличается от системы управления контентом (CMS) или программы обмена файлами. В репозитории вы можете найти любой контент, выполнив поиск по различным аспектам документа, в том числе:

  • Дата создания
  • Ключевые слова или полный текст
  • Фразы, содержащиеся в документе
  • Имена пользователей, редактировавших документ
  • Метаданные или метатеги
  • Или любые другие метаданные

Возможность выполнять простой поиск может значительно сократить время, затрачиваемое на поиск информации, что повышает производительность труда сотрудников и качество обслуживания клиентов. Без ECM сотрудники, скорее всего, будут тратить слишком много времени на поиск данных вместо того, чтобы выполнять реальную работу, для которой они были наняты, работу, которая помогает стимулировать рост и прибыльность вашей компании.

Не думаете, что это проблема вашей организации? В одном исследовании сотрудники сообщили, что они не могли найти информацию, которую искали, в 46% случаев. Короче говоря, ECM фактически служит вашей собственной персонализированной сверхмощной поисковой системой .

Возможность быстрого и точного поиска всей необходимой информации является большим преимуществом для каждой области вашего бизнеса, но особенно для финансового отдела. Наличие данных в реальном времени и отчетов по запросу упрощает закрытие месяца, платежные услуги и весь процесс аудита, требующий обширной документации. Вам и вашим сотрудникам не нужны ИТ-специалисты или специалисты для извлечения данных и создания настраиваемых отчетов, а это означает, что информация доступна всем, кто в ней нуждается.

5. Автоматизированные процессы на основе документов

Автоматизация процессов, связанных с документами, повышает эффективность рабочего места за счет устранения ручных задач, таких как ксерокопирование и доставка различных документов вручную. За счет автоматизации этих процессов они становятся более рентабельными, оптимизированными и безошибочными.

Преимущества систем управления корпоративным контентом безграничны, и ECM можно использовать для любого отдела в любой отрасли, включая здравоохранение, строительство, финансы, производство, распространение, образование и многое другое.Многие компании обнаруживают, что после интеграции решения ECM в свой рабочий процесс их система управления документами помогает повысить производительность и вовлеченность персонала примерно на 18%.

Но какова рентабельность инвестиций в ECM? По общему признанию, он варьируется в зависимости от компании, степени адаптации сотрудников и типа используемой ECM-системы, но среди нескольких опрошенных компаний рентабельность инвестиций варьируется от 38% до более 600%.

Внедряя индивидуальное решение, бизнес-аналитики могут помочь определить правильные приложения ECM для оптимизации ваших уникальных бизнес-процессов и направить вас в использовании программного обеспечения таким образом, чтобы это принесло наибольшую пользу вашему бизнесу. Однако реализация — это не просто процесс plug-and-play. Прежде чем приступить к работе, необходимо учесть несколько соображений, поэтому ознакомьтесь с нашим руководством «Ключи к успешному внедрению ECM», чтобы понять больше. Просто нажмите ниже.

Думаете, ваша организация может извлечь выгоду из решения ECM? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы получить бесплатную консультацию без каких-либо обязательств!

Управление корпоративным контентом (ECM): как организовать свой контент как профессионал | Процессная улица

Информация.Документы. Важный деловой материал.

По мере роста бизнеса от стартапа, состоящего из нескольких человек, до более крупного и надежного, важно иметь место, где весь этот бизнес-контент может храниться, организовываться и быть легко доступным.

Для загрузки также необходимы необходимые процессы, чтобы весь этот контент управлялся должным образом.

Почему?

Потому что к 2025 году объем глобальных данных, создаваемых каждый день, достигнет 463 эксабайт — и большая часть этих данных будет неструктурированной.

Если бизнес , а не , использует централизованное хранилище и не имеет нужных процессов, будет безнадежным.

Вот почему существует ECM.

E nterprise c ontent m anagement ( ECM ) — это решение для современных предприятий, желающих обеспечить безопасность, надежность, пригодность и доступность контента на протяжении всего жизненного цикла.

В этом посте Process Street вы узнаете все о ECM, от его точного определения до понимания того, почему он полезен, и узнаете, на что способны инструменты ECM и для чего они , а не .Прочтите разделы ниже, чтобы получить полную информацию:

Давайте начнем ваш путь к тому, чтобы стать довольным с помощью управления контентом вашего предприятия. 📁

Что такое определение управления корпоративным контентом?

(Источник)

E nterprise c ontent m anagement ( ECM ) — это общий термин для методов, инструментов, процессов и систем, используемых для проверки бизнес-контента (т. Е. Обеспечения его безопасности). , безопасный, практичный и доступный).

По крайней мере, это определение в ECM.

Есть много историй, связанных с тем, как определялось управление корпоративным контентом. Чтобы по-настоящему понять, что означает ECM сейчас, вам нужно вернуться к тому, с чего все началось.

Одно из первых определений управления корпоративным контентом появилось в начале-середине 2000-х годов. Оглядываясь назад, это довольно скромно:

«Управление корпоративным контентом — это технология, используемая для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами.» — Википедия, Определение управления корпоративным контентом

Но к началу 2010-х то, что считалось ECM, превратилось в более крупного зверя. Важен был не только инструмент ECM, но и соответствующие методы и стратегии для управления контентом :

«Управление корпоративным контентом (ECM) — это стратегии, методы и инструменты, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами. ECM охватывает управление информацией в рамках всего предприятия, независимо от того, представлена ​​ли эта информация в форме бумажного документа, электронного файла, потока печати базы данных или даже электронной почты ». — Motswako, Определение управления корпоративным контентом

В нашем дивном новом мире определение ECM снова стало фактором цифровой трансформации и различных видов контента, доступного сейчас. Возьмите это определение из TechTarget, которое точно описывает, что такое современное управление корпоративным контентом:

«Управление корпоративным контентом (ECM) — это набор определенных процессов, стратегий и инструментов, которые позволяют бизнесу эффективно получать, систематизировать, хранить и доставлять важную информацию своим сотрудникам, заинтересованным сторонам бизнеса и клиентам.ECM быстро развивался по мере того, как в рабочую среду вводились различные формы контента. Однако системы ECM по-прежнему ориентированы на цифровое управление информацией компании в централизованном хранилище и использование цифрового контента для поддержки бизнес-процессов и достижения целей ». — TechTarget, Что такое управление корпоративным контентом (ECM) и почему это важно?

