электронный документооборот и электронный архив / Блог компании ALEE Software / Хабр
управление документами;управление записями и хранением;распределение и маршрутизация информации;
долгосрочное сохранение (т. е. обеспечение сохранности и непрерывности доступа к информации).
Анализ показывает, что наиболее востребованными функциями ECM-систем являются, во-первых, управление документами, а во-вторых — защищенное систематизированное хранение. Эти функции соответствуют двум классам ECM-продуктов — системам управления документами (англ. document management systems) и системам управления записями (англ. ERMS, electronic record management systems). В России принято употреблять другие термины: «система электронного документооборота» и «система электронного архива». В чем заключается разница между двумя типами программ? Чтобы ответить на этот вопрос, проясним содержание понятий «документ» (document) и «запись» (record).
Документ и запись
В зарубежных публикациях по проблемам ECM и документоведения различие между document и record является одним из основополагающих. В то же время в русских переводах различие это зачастую игнорируется. Английские document и record в большинстве случаев передаются одним и тем же словом «документ», что порой создает дополнительные сложности в понимании переводных текстов. Возникает вопрос: почему авторы зарубежных работ проводят данное различие?
Для начала обратимся к словарям. Русское «документ» и английское document восходят к латинскому documentum — образец, свидетельство, доказательство. Английское слово record восходит к латинскому recordare — “помнить».
В Вебстерском словаре английского языка значение термина document разъясняется следующим образом: an original or official paper relied on as the basis, proof, or support of something (подлинная или официальная бумага, которая используется для обоснования, доказательства или поддержки чего-либо).
Слово record получает в этом словаре следующее определение: something that recalls or relates past events (то, что вызывает воспоминания о событиях прошлого или каким-то образом связано с этими событиями). Интересно, что в тексте этой же словарной статьи выделяются еще такие значения слова record: a body of known or recorded facts about something or someone especially with reference to a particular sphere of activity that often forms a discernible pattern (совокупность известных или зафиксированных фактов о чем-то или ком-то, как правило, относящихся к определенной сфере деятельности и определенным образом систематизированных) и a collection of related items of information (as in a database) treated as a unit (совокупность связанных единиц информации (как в базе данных), рассматриваемых как единое целое).
Во всех описанных случаях употребления слова record можно выделить один общий момент: оно употребляется для обозначения свидетельства о событиях прошлого. Документ также может использоваться в качестве свидетельства о прошлом. Но в то же время многие документы выступают в качестве свидетельства о событиях, происходящих в настоящий момент, или о событиях, которые должны произойти в будущем. Документы, соотнесенные с настоящими и будущими событиями, могут претерпеть изменения. Записи же, свидетельствующие об уже произошедших событиях, не могут быть подвергнуты никаким изменениям. В стандартах ISO 15489 и MoReq2 понятие «запись» (record) определяется так: Информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая организацией или частным лицом в качестве свидетельства в соответствии с требованиями закона или бизнеса)(Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. )
По факту получения всех согласований и виз документ приобретает окончательный вариант и становится записью.
Некоторые документы вполне могут быть рассмотрены как записи: например, акт выполненных работ или квитанция о внесении платежа.
В то же время в качестве записей могут выступать носители информации, не являющиеся документами в традиционном смысле слова: графические изображения, аудио- и видеозаписи, и т. п. — например, фото с выставки, видео и электронная презентация доклада на конференции, диктофонная запись переговоров с клиентом.
Различия между документом и записью можно суммировать в виде следующей небольшой таблицы:
| Документ | Запись |
|---|---|
| Выступает в качестве подтверждения событий прошлого, настоящего, будущего | Выступает в качестве подтверждения событий прошлого |
| Может быть изменен | Не может быть изменена |
| Имеет структурированную форму | Может не иметь структурированной формы |
На основе проделанного анализа можно заключить, что документ (document) и запись (record) являются объектами различных типов, и работа с ними должна основываться на различных подходах. Соответственно, для работы с каждым типом объектов должна осуществляться при помощи специализированного ПО — систем управления документами (document management systems) и систем управления записями (records management system).
Электронный документооборот и электронный архив
В русском языке термин «система управления записями» пока не прижился. И управление документами, и управление записями в большинстве публикаций на русском языке обозначаются термином «электронный документооборот». Само понятие «документооборот» подразумевает, однако, что документы подвергаются постоянным изменениям. Программное средство, позиционируемое как система электронного документооборота, должно быть нацелено на автоматизацию всех оперативных процессов по работе с документами.