Очень важно помнить, что определение управления корпоративным контентом обширное и гибкое, поэтому в моем определении я назвал его обобщающим термином.Как и управление мобильностью предприятия, оно всеобъемлющее.

Для загрузки, ECM может также называться i ntelligent i nformation m anagement (IIM), хотя ECM используется чаще.

Теперь, когда у вас есть четкое представление о том, что такое ECM, пришло время понять, почему и почему управление корпоративным контентом так полезно. ⬇️

Чем полезно управление корпоративным контентом?

(Источник)

Рынок управления корпоративным контентом растет.Быстро.

Команда Market Research Future обнаружила, что не только ожидается, что рынок ECM будет расти со среднегодовым темпом роста (CAGR) в 16,8%, но также достиг оценки более чем в 76 миллиардов долларов.

Откровенно говоря, не было бы таких впечатляющих статистических данных и цифр, если бы компании не видели ценности инвестирования в стратегии, методы и инструменты, помогающие им в управлении контентом.

Ergo: ECM приносит множество преимуществ опытным и успешным компаниям по всему миру.

В частности, преимущества, которые дает управление корпоративным контентом:

  • Централизация контента, информации и документов. 🧠
  • Одна из самых серьезных проблем, с которыми сталкиваются современные компании, заключается в том, что они не используют бизнес-инструменты для хранения массы контента, который они производят каждый день — от логотипов брендов до документов с последней маркетинговой статистикой. Но с ECM это делает эту покрасочную точку безболезненной. Контент, который считается необходимым, может храниться в централизованном хранилище, которое снова и снова используется сотрудниками, чтобы они могли получать контент, который им нужен. Больше не нужно копаться в электронной почте или в Google Документах. Больше никаких неудобных сообщений Slack с вопросом, куда пропала необходимая часть контента.

  • Повышенная производительность. ⚡️
  • Хранение документов и информации в одном месте, естественно, ведет к повышению производительности всей компании. Например, возьмем Феликса, создателя контента в гипотетической маркетинговой команде. Ему нужна вышеупомянутая маркетинговая документация, чтобы он мог добавить впечатляющую маркетинговую статистику к создаваемому контенту.Вместо того, чтобы возиться с различными папками, размещенными как локально, так и в облаке, и откладывать свою работу до загрузки, Феликс точно знает, куда идти, когда все находится в одном месте. Это делает рабочие процессы Феликса — в дополнение к другим — более оптимизированными.

  • Повышенная доступность. 🖥
  • Доступность имеет два преимущества. Как уже упоминалось в предыдущем разделе, сотрудникам всех уровней и всех отделов проще получить доступ к тому, что им нужно, например, если кому-то из команды бухгалтеров нужно обработать чьи-то командировочные квитанции или дизайнер должен редактировать первоначальные концепции товарища по команде. Но преимущества доступности на этом не заканчиваются. С ECM вы размещаете весь бизнес-контент в одном центральном месте digital . Это может быть либо интрасеть вашей компании, либо облачный инструмент, но в любом случае сотрудники могут получить доступ к этому центральному месту через множество устройств — от телефонов до планшетов, переносных ноутбуков из дома до стационарных компьютеров. Доступно = разумно.

  • Расширение сотрудничества. 👥
  • Когда вы правильно управляете корпоративным контентом, ваши команды могут сотрудничать как профессионалы.Они могут быстро загружать контент, быстрее видеть, над чем работают другие, а также быстро вносить необходимые правки, изменения или дополнения. ECM может помочь коллегам совершить коллаборацию десятилетия.

  • Пониженный организационный риск. 🚫
  • Утечка данных. Информация попадает в чужие руки. Документы теряются в эфире. Когда дело доходит до управления вашим бизнес-контентом, его безопасность имеет первостепенное значение. Однако легче сказать, чем сделать.С распространением различных устройств для работы, удаленной работы и даже полностью удаленных команд упускать из виду и отслеживать важный бизнес-контент стало более обычным делом, чем когда-либо прежде. Но с ECM вы выступаете против неправильного управления контентом.

  • Повышенная экологичность. 🌱
  • В 2020-х компаниям не следует использовать устаревшие методы управления контентом, например хранить распечатанные документы в картонных папках, а затем хранить эти папки в душных шкафах.Не только потому, что это крайне непрактично и неэффективно, но и потому, что это не совсем экологически безопасно. Управление корпоративным контентом, ориентированное на цифровые технологии, помогает вашему бизнесу стать устойчивым.

  • Улучшение бизнес-процессов. 🚀
  • Внедрение управления корпоративным контентом — это хорошо, но без внедрения новых подходящих процессов, переназначения старых процессов, а также их оптимизации невозможно эффективно внедрить ECM. Проще говоря, вы измените бизнес-процессы взаимодействия с бизнес-контентом — в лучшую сторону. В идеале это будет один из первых шагов на пути к управлению корпоративным контентом.

Список впечатляющий, правда?

Не будем преувеличивать, объясняя, насколько выгодно управление корпоративным контентом, но есть еще один положительный момент ECM, который, я думаю, стоит объяснить: нет никаких барьеров, ограничивающих, , а не , какие компании должны внедрять и брать на себя управление корпоративным контентом.

Компания любого размера в любой отрасли — независимо от того, какую услугу или продукт они предлагают миру — может получить вознаграждение, указанное в приведенном выше списке.

Возьмите этот пример использования, написанный командой OnBase компании Hyland, в котором объясняется, какую выгоду получают представители финансовых кругов от управления корпоративным контентом:

«Рассмотрим файл создания ипотечной ссуды. В этом файле есть что отслеживать. Если форма, подпись, выписка с банковского счета или нотариальное заверение отсутствуют, то до закрытия остается намного больше времени.С ECM легче отслеживать статус документов, предоставлять немедленный доступ тем, кто в нем нуждается, и сохранять личную информацию в безопасности ». — OnBase, Почему ECM?

Все, что вам нужно для получения аналогичных преимуществ, — это надежный набор процессов, стратегий и инструментов.

Говоря об инструментах, пора углубиться. 🛠

Что могут делать инструменты управления корпоративным контентом?

(Источник)

Позвольте мне сначала немного очистить воздух.

Управление корпоративным контентом может осуществляться с помощью бизнес-программного обеспечения и инструментов, которые не были специально созданы как инструменты ECM.

Это связано с тем, что современный ECM включает в себя управление документами, управление записями, управление цифровыми активами и управление рабочими процессами, и это лишь некоторые из них.

Таким образом, вы можете использовать широкий спектр программного обеспечения и инструментов для достижения основных целей управления корпоративным контентом.

Однако существуют специализированные инструменты ECM, которые позволяют компаниям быстро взять под контроль управление корпоративным контентом.

Эти универсальные инструменты ECM — иногда называемые системами управления контентом — помогают с пятью компонентами. Эти пять компонентов, определенные Ассоциацией по управлению информацией и изображениями и описанные командой TechTarget, следующие:

  1. «Компонент Capture включает создание информации путем преобразования бумажных документов в электронные форматы, получение и сбор электронных файлов в единую структуру и систематизацию информации.Информация может включать в себя такое содержимое, как счета-фактуры, контракты и отчеты об исследованиях.
  2. Компонент Manage соединяет, изменяет и использует информацию с помощью таких средств, как управление документами, программное обеспечение для совместной работы, управление веб-контентом и управление записями.
  3. Компонент Store временно выполняет резервное копирование часто изменяющейся информации в краткосрочной перспективе в гибких структурах папок, чтобы пользователи могли просматривать или редактировать информацию.
  4. Компонент Preserve выполняет резервное копирование нечасто изменяющейся информации в среднесрочной и долгосрочной перспективе и обычно выполняется с помощью функций управления записями.Он обычно используется, чтобы помочь организациям соблюдать государственные и другие нормативные требования.
  5. Компонент Deliver предоставляет клиентам и конечным пользователям запрошенную информацию ».

— TechTarget, Что такое управление корпоративным контентом (ECM) и почему это важно?

Почему именно эти 5 компонентов?

Ранее в этом посте я упоминал «жизненный цикл цифрового контента», но позвольте мне объяснить подробнее.

Каждый фрагмент бизнес-контента, независимо от его формы, имеет начало и конечную точку, и между ними много всего происходит. Например, что касается переработанного логотипа компании, сначала необходимо создать документ, а затем сохранить его. (Под «захваченным» я, по сути, имею в виду спасенный.)

Затем документ загружается в место, где к нему могут легко получить доступ другие сотрудники компании, чтобы они могли просматривать его, редактировать, делать заметки или использовать его как часть своей работы.

По прошествии некоторого времени переработанный логотип как часть контента больше не нужен — скорее всего, из-за того, что логотип компании был снова переработан.Именно тогда этот конкретный фрагмент контента достигает своей конечной точки, где он будет либо заархивирован, либо полностью удален, в зависимости от того, что компания считает лучшим.

Таким образом, универсальные специализированные инструменты ECM помогают в управлении контентом, имея функции, которые направляют контент на следующий соответствующий этап его жизненного цикла.

Но эти универсальные компоненты программного обеспечения для ECM могут, по сути, представлять собой смешанный набор функций, заимствованных из другого программного обеспечения, предназначенного для управления документами, управления рабочими процессами, управления бизнес-процессами и т. п.

Это означает, что в универсальном программном обеспечении ECM могут быть определенные недостатки, которых им не хватает.

Чтобы помочь вам понять, следует ли вам использовать универсальный инструмент ECM или несколько различных, но взаимосвязанных инструментов управления для управления контентом вашей компании, давайте рассмотрим, что программное обеспечение ECM не может делать .

Чего не могут сделать инструменты управления корпоративным контентом?

(Источник)

Хотя преимущества программного обеспечения ECM были подробно описаны (т.е. централизация контента, повышение производительности, расширенная доступность и т. д.), пора щелкнуть выключателем и посмотреть, на что не способны некоторые универсальные инструменты ECM .

Почему?

Потому что я хочу помочь вам выбрать инструменты, которые вы используете для управления корпоративным контентом, подготовленным и осознанным образом.

Без лишних слов, давайте поговорим о двух самых больших недостатках использования некоторых инструментов ECM: отсутствие документации по политикам / процедурам и слабая интеграция и кроссплатформенные возможности автоматизации для не разработчиков.

Недостаточная интеграция и возможности кроссплатформенной автоматизации для лиц, не являющихся разработчиками

Автоматизация неоспоримо мощная.

Это помогает занятым командам сэкономить время, трудозатраты и даже расходы.

Это то, что многие инструменты ECM, естественно, способны встроить в приложение. Например, он может автоматически конвертировать документы из .docx в .PDF или любой другой тип файла в другой. Точно так же он автоматически направляет определенные файлы, документы или фрагменты информации определенным сотрудникам именно тогда, когда они в этом нуждаются.