Описанные выше различия отражены и в стандарте MoReq2:
| CЭД (англ. EDMS) | СЭА (англ. ERMS) |
|---|---|
| Предназначены прежде всего для работы с текущей документацией | Могут включать средства для ежедневной работы, однако основной акцент делается на хранении бизнес-значимых документов |
| Включают систему средств для работы с различными версиями документа | Подразумевают хранение только финальной версии документа, уже не подлежащей изменениям |
| Имеется возможность удаления документов | Удаление документов не допускается, за исключением небольшого числа строго контролируемых ситуаций |
Можно провести аналогию между выбором ECM-системы и выбором автомобиля: для перевозки тяжелых грузов, конечно, можно использовать легковой автомобиль, но в конечном счете это будет очень малоэффективным и затратным; да и зачем это делать, если существуют грузовые автомобили, приспособленные наилучшим образом для транспортировки тяжелых крупногабаритных грузов? Системы электронного архива «заточены» под достаточно узкий класс задач — но в то же время во много благодаря этой узкой специализации они находят применение в самых широких областях.
Что такое ECM? #основы #СЭД #ECMJ
Станислав Макаров
Слово «документооборот» невозможно однозначно свести к одному из общеупотребимых англоязычных ИТ-терминов. Конечно, есть строгое определение, предлагаемое ГОСТом, но на практике задача, как правило, ставится максимально широко — автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management.
ИТ-менеджеры, опрошенные Gartner в середине прошлого года, по приоритетности в 2003 году поставили ЕСМ на второе место — вслед за безопасностью. Между тем сам термин Enterprise Content Management начинает регулярно упоминаться в отчетах Gartner всего лишь с 2001 года. Откуда такой неожиданный рост интереса к этой концепции?
Видимо, пройдена критическая точка. Накопилось действительно много документов, критически важных для бизнеса, существующих только в электронном виде. Но, скорее, проблема даже не в количестве документов, а в том, что для работы с ними нужна стройная взаимосвязанная система. До поры поддерживать эту систему удавалось при помощи простых, но разрозненных средств, начиная от папок на файловой системе и электронной почты и заканчивая специализированными приложениями. При этом вся «бизнес-логика» содержалась в головах людей, которые и служили своего рода справочно-поисковой системой для остальных сотрудников, всегда зная, где найти нужный документ или у кого еще спросить. Можно сказать, ЕСМ в организациях функционировала неформально, на общественных началах.
Но настает момент, когда ни один человек уже не в состоянии удержать в голове все взаимосвязи и всю логику организации информации. Поэтому возникает потребность в системе, которая могла бы эту проблему решить.
Оглянемся назад, ибо ничто не возникает на пустом месте. Первые три десятилетия развития ИТ основное внимание уделялось структурированным данным, процессам их сбора, хранения и обработки. Для работы с неструктурированной информацией использовались лишь простые инструменты наподобие текстовых процессоров. В то время чаще всего имелся единственный общий адрес электронной почты на всю организацию, а об Internet никто и не слыхивал.
Но в конце 90-х годов сложилась парадоксальная ситуация. Более 80% всей корпоративной информации стало храниться в виде неструктурированных документов, и при этом практически не было систем, которые обеспечивали бы ее надежное хранение и удобный доступ.
Конечно, можно продолжать считать, что, к примеру, электронная переписка сотрудников не представляет особой важности для компании, однако недавно пять крупных американских брокерских компаний серьезно поплатились за такое пренебрежение: им предстоит выплатить более 8 млн. долл. штрафов. Действующими правилами Нью-йоркской фондовой биржи предписывается три года хранить электронные документы, относящиеся к проводимым ими операциям. Однако нередко случалось, что сотрудники увольнялись, а их преемники стирали электронную почту своих предшественников.
Итак, пора признать, что накопленные массивы электронной информации являются ценнейшим интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью. Обращаться с таким достоянием следует особенно бережно. При этом мало сохранить его — интеллектуальные активы должны быть легко доступны. Организации должны получать отдачу от инвестиций, вложенных в их создание.
Аналитики сегодня рассматривают ЕСМ как стратегическую концепцию, призванную помочь справиться с последствиями информационного взрыва. Взоры ИТ-менеджеров обращены в сторону соответствующих решений, которые призваны объединить разрозненные технологии, поддерживающие работу с неструктурированной информацией.