Все это невероятно удобно для помощи контенту на каждом этапе его жизненного цикла, а также помогает членам команды быстро получить то, что им нужно.

Но, как я уже сказал, все в приложении.

Если вы хотите интегрироваться с другими частями программного обеспечения и создать совершенно полезные (не говоря уже о классных) средствах автоматизации, которые распространяются на все приложения, вы не сможете сделать это легко с помощью многих инструментов ECM.

Некоторые инструменты ECM интегрируются с другими платформами, но обычно больше всего поражают эти инструменты — программное обеспечение от Google, Microsoft и т.п.Но для других приложений — и, в частности, новых приложений — это может быть сложно как не разработчик.

Например, если посмотреть на Zapier — простейшее приложение для интеграции двух (или более) частей программного обеспечения — самые известные и наиболее часто используемые инструменты ECM на рынке не представлены в списке из более чем 2000 приложений. .

Это настоящий позор, если есть продукт SaaS, который вы действительно, , действительно, хотите интегрировать, чтобы процессы и повторяющиеся задачи можно было автоматизировать еще больше, но у вас нет технических ноу-хау, чтобы сделать это самостоятельно с помощью API, или если инструмент ECM не имеет встроенной функции интеграции.

Вместо этого вам придется создавать дополнительные проекты для своих разработчиков — а у них уже есть достаточно работы на своих тарелках!

Отсутствие документации по политикам и процедурам

Когда я сказал ранее, что «ECM — это масштабное мероприятие», я не лгал.

И частью этого обязательства является документирование политик и процедур не только для использования и взаимодействия с самим инструментом ECM, но и в отношении управления документами как процесса.

Но не верьте мне на слово.

Прочтите это высказывание Чинтана Мехты из Knowarth, производителя множества решений цифрового управления для предприятий:

«Еще одна серьезная проблема при внедрении ECM заключается в том, что компании либо не документируют политики и процедуры для управления документами / записями / контентом, либо не имеют достаточного управления и контроля над этими цифровыми объектами. Это может быть не так очевидно в реализациях ECM, где активами являются контракты или файлы HR, но это становится серьезной проблемой, когда реализация ECM касается цифровых активов.В таких реализациях нет ничего необычного в том, чтобы найти множество повторяющихся файлов или, что еще хуже, небольшие изменения в версиях, которые почти незаметны, но не задокументированы ». — Чинтан Мета, Каковы проблемы и преимущества программного обеспечения для управления корпоративным контентом

Как говорит Мехта в конце своей цитаты, когда соответствующие политики и процедуры не задокументированы — и, следовательно, не соблюдаются — может возникнуть бедлам. Настолько, что это может сделать всю реализацию ECM бессмысленной.

Для инструментов ECM (опять же, не все инструменты ECM), нет места, где эти процедуры можно было бы выполнять снова и снова с пользой. Конечно, документ с политиками и процедурами может быть написан и сохранен в самом инструменте ECM и будет вообще доступен, но как вы узнаете, что ваша команда на самом деле будет следовать этим правилам?

Между тем, если бы они использовали повторяющийся контрольный список управления контентом / документами, они бы намного лучше справились с контентом, документами и информацией, хранящимися внутри инструмента ECM.

К сожалению, большинство инструментов ECM не включают контрольные списки как полезный способ уменьшить количество человеческих ошибок, когда сотрудники подвергаются управлению документами.

Вот и все. Два самых больших недостатка инструментов ECM.

Теперь вы можете осознать несколько других недостатков при изучении программного обеспечения, которое вы можете использовать для ECM, но они будут отличаться в каждом конкретном случае. Чтобы принять решение, вам в конечном итоге придется уравновесить эти положительные и отрицательные стороны и выяснить, какое программное обеспечение — или части программного обеспечения — принесет вашему бизнесу наибольшую общую выгоду.

Говоря об исследованиях, давайте взглянем на инструменты на рынке, которые помогут вам справиться с проблемами управления контентом. 👀

Лучшие инструменты для управления контентом на рынке

Инструмент для управления корпоративным контентом # 1: Laserfiche

Основанная в 1987 году, Laserfiche помогла бесчисленному количеству предприятий в управлении корпоративным контентом. Фактически, первая версия Laserfiche была самой первой системой обработки изображений документов в мире!

С 1980-х годов инструмент расширялся и рос со временем.Современные компании могут использовать программное обеспечение для управления документами Laserfiche, чтобы:

  • Централизовать важный и полезный контент в одном месте
  • Быстрый и легкий поиск нужных документов
  • Постоянное обеспечение безопасности содержимого

По сути, Laserfiche присутствует в игре уже давно. Поэтому, когда речь идет о перспективном программном обеспечении для управления контентом, обязательно помните о Laserfiche.

Инструмент для управления корпоративным контентом №2: DocuShare

Далее идет инструмент управления контентом Xerox DocuShare.

К счастью, DocuShare поставляется в четырех различных форматах:

  • DocuShare Express
  • DocuShare
  • DocuShare Enterprise
  • DocuShare Education

Теперь, какой продукт ваш бизнес должен использовать отличается.

Express предназначен для малого и среднего бизнеса, DocuShare содержит традиционные функции ECM (управление документами, захват изображений, возможности публикации и т. Д.), А Enterprise ориентирован на крупные развертывания. Образование, как следует из названия, представляет собой конфигурацию школ и других учреждений в секторе образования.

Инструмент для управления корпоративным контентом # 3: M-Files

На надежном сайте обзора программного обеспечения Capterra, M-Files имеет следующее описание:

«M-Files обеспечивает интеллектуальное управление корпоративным контентом нового поколения, которое повышает эффективность бизнеса, помогая людям находить и использовать информацию более эффективно». — Capterra, М-файлы

M-Files — это решение для управления контентом, которое существует уже давно, но это не значит, что оно устарело и устарело.

Напротив, программное обеспечение M-Files использует искусственный интеллект, помогая предприятиям в дальнейшем хранить, защищать и поддерживать доступность своего контента!

Инструмент для управления корпоративным контентом №4: DocuWare

DocuWare, хотя и имеет схожее название, не является одним из других форматов DocuShare. Фактически, это два инструмента, созданные двумя отдельными компаниями.

В частности, DocuWare — это система управления документами (DMS), которая позволяет предприятиям должным образом заботиться о своем содержании и управлять им.В нем делается упор на цифровую трансформацию и перевод бизнеса в XXI век за счет безбумажного использования своего контента.

Инструмент для управления корпоративным контентом # 5: Process Street

Если вы документируете рабочие процессы, бизнес-процессы и другие неотъемлемые процедуры в виде шаблонов, вы и ваша команда можете запускать бесконечное количество контрольных списков из этих шаблонов.

Способы использования этих контрольных списков сильно различаются. Но, в частности, для управления корпоративным контентом есть два основных способа использования Process Street.

Вариант №1: Использование Process Street для достижения основных целей ECM

Управление корпоративным контентом, по своей сути, заключается в размещении контента в безопасном месте, где несколько товарищей по команде могут получить к нему доступ — или обновить контент, если это необходимо.

Благодаря изящному файловому виджету Process Street вы можете загружать контент, чтобы коллеги могли получить к нему доступ и загрузить его прямо на свои устройства. Кроме того, вы также можете использовать виджет для встраивания для перекрестного размещения важных документов, информации или других типов контента из других приложений и сайтов прямо в свои контрольные списки!

Независимо от того, можно ли найти контент в одной задаче контрольного списка или у вас есть определенные контрольные списки, полностью посвященные размещению типов контента (например,маркетинговый контент), товарищи по команде могут получить доступ к контенту, находясь в офисе и в дороге, благодаря тому, что наше приложение основано на облаке.

Только с помощью этих двух функций достигаются основные цели ECM по обеспечению безопасности, защиты, использования и доступности контента. Но Process Street не может достичь некоторых других целей, поскольку Process Street не является технически программным обеспечением ECM.

Но не бойтесь.

Вы можете расширить возможности ECM Process Street, используя интеграцию Zapier с Process Street!

Интегрируя с другими приложениями для ECM через Zapier, вы создаете сверхмощную сеть взаимосвязанных инструментов для наблюдения и управления корпоративным контентом — и получаете преимущества всех этих инструментов , могу я добавить, а не просто преимущества один! 🚀

Но все предприятия разные.

Возможно, вы предпочитаете универсальный инструмент ECM для управления контентом вашего бизнеса.

Однако помните, что документация по политикам, процедурам и процессам — это огромная часть внедрения ECM, а также ее поддержка. Это приведет вас ко второму пути, по которому Process Street может быть использован для управления корпоративным контентом…

Вариант № 2: Использование Process Street в качестве дополнения к программному обеспечению ECM

Помните, раньше я цитировал Чинтана Мехту, который объяснил, что отсутствие документирования политик, процедур и процессов, связанных с ECM, может привести к серьезным проблемам?

Что ж, с Process Street вы можете легко документировать эти политики, процедуры и процессы с помощью шаблонов и контрольных списков.

Например, всякий раз, когда требуется обновить часть контента в инструменте ECM, у вас может быть контрольный список для этого. Или вы можете ввести небольшие задачи, связанные с ECM, в соответствующие шаблоны процессов (например, задачу, которая информирует графического дизайнера о необходимости загрузки готовых изображений в репозиторий).

В качестве альтернативы вы можете использовать контрольные списки в качестве учебных материалов для сотрудников, чтобы их воспоминания обновлялись каждый квартал о том, как должен взаимодействовать с инструментом ECM и как не должен !

Чтобы быть откровенным, я мог бы перечислить сотни различных вариантов использования, в которых Process Street — невероятный помощник для любого инструмента ECM, но вы будете здесь на несколько дней.

Вместо этого я предлагаю зарегистрироваться бесплатно и выяснить, как ваш бизнес хочет использовать Process Street для управления корпоративным контентом! 📂

Дополнительные шаблоны Process Street для управления вашим бизнесом

Если вы читаете этот пост в нашем блоге, это означает, что вы ищете ресурсы, чтобы ваш бизнес мог лучше управлять делами.

К счастью для вас, мы сделали несколько отличных шаблонов для управления.

Некоторые из этих шаблонов будут непосредственно полезны для управления контентом — например, наш контрольный список для удаления записей.

Другие, однако, больше приспособлены к другим видам управления, например к управлению эффективностью сотрудников.

Независимо от того, понадобятся ли эти ресурсы в ближайшем будущем или в долгосрочной перспективе, эти шаблоны готовы и ждут добавления в вашу учетную запись!

Щелкните здесь, чтобы получить Контрольный список удаления документации.

Дополнительные шаблоны, связанные с управлением:

Вот и все.

Из этого поста вы узнали все о ECM и различных способах, которыми Process Street может помочь вам во всех ваших начинаниях по управлению корпоративным контентом.

Вот, наконец, чтобы довольствоваться своим управлением контентом.

Как ваш бизнес занимается управлением корпоративным контентом? Есть ли какие-нибудь советы, рекомендации или передовые методы, которыми вы хотели бы поделиться с сообществом Process Street? Если да, напишите их в разделе комментариев ниже! 💡

Что такое ECM? (Управление корпоративным контентом)

Управление корпоративным контентом (ECM) — это термин, который существует с начала 2000-х годов, , но что именно?

В эпоху, когда такие термины, как управление документами (DM), управление делами, управление знаниями и платформы служб контента (CSP), используются каждый день, где ECM вписывается и как он сравнивается?