Можно ли руководить знаниями
За последний год аббревиатура ЕСМ обосновалась на страницах компьютерной прессы и в бизнес-планах ИТ-менеджеров. Дажеавторитетнаяорганизация AIIM теперьименуетсебя The Enterprise Content Management Association вместостарого The Association for Information and Image Management.
Ha русский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят загадочной фразой «управление корпоративным содержанием», что едва ли раскрывает происхождение и смысл данного термина. Попробуем разобраться.
Мы настолько привыкли к таким языковым конструкциям, как «управление документами», «управление знаниями», «управление отношениями с клиентами», что, повторяя их как заклинания, уже не задумываемся о смысле. Между тем глагол «управлять» означает «руководить», «направлять деятельность», «направлять движение». Управлять можно автомобилем, лошадью, государством, хозяйством. Можно принять и термин «управление деловыми процессами», подразумевающий руководство деятельностью людей. Но как управлять, скажем, знаниями? Разве ими можно руководить?
Английский глагол manage имеет несколько значений. Одно из них — «руководить», «управлять», «стоять во главе» — наиболее популярно благодаря интересу к вопросам управления экономикой. Слово «менеджер» практически вытеснило из обихода слово «управляющий», которое повсеместно использовалось раньше. Но у manage есть и иное значение — «уметь обращаться», «справляться». Поэтому термины Knowledge Management или Content Management следует трактовать как «умение обращаться со знаниями» (с «контентом»).
Далее. Английское слово content означает «нечто, что содержится внутри». Применительно к письменным работам оно обычно употребляется в словосочетании table of contents, по-нашему, «содержание», а точнее, перечень всего, что содержится в книге. В информационных технологиях термин content стали использовать, чтобы обобщить понятие «документ» на такие нетипичные ранее данные, как видео, аудио и мультимедиа. В частности, подобную трактовку дает Дебора Логан, директор по исследованиям GartnerGroup.
Kpoмe того, можно трактовать content как часть или элемент чего-то более сложного. При этом документ представляется состоящим из отдельных информационных элементов (piece of content), c которыми можно работать независимо друг от друга — например, разграничивать доступ к разным разделам документа.
Первоначально понятие content management прочно ассоциировалось именно с процессом публикации и обновления информации на Web-сайтах: нужна была технология, которая позволяла бы следить за актуальностью сайта. Термин «контент» использовался (и продолжает использоваться) в Internet-сообществе как синоним слова «информация», обозначая информационное наполнение сайта, то есть все то, что «выложено» на нем, — тексты, рисунки, фотографии. Слово «контент» уже употребляется в русском языке (пример: контент-анализ — метод изучения прессы). Поэтому вполне уместно употреблять слово «контент» как есть, без перевода, подразумевая под этим информацию, которая содержится в документе, или ее отдельные фрагменты.
С приставкой enterprise дело гораздо проще. Это своего рода индикатор зрелости. Слово enterprise, появляясь в названии, означает принятие технологии корпоративными заказчиками, ее способность решать задачи, стоящие перед крупными организациями. Технология ЕСМ выросла из Web Content Management и стала применяться для работы со всей корпоративной информацией, а не только для поддержания сайта.
Итак, Enterprise Content Management — это «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией», что наглядно отражает суть и выглядит более логичным, чем безликое «управление корпоративным содержанием». Точнее называть подобные системы системами управления информационными ресурсами предприятия, понимая при этом, что они помогают «управиться» с информацией — быстро в ней ориентироваться, а не командовать ею.
Увы, не всегда удается предложить краткий адекватный термин для понятия, сформировавшегося в иной языковой среде. Не стоит любой ценой пытаться назвать его по-русски. Важно однозначно толковать смысл этого понятия, а для его обозначения можно пользоваться английской аббревиатурой, подобно тому как мы употребляем сокращения ERP, CRM и др. Поэтому в дальнейшем будем говорить просто — ЕСМ.
Content vs. Document — курица или яйцо
Почему вдруг понятие «документ» ушло в тень, а на первый план вышел контент? Поставщики систем управления документами подвергли остракизму слово «документ» и стали называть свои продукты системами управления контентом. И это не просто дань моде, а реакция на потребности клиентов.
Действительно, чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения; затем, после утверждения, документ публикуется на сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF для дальнейшего распространения. С точки зрения потребителя информации это один и тот же документ, а с точки зрения классической системы управления документами — три разных. Обеспечив поддержку всего жизненного цикла документов, поставщики систем управления документами стали именовать свои продукты системами управления контентом, что подчеркивало их новое качество: они смогли отделить информацию-контент от документа-формы, научившись управлять представлением этой информации.
Конечно, для принятия решений важно содержание, на содержании стоит фокусировать все свое внимание, абстрагируясь от формы, то есть от формата документа, способа хранения и доступа. Но можно пойти и дальше — сказать, что слова, в которые облечена информация, это тоже всего лишь форма. Где остановиться?
На практике более 90% документов создаются в расчете на то, что они будут распечатаны на черно-белом принтере на листах А4. Какое негодование вызывают у нас Web-страницы, на два сантиметра не влезающие по ширине листа! Или когда на последнем листе документа печатается всего две строчки! Мы все еще предпочитаем потреблять информацию в виде бумажных документов, сидя в кресле в самолете или лежа на диване.
Что касается иных миров — мультимедиа, то это дело будущего. Реально нет широкой практики использования подобных данных в бизнесе. Нет общепринятых стандартов и настольных инструментов для работы, например, с видео.
Поэтому дискуссия о приоритете содержания над формой носит пока академический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» — практически одно и то же, а потому краеугольным камнем ЕСМ является система управления документами (Document Management, DM).
Рецепт коктейля
Взять за основу Document Management, добавить Web Content Management, смешать все с workflow и collaboration, затем украсить Knowledge Management и накрыть зонтиком Enterprise Portal. Смешать, но не взбалтывать.
Что касается ЕСМ, то это пока действительно «коктейль», его рецептура может отличаться от бара к бару. ЕСМ — новая область, терминология в которой окончательно не определилась, и даже эксперты дают порой весьма разноречивые определения.
Концепция ЕСМ есть результат конвергенции систем управления документами, информацией на Web-сайтах, средств автоматизации деловых процедур, групповой работы и управления знаниями и ряда других технологий. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.
Рассмотрим подробнее составляющие коктейля ЕСМ и их роль в достижении общего эффекта.
Некоторые аналитики включают в ЕСМ также и средства интеграции приложений (Enterprise Application Integration, EAI), добычи данных, управление хранением, средства агрегирования и синдикации контента и ряд других технологий. Но если привести все к общему знаменателю, то для построения ЕСМ-решения вполне достаточно перечисленного выше. Остальное — по вкусу.
Всякий дом начинают строить с фундамента. Для ЕСМ фундаментом является DM, потому что, прежде чем что-то делать с документами, нужно научиться их хранить и систематизировать. Поэтому организациям, решившим строить систему ЕСМ, следует начать именно с управления документами. Это позволит навести порядок в документах и даст немедленный эффект в виде экономии времени на поиск и исключения затрат на повторное создание документов.
Сегодня управление документами становится таким же обязательным элементом информационной инфраструктуры организаций, как электронная почта, и… скоро исчезнет. Исчезнет как отдельное приложение и превратится в общедоступную услугу. В Gartner предрекают, что это произойдет уже к концу 2003 года.
Невзирая на все успехи электроники, бумажные документы не исчезли с наших столов. И не исчезнут еще довольно продолжительное время. Поэтому в составе ЕСМ-решения обязательно присутствуют средства ввода бумажных документов, естественно, путем сканирования.
Казалось бы, чего проще: положил документ в сканер, нажал кнопку — и готово! А если нужно ввести 5 тыс. страниц в день? И заполнить карточку на каждый документ? Нужна целая технологическая линия, конвейер по вводу документов. Именно в силу технологических особенностей задачи массового ввода документов выделяются в отдельный блок.
Красивый фасад — управление информацией на Web-сайтах. WCM служит своего рода насосом, который выкачивает информацию из внутренних хранилищ (например, из репозитариев систем управления документами) и делает ее доступной внешним пользователям — посетителям сайта или электронного магазина.
Управление знаниями — это то же самое, что средства оперативной аналитической обработки и Business Intelligence для структурированных данных. Knowledge Management — инструмент анализа неструктурированных данных.
Если бы все в жизни можно было упорядочить и систематизировать, то и задача построения ЕСМ была бы проще. Однако далеко не все документы попадают в хранилища: многие важные данные хранятся в электронной почте, в файловой системе или СУБД. Одна из функций систем управления знаниями состоит в обеспечении сквозного поиска и доступа к любым данным, вне зависимости от места их хранения. Без системы управления знаниями невозможно рационально организовать сбор и анализ информации, поэтому КМ также считается обязательным кирпичиком в здании ЕСМ.