Этот блог объяснит все:

  • Что такое (и не является) управление корпоративным контентом.
  • Ключевые особенности и преимущества ECM.
  • Почему индустрия ECM все еще жива и здорова.
  • Как ECM превратился в ключевой компонент того, что сейчас обычно называют «контент-сервисами».

Компоненты управления корпоративным контентом

ECM помогает контролировать весь жизненный цикл информации, автоматизирует процессы и направлен на контроль и управление контентом в организации. Возможности системы ECM часто описываются шестью простыми глаголами:

Захват

Раньше большая часть контента, поступающего в систему, приходила с отсканированной бумаги.Это сильно отличается от системы ECM, где контент может быть захвачен из нескольких источников, включая бумагу, электронную почту, факсы, собственные электронные документы, такие как файлы MS Word или Excel, и отраслевые форматы файлов, такие как медицинские изображения или компьютер. -Файлы автоматизированного проектирования (САПР).

Управление

ECM-система основана на простых возможностях управления документами DMS, таких как управление версиями и контрольный журнал, для предоставления всеобъемлющего набора средств управления и инструментов для управления несколькими типами контента и метаданных из нескольких источников.

Доступ

Доступ к документам в системе управления документами обычно предоставлялся исключительно через (часто ужасный) пользовательский интерфейс системы DM. ECM меняет это и позволяет нескольким пользователям получать доступ к контенту с нескольких устройств и из нескольких систем. Обеспечение безопасного, основанного на ролях, проверенного доступа к контенту через системные интерфейсы, такие как настольный компьютер, Интернет и мобильный телефон, имеет решающее значение, как и возможность обеспечить интеграцию с внешними системами, такими как G Suite, Salesforce и SAP.

Магазин

Долговечность систем управления документами и контентом увеличилась, а это означает, что параллельно возросла потребность в разнообразных возможностях хранения. Хранение контента должно осуществляться эффективно и незаметно, от возможности хранить контент в нескольких местах, таких как локальный диск, сетевой диск, облачное хранилище и т. Д., До архивирования контента на носителях, более подходящих для долгосрочного использования. место хранения.

Автомат

Определение рабочих процессов и задач для отображения и выполнения основных бизнес-процессов — ключевая особенность любой ECM-системы. Обеспечение ценности за счет сокращения взаимодействия с человеком, выявления узких мест в процессах или использования скорости и масштаба, которые могут обеспечить вычислительные мощности, обеспечивает определенную рентабельность инвестиций (ROI) для развертываний ECM, а также является ключом к первоначальной покупке системы. как долгосрочный успех развертывания.

Анализировать

Все более важным аспектом ECM является способность анализировать данные и шаблоны использования, генерируемые системой.Возможность сообщать о шаблонах использования, необычном поведении, дублированном контенте и немаркированных записях имеет большое значение для любой организации.

ECM и общий доступ к файлам

Многие организации считают, что они внедрили ECM, но вместо этого использовали программное обеспечение для управления корпоративным контентом для предоставления элементарных услуг, таких как:

• Простые службы обмена файлами и библиотеки.

• Соответствие информации, руководство и управление записями.

• Управление и оптимизация бизнес-процессов.

• Поддержка мобильных и удаленных сотрудников.

Как использовать систему управления корпоративным контентом Программное обеспечение

ECM может использоваться во многих отраслях промышленности и во многих отделах любой организации, что дает множество преимуществ. Ниже приведены некоторые из общих областей, в которых ECM может иметь значение:

  • Повышенное соответствие нормативным требованиям и управление информацией, что снижает риск утечки данных.
  • Повышение производительности труда сотрудников за счет более быстрого и простого создания, обмена и поиска информации.
  • Повышенная производительность и снижение стоимости развертывания и владения, что приводит к быстрой окупаемости проекта.
  • Повышение корпоративной гибкости и личной продуктивности.

Контент-сервисы и облачный ECM

ECM существует уже много лет и приносит пользу во многих отраслях и областях применения. Но функциональные возможности, предоставляемые системами управления корпоративным контентом, теперь составляют часть более широкого набора возможностей, известного как «контент-сервисы».«

Современная платформа контентных сервисов может предоставить все, что могли бы DM и ECM, но с дополнительными возможностями, преимуществами и вариантами использования.

CSP основывается на управлении корпоративным контентом и переносит эту технологию прямо в 21 век с облачными и мобильными рабочими местами, аналитическими данными AI и пользовательским интерфейсом, основанным на потребительских технологиях, а не на болезненных бизнес-системах.

Отнюдь не устаревшие и неактуальные, DM и ECM созрели и теперь снова становятся важным набором инструментов в арсенале гибкости современного предприятия.


Платформа AODocs

AODocs — это платформа контентных сервисов, предназначенная для модернизации методов работы предприятий — предлагающая среду с низким кодом для создания приложений с богатым контентом, мощную автоматизацию и рабочие процессы, а также бизнес-приложения с комплексными возможностями безопасности и соответствия нормативным требованиям.

Предпочитаете видео? Посмотрите наше введение в видео AODocs с демонстрацией

ECM и CMS: в чем разница?

Сокращения — мир технологий любит их.ECM, CMS, DMS, CSP, CRM, PLM, ERP, и этот список можно продолжать и продолжать. Когда вокруг так много их, все может немного запутаться.

Еще больше сбивает с толку то, что термины, которые они обозначают, похожи. Двумя яркими примерами этого являются ECM (Enterprise Content Management) и CMS (Content Management System) . Хотя оба термина содержат «управление контентом», они применяют управление контентом совершенно по-разному.

Хорошая новость заключается в том, что разница на высоком уровне между двумя системами относительно очевидна.

ECM против CMS: большая разница

Проще говоря, ECM, или Enterprise Content Management — это все примерно документов : организация, управление и контроль документов, а также бизнес-процессы, участвующие в создании, изменении, проверке, и публикация документов. AODocs — это пример платформы ECM.