Найти черную кошку в темной комнате
Хранить и накапливать информацию человечество научилось уже давно. Библиотеки и архивы существуют тысячи лет. Но не так просто найти нужные сведения, даже точно зная, что они где-то есть! И уж совсем невозможно найти то, что нужно, быстро — особенно если не знать точно, что ищешь.
Для пользователя система управления знаниями должна предоставлять средства навигации, которые отображали бы логическую и понятийную структуру хранилища информации, подобно систематическому каталогу в библиотеке. Ядром любой системы управления знаниями является мощный сервер полнотекстового поиска. В принципе можно сказать, что все современные поисковые системы выросли из утилиты grep — еще создателям Unix потребовалась возможность поиска по содержимому файлов. Этого было достаточно, пока мы вели поиск в основном по своим собственным «исходникам» или по документации на любимый компилятор. С ростом объемов информации, и особенно в эпоху Internet, простой поиск перестал быть полезным. Если в ответ на запрос вы получаете несколько миллионов ссылок — это все равно что ничего.
Если выполнить поиск в Сети на слово lotus, то мы получим примерно 7,5 млн. ссылок. Тут будет и программное обеспечение, и автомашины Lotus, и собственно цветок лотоса, туристические фирмы, студии звукозаписи, стиральный порошок и многое другое. Если поискать на слово hummingbird, получится «всего» 650 тыс. ссылок — на производителей программного обеспечения и спортивной одежды, будет студия звукозаписи Hummingbird Records, методика изучения английского языка, эхолоты и, конечно, колибри.
Как в этом разобраться? На помощь приходят средства автоматической категоризации информации, которые позволяют автоматически построить таксономию и потом распределить имеющиеся документы и новые поступления по ее разделам. Наиболее известный пример таксономии — система классификации видов растений и животных. Ключевое отличие современных систем управления знаниями от работы Карла Линнея или Чарльза Дарвина заключается в том, что, строя систематику, они действуют автоматически, без априорных предположений о внутренней логике и взаимосвязях объектов. Эта логика как раз и выявляется в результате работы, что позволяет избежать влияния субъективного фактора. (Естественно, допускается и режим ручного редактирования полученной таксономии.)
Мы не пытаемся втиснуть свои знания в кем-то сформированную систему классификации. Наоборот, такой подход позволяет выявить скрытые взаимосвязи и сделать их явными. Используя методы автоматической категоризации, можно регулярно контролировать, насколько наши представления о предметной области соответствуют текущему состоянию дел. Так, если появляется множество документов, которые невозможно автоматически отнести ни к какой рубрике, это явный сигнал, что возникло нечто принципиально новое.
Подобные методы находят широкое применение в системах анализа публикаций в СМИ, мониторинга действий конкурентов, в изучении социальных и политических проблем, в ситуационных центрах и т. д.
В последнее время наблюдается «конверсия» высокоинтеллектуальных систем управления знаниями. Если раньше эти технологии использовались практически только разведслужбами, как государственными, так и корпоративными, то теперь они становятся частью настольных систем, доступных рядовому пользователю. Например, в Telecom Italia подобная система управления знаниями охватывает 50 тыс. рабочих мест, предоставляя пользователям возможности поиска и навигации по кластерной карте знаний.
Превращение канцелярской крысы
Долгое время управление записями (Records Management, RM) прочно ассоциировалось с поддержкой рутинных канцелярских процедур. Теперь же этой технологии отводится одно из ключевых мест в концепции ЕСМ. Что произошло?
Оказалось, что процедуры, разработанные для учета и хранения официальных документов, идеально подходят для поддержки жизненного цикла любой информации — от ее создания до уничтожения. Это актуально не только для бумажных, но и для электронных документов, в частности для переписки по электронной почте, где часто содержится важная деловая информация. Распространение отлаженной технологии на новые типы объектов, которые играют ту же роль, неся в себе информацию о принятых решениях и фактах из жизни организации, возможно имеющих юридические последствия, достаточно очевидно.
Секрет нынешней популярности систем управления записями в другом: с их помощью можно поддерживать актуальность информации на Web-сайте или в системе электронной коммерции, определять, какие данные ERP следует хранить, а какие нет, и т. д. Произошло волшебное превращение «канцелярской крысы». Из сугубо вспомогательного компонента информационной системы управление записями превратилось в стратегически важное решение, от успешной реализации которого зависит бизнес организации.
Современная система ЕСМ должна обеспечивать поддержку жизненного цикла всех информационных объектов, и применение проверенной технологии управления записями выглядит наиболее разумным решением.