Основная цель

ECM — обеспечить соблюдение нормативных требований, контрактов, отраслевых стандартов и т. Д., А также уменьшить количество человеческих ошибок и обеспечить согласованность организационных процессов, тем самым повышая эффективность.

С другой стороны, CMS или Система управления контентом , по сути, является другим термином для «интрасети», а также инструментом для управления контентом, включая изображения и видео, на ваших веб-страницах . Примером CMS является WordPress, самая популярная CMS на рынке . Этот тип программного обеспечения существует, чтобы предоставить простой способ для нетехнических пользователей создавать и публиковать веб-контент .

Теперь, когда мы выяснили их различия, давайте подробнее рассмотрим, что отличает каждую из этих платформ.

Управление корпоративным контентом: что это такое?

Как мы уже говорили, ECM — это любая технология, которая собирает, систематизирует, хранит и доставляет неструктурированную информацию и контент, относящиеся к процессам организации.

Речь идет о контроле ваших документов и включает в себя все, от бизнес-процессов и хранения до отслеживаемости и соответствия, а также все промежуточное, что помогает оптимизировать ваши критически важные бизнес-процессы.

Есть несколько ключевых функций ECM , которые отличают программное обеспечение от CMS:

  • Организация документов: ECM добавляет структуру и метаданные к вашим документам, чтобы их было легче найти, и дает возможность настраивать правила, чтобы вы могли автоматизировать разрешения доступа, периоды хранения и пути проверки для ваших документов.
  • Защита документов: С помощью ECM ваши документы защищены от случайного удаления и изменения неавторизованными пользователями, и они хранятся до тех пор, пока ваша компания обязана хранить их. Это также обеспечивает безопасное сотрудничество между внутренними и авторизованными внешними пользователями вашей организации.
  • Внедрение бизнес-процессов: От простых рабочих процессов утверждения до расширенных процессов, которые контролируют создание документов, обзоры, обновления, публикацию, отмену публикации и многое другое, ECM позаботится обо всех ваших бизнес-процессах и потенциально может подключаться к другим вашим системам , например CRM, ERP или PLM.
  • Прослеживаемость: ECM должным образом регистрирует все операции, доступы и действия ваших пользователей в комплексный контрольный журнал, который имеет решающее значение для выполнения большинства нормативных требований.

Считаете ли вы, что лучше понимаете управление корпоративным контентом? Мы очень на это надеемся! А теперь давайте переключимся и подробно рассмотрим CMS.

Система управления контентом

: что это такое?

CMS — это любая технология, которая помогает пользователю создавать и изменять цифровой контент в вашей интрасети или общедоступных веб-страницах. Если вы когда-либо использовали конструктор веб-сайтов, вы, вероятно, знакомы с возможностями CMS.

Надежная CMS имеет общие черты с ECM, такие как средства управления публикацией и возможности администрирования, но обычно не на одном уровне с настоящим программным обеспечением ECM — ровно настолько, чтобы помочь управлять содержимым ваших веб-страниц.Оба должны также предлагать безопасность и поддержку, когда вам это нужно.

Некоторые из ключевых функций CMS включают:

  • Инструменты SEO: Качественная CMS помогает вашему сайту выделиться среди конкурентов, помогая вам занять более высокое место на страницах результатов поисковых систем с помощью встроенных инструментов SEO или поисковой оптимизации. Он может помочь вам оптимизировать URL-адреса, метаданные, заголовки страниц, альтернативные теги для изображений и многое другое. CMS также может предлагать идеи с помощью аналитики данных.
  • Настраиваемые шаблоны: Если вы когда-либо использовали CMS, возможно, вы знакомы с выбором шаблонов из существующей библиотеки и их настройкой или с созданием собственных с такими функциями, как перетаскивание. Настраиваемые шаблоны могут не только помочь вам добиться желаемого внешнего вида веб-страниц, но также предложить автоматические виджеты и надстройки, такие как раскрывающиеся списки, для повышения эффективности.

Немного лучше понимаете, что делает CMS CMS? Большой!

Итог

Хотя этот обзор лишь поверхностно описывает различия и ключевые особенности ECM и CMS, это важная информация, которую необходимо знать заранее при поиске решения для управления контентом .

Существуют отдельные системы, такие как SharePoint, которые обеспечивают как управление корпоративным контентом, так и систему управления контентом. Однако, если ваша организация хочет модернизировать свои системы, заменив полное развертывание SharePoint, вы можете сделать это с помощью правильной комбинации ECM и CMS, например AODocs плюс LumApps или Google Sites.

Что бы вы ни выбрали, теперь у вас есть прочная основа для начала исследования и поиска решений, которые подходят именно вам.

Что такое ECM? Справка по Content Managemen

Что такое Enterprise Content Management?

Забавно, что после 20 лет работы в сфере управления корпоративным контентом я был вынужден задуматься и обдумать хороший ответ на этот вопрос.Я думаю, когда мы начинаем в отрасли, мы сохраняем простоту, а после того, как это становится второй натурой, мы склонны чрезмерно усложнять то, что должно быть простым ответом, который скатывается с нашего языка.

Так что же такое управление корпоративным контентом? (Барабанная дробь, пожалуйста.)

Управление корпоративным контентом (ECM) — это сбор, хранение и поиск бумажных и электронных документов и данных в централизованном хранилище. Обоснование этого типа решения обычно включает в себя экономию времени, сокращение затрат, получение конкурентного преимущества и / или решение проблемы соответствия.Чтобы сэкономить время и деньги при вводе данных, разработчики систем могут использовать технологию оптического распознавания символов (OCR) для удаления данных с бумаги и автоматизации индексации. Если информация получена из электронных систем, идентификационные метаданные, необходимые для индексации, могут быть найдены в самих данных. Во многих случаях все решение автоматизировано технологией рабочего процесса, а отчеты о производительности составляются, чтобы показать конечным пользователям, менеджерам и руководителям результаты.