Оркестр и дирижер
Итак, все на своих местах — и документы, и люди. Но как обеспечить согласованную работу людей и подразделений, чтобы добиться общего результата? Всякий ИТ-менеджер, решивший внедрить ЕСМ, обязательно спрашивает: «А есть ли в вашей системе workflow?»
Эскимосы различают 70 разновидностей снега. Существует и множество типов workflow, которые отражают разные приемы и способы работы. Различают производственные (productive), административные, коллаборативные, ориентированные на документы и другие типы workflow.
Выбор того или иного продукта определяется скорее не его техническими особенностями, а культурой организации и принятыми правилами игры. Именно поэтому так много неудачных проектов по внедрению workflow. Когда пытаются сломать сложившиеся стереотипы поведения, редко удается добиться результата.
Система workflow — дирижер, который руководит совместной работой исполнителей. Конечно, властный дирижер может заставить исполнителей играть, как ему нужно. Но результат едва ли будет убедительным, когда есть скрытое противостояние. Поэтому, выбирая workflow, следует в первую очередь сопоставить предлагаемое решение с принятой практикой работы организации, имея в виду, что не все исчерпывается движением документов. Не менее важны возможности интеграции с другими бизнес-приложениями, включая ERP и CRM. Роль workflow гораздо шире — обеспечить совместную работу не только людей, но и различных приложений.
Среди производителей систем управления документами, а теперь и ЕСМ, правилом хорошего тона стало наличие модуля workflow в составе их решений. Однако чаще всего это простые средства, которые не могут решить всех задач организации. Их несомненный плюс — тесная интеграция с основной системой. Но это же и является недостатком: система workflow должна организовывать взаимодействие не только сотрудников, но и различных организаций. И бизнес-процесс не всегда стоит выстраивать «от документа» — документы сопровождают процесс, могут порождаться в его ходе, могут использоваться для принятия решений, но не всегда являются его движущей силой.
Новые коллаборационисты
В годы Второй мировой войны коллаборационистами во Франции презрительно называли марионеточное правительство Виши. Сегодня Vichy — это известная косметическая фирма, а collaboration — весьма популярная технология. Саймон Ховард из Gartner утверждает, что на смену workflow идет collaboration — взаимодействие и коллективная работа.
Чем же не угодила технология workflow? B первую очередь долгим циклом внедрения. Ведь сначала нужно описать бизнес-процессы, затем их оптимизировать и реализовать в виде workflow-процедур. За это время в организации могут произойти столь существенные изменения, что все придется начинать заново. В противоположность этому, collaboration позволяет работать «с колес» — поддержать процессы взаимодействия в слабо формализованной среде. Есть еще одна причина нынешнего бума collaboration — возможность включить в бизнес-процессы сторонние организации и внешних консультантов, реализовать концепцию «расширенного предприятия» (Extended Enterprise).
Итак, workflow можно продолжать использовать для поддержки рутинных стандартных процедур с целью их интенсификации и оптимизации, а технология collaboration необходима там, где есть творческие процессы, которые трудно поддаются формализации, где деятельность организована скорее по проектному принципу, где требуется поддержать работу распределенных команд и рабочих групп.
ЕСМ выходит за рамки одной организации и вовлекает в свою орбиту внешних консультантов, партнеров, поставщиков и клиентов компании. Поэтому сегодня в составе ЕСМ-решения обязательно присутствует компонент, обеспечивающий групповую работу.
Под одним зонтиком
По образному определению аналитиков Merrill Lynch, данному в «далеком» 1998 году, корпоративный портал — это приложение, которое помогает компаниям «отпереть внутренние и внешние хранилища информации и обеспечить пользователям единый вход для доступа к персонализированной информации, чтобы принимать более информированные бизнес-решения».
Портал — зонтик, который накрывает все источники информации, внутренние и внешние, структурированные и неструктурированные, а также все корпоративные приложения, включая системы ERP, CRM и ЕСМ.
Портал формально не является частью ЕСМ, однако без него нельзя себе представить систему в целом. Ряд компаний (например, Hummingbird, IBM и Microsoft) предлагают комплексные решения, включающие ЕСМ и портал. И недаром все разработчики «чистых» систем ЕСМ/WCM (такие, как Documentum, FileNET, Interwoven, Vignette) предоставляют модули для публикации информации в корпоративные порталы — без портала здание ЕСМ выглядит незавершенным.