Вау…. Я предполагаю, что ученик 8 -го класса затруднился бы с этим ответом.Оглядываясь назад на мой ответ, я понимаю, что большинству людей это может не понравиться. Но в то время как первые два предложения содержат «мясо» ответа, последние три предложения важны, потому что, нравится вам это или нет, индустрия ввела в игру дополнительные технологии.

Что действительно интересно в ECM, так это то, во что он превратится в следующие несколько лет. Компании рассматривают автоматизацию данных и бизнес-процессов, которую обеспечивает решение ECM, как новую форму обеспечения. Организации, внедряющие эти технологии, станут нашими будущими лидерами. А те, кто борются, станут легкой добычей для новаторов.

Определение AIIM

Управление корпоративным контентом (ECM) — это стратегии, методы и инструменты, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами. Инструменты и стратегии ECM позволяют управлять неструктурированной информацией организации, где бы она ни существовала. Подробнее читайте на сайте AIIM.

Надеюсь, это сделает для вас немного больше смысла в ECM.Остались вопросы? Есть ли другие важные характеристики ECM, которые я мог пропустить? Если да, пожалуйста, оставьте комментарий и дайте мне знать.

Если вы подумываете о решении ECM, мы будем рады помочь.

Общее руководство по управлению корпоративным контентом | ECM-системы

Система управления корпоративным контентом (также известная как ECM-система) может значительно повысить эффективность бизнеса, снизить затраты и повысить удовлетворенность сотрудников и клиентов. Программное обеспечение ECM добавляет измеримую ценность практически любому отделу компании: бухгалтерский учет, человеческие ресурсы, продажи, юриспруденция и многое другое могут принести пользу.

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Современная технологическая терминология может сбивать с толку, и «управление корпоративным контентом», несмотря на то, что существует уже несколько десятилетий, остается неясным термином. Давайте определимся с этим.

Управление корпоративным контентом (или ECM) оцифровывает, контролирует и автоматизирует поток неструктурированной информации внутри компании.

«Неструктурированная информация» описывает беспорядочную информацию, которая существует вне среды структурированных баз данных.Например:

Структурированный неструктурированный
Корпоративные финансовые записи внутри ERP или финансового приложения (например, Sage или Quickbooks) Входящие счета-фактуры, отборочные листы или коносаменты
Данные о сотрудниках в приложении для планирования человеческих ресурсов (например, Oracle PeopleSoft или Workday) Резюме, налоговые документы и справки
Данные клиента в CRM (например, Salesforce или Microsoft Dynamics) Электронные письма, фотографии или заметки о встречах

Обычно системы ECM обрабатывают сбор, чтение и индексацию информации для понимания ее контекста; предоставляет возможности комментировать, редактировать или улучшать информацию; и предлагает надежные инструменты рабочего процесса и автоматизации, чтобы гарантировать, что информация доходит до нужных людей в нужное время.

Это также включает создание, управление, обработку и архивирование документов, вплоть до цифровой подписи. Документы доступны везде, и безопасность и соответствие защищены. Даже мобильные пользователи имеют доступ ко всем необходимым данным, а несколько сотрудников могут получить доступ к одному и тому же документу параллельно. Кроме того, благодаря надежному ведению журнала и возможностям аналитики организации могут записывать, кто и когда обращался, изменял или удалял документ.

Эти возможности управления документами расширены за счет автоматизации цифрового рабочего процесса. Цифровой рабочий процесс позволяет организации устанавливать предсказуемые, воспроизводимые, измеримые процессы, которые устраняют необходимость ручного ввода данных, потери информации и постоянного обновления статуса.

Некоторые системы ECM включают дополнительные уровни управления контентом, такие как публикация веб-контента, но они обычно не признаются в качестве основной компетенции.

ECM позволяет оцифровывать, модернизировать и, следовательно, улучшать связь с клиентами и поставщиками.И эти документы грамотно организованы и помогают в их поиске. Короче говоря, «управление корпоративным контентом» — это набор возможностей, которые позволяют организации любого размера контролировать и понимать свою совокупность корпоративной информации.

В чем разница между ECM и документооборотом?

Термин «система управления документами» (DMS) часто используется как синоним «управления корпоративным контентом». Что касается некоторых функций, это нормально, но это не вся правда.

Самый простой способ думать об управлении документами — это как подмножество более широкого набора возможностей ECM. Управление документами охватывает многие из основных функций, таких как сбор, индексирование, архивирование, автоматизация и контроль информации, но эта информация обычно ориентирована на документы.

Полная система ECM может управлять информацией из веб-контента, учетных записей социальных сетей и других высокодинамичных и масштабируемых источников информации, находящихся за пределами документа. Для более крупных организаций это ценно, но дорого в реализации и обслуживании. Для большинства организаций управление документами — большая часть набора возможностей ECM — это именно то, что им нужно.

Важно отметить, что «Управление корпоративным контентом» не означает «только крупные компании». Ценность ECM может быть достигнута в организации любого размера, несмотря на несколько уничижительное ведущее слово.

«ECM» и «контент-сервисы» — это одно и то же?

В 2016 году компания Gartner ввела термин «контент-услуги» вместо термина «управление корпоративным контентом».От Gartner:

Термин «управление корпоративным контентом» больше не отражает динамику рынка или потребности организации в контенте в цифровом бизнесе. Для руководителей приложений, отвечающих за проекты управления контентом, это означает отказ от прежних представлений и переосмысление своих технологических подходов.

Эта новая концепция пытается увести отрасль от единого системного мышления ECM к более модульному, ориентированному на облако подходу интегрированных и функционально совместимых компонентов управления контентом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.