Портал обеспечивает представление информации, ее персонализацию и единую рабочую среду, а также обеспечивает разграничение доступа и единую политику безопасности. Выходит, что, с одной стороны, портал служит «фронт-эндом» для ЕСМ, обеспечивая пользовательский интерфейс, и с другой стороны — «бэк-эндом», поддерживая традиционные сервисные функции доступа к данным и систему безопасности.
Управление интеллектуальными активами
Аналитики Gartner предсказывают, что нематериальные интеллектуальные активы к 2007 году обеспечат более 90% рыночной стоимости ведущих мировых компаний. Так, в балансовом отчете IBM за 2001 год прибыль от интеллектуальных активов составила 1,5 млрд. долл. — благодаря системному подходу к управлению своими патентами, ноу-хау и другими нематериальными активами.
Компании пришли к пониманию того, что традиционный бухгалтерский учет не охватывает ценности, которые движут новой экономикой. Умение управлять своими интеллектуальными активами представляется ключевым фактором успеха и важным конкурентным преимуществом.
В первую очередь компании стремятся наладить учет таких традиционных нематериальных активов, как патенты и торговые марки, и уже одно это дает ощутимый эффект. Однако инвестиционная привлекательность компаний также сильно зависит от многих факторов, которые не находят пока отражения в годовых отчетах. Например, степень удовлетворенности и лояльности заказчиков — эти данные можно почерпнуть из CRM. Из ERP можно почерпнуть данные о производстве, персонале, о расходах и доходах, оценить методы управления компанией.
Но все равно очень многое остается за кадром. Недаром столь часто упоминается факт, что неструктурированные документы составляют более 80% корпоративных данных, — ведь именно на основании этой информации и принимаются бизнес-решения. А чтобы добиться прозрачности, необходимой инвесторам, нужно не только показать цифры, но и предоставить документы, по которым можно судить о правомерности и целесообразности тех или иных действий.
Но и это не все. Огромное множество документов на первый взгляд не имеют непосредственного отношения к бизнесу, однако в них заключается коллективный опыт и корпоративная память организации. В современных высокотехнологичных отраслях и в секторе услуг подобная информация как раз и составляет их основную ценность. У компаний, подобных Microsoft или PricewaterhouseCoopers, нет в собственности заводов и фабрик, земельных угодий и других традиционных средств производства. Однако же они неплохо зарабатывают — своими мозгами.
ЕСМ помогает наладить учет всех «кусочков информации» — piece of contents — и наряду с системами CRM и ERP, a также с решениями класса Business Intelligence служит основой для полномасштабного управления интеллектуальными активами предприятия (Intellectual Asset Management, IAM). Поэтому инициатива ЕСМ должна исходить не от ИТ-менеджера, а от финансового директора. Деньги, вложенные в создание контента, должны точно так же приносить прибыль, как и деньги, вложенные в производство.
Литература
1. Mancini J. Enterprise Content Management: Critical Technologies for Business Applications // AIIM, 2001.
2. Jennings T. Defining The Document and Content Management Ecosystem // Butler Group, September 2002.
3. Maziarka M. Building an e-Business Portal? Gain Control of Your Documents First // CAP Ventures, September 2002.
4. Taxonomy & Content Classification // White Paper, Delphi Group, 2002.
5. Benefits of Intellectual Asset Management // Delphion, 2002.
6. Medina R., Meyers S., Fenner J. Document Workflow in the Enterprise // Doculabs, 2002.
7. Gilbert M., Logan D. CIOs demand content management // Garnter Group, July 2002.
8. Microsoft SharePoint Portal Server: Advanced Technologies for Information Search and Retrieval // White Paper.
9. Толковый словарь английского языка, Merriam-Webster Online. www.m-w.com.
10. Толковый словарь русского языка, портал «Кирилл и Мефодий». www.km.ru.
Станислав Макаров — генеральный директор HBS, партнер Hummingbird, [email protected]
|
ТЕХНОЛОГИИ |
НАЗНАЧЕНИЕ |
|
Document Management (управление документами) |
Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов. |
|
Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов) |
Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутирования (индексирования) и загрузки в репозитарии документов. |
|
Records Management (управление записями) |
Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения |
|
Knowledge Management (управление знаниями) |
Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов. |
|
Web Content Management (управление информацией на Web-сайтах) |
Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами. |
|
Workflow (автоматизация деловых процедур) |
Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т. д. |
|
Collaboration (коллективная работа) |
Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. |
|
Enterprise Information Portal (информационный портал предприятия) |
Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств. |
Полезные сайты
Что такое ECM? Системы управления контентом
ECM (Enterprise Content Management) — это комплекс приложений для управления корпоративным контентом, который предназначен для создания единого информационного пространства предприятия.
Основные функции ECM это:
— Ввод данных (сканирование, распознование, ввод вэб-форм…)
— Хранение контента, создание резервных копий
— Категоризация, разметка контента
— Поиск и индексация
— Представление контента пользователю
— Совместная работа над контентом
— Контроль доступа
— Контроль версий
— Публикация контента
— Управление бизнес-процессами
Конечно, с таким широким кругом задач справится не каждая система, особенно если учесть все разнообразие контента, с которым приходится иметь дело. Поэтому, появилось много систем, которые решают часть названных задач, или специализируются на определенном типе контента:
— СЭД — системы управление документооборотом
— Knowledge Management — системы управления знаниями (часто это Вики)
— Web Content Management / CMS — системы управления корпоративными сайтами/порталами
— Digital Asset Management — системы управления мультимедийным контентом
— Record Management + EAM — системы управления записями и электронной почтой
— Business Process Management — системы управления бизнес-процессами
— Корпоративные порталы
Что имеется в виду под корпоративным контентом?
Конечно, самым распространенным видом корпоративного контента являются офисные и бухгалтерские документы (договора, счета, отчеты, накладные, коммерческие предложения, презентации, электронные таблицы …). Документ может представлять собой электронный файл, бумажку или форму, заполненную данными. Документами обычно управляют такие системы, как СЭД, ERP, CRM. Но этим все далеко не ограничивается
Оказывается, те сообщения, которыми сотрудники обмениваются по мессенджеру или на публичном форуме — это тоже корпоративный контент. Такой контент называется записями и существует отдельное направление для этой сферы — RM (Records Management)
Разумеется, email-сообщения — это тоже корпоративный контент, который управляется EAM системами (Email Archiving & Management )
Вэб-странички на корпоративном сайте или портале — тоже контент. Им занимаются системы WCM (Web Content Management)
Еще круче — контентом являются не только странички, но и Знания, которые могут на них присутствовать. И для знаний есть свои решения — KM (Knowledge Management)
Есть еще медиа-файлы (флэш-баннеры, видео реклама, фотографии). Ими управляют системы (или подсистемы) DAM (Digital Assets Management)
И, конечно, не забываем о базах данных, где может храниться любой структурированный и неструктурированный контент.
В чем разница между ECM и CMS?
CMS (Content Management System) = система управления контентом
ECM (Enterprise Content Management) = система управления корпоративным контентом
На первый взгляд может показаться что это примерно одно и то же, но на самом деле под этими аббревиатурами имеют совсем разные вещи.
Под CMS обычно подразумевают систему управления (корпоративным) сайтом (реже — порталом). Т.е. это движок, позволяющий довольно быстро построить работоспособный сайт и поддерживать его функционирование — редактировать контент, публиковать новости, модерировать дискуссии… Вот более-менее полный перечень возможностей корпоративной CMS.
ECM же — это комплекс приложений для управления всевозможным корпоративным контентом и бизнес-процессами. ECM может содержать в себе и корпоративный портал, и корпоративный сайт (вместе с его CMS), и вики, и систему документооборота.
См. также: Топ 10: ECM системы
24.09.19. Docs on bpm’online — система управления корпоративным контентом
Партнер Terrasoft, компания Программные Технологии разработала ECM систему на платформе bpm’online. Она так и называется — Docs on bpm’online. Очевидно, она пригодится тем компаниям, которые используют CRM систему Terrasoft. Система позволяет организовать единое хранилище документов, просматривать и редактировать документы прямо в браузере, сравнивать версии документов, автоматизировать процессы согласования документов, постановку задач сотрудникам и контроль их выполнения, управление проектами с помощью диаграммы Гантта, использовать электронную подпись от любого поставщика, отправлять юридически значимые электронные документы через ЭДО. Стоимость системы начинается от 23400 руб/год за 1 пользователя.
2018. Корпорация «Галактика» представила собственную ECM-систему
Корпорация Галактика, разработчик одноименной ERP системы, вывела на рынок собственную ECM-систему – Галактика ECM.Corp. Она позиционируется как система промышленного управления контентом и ориентирована, в первую очередь, на заказчиков, заинтересованных в отечественных решениях и импортозамещении. Она представляет собой базовую платформу для разработки бизнес-решений и включает в себя объектную базу данных, конструктор интерфейсов и набор базовых расширений для хранения данных большого объема и интеграции с внешними системами. Система является модульной, набор модулей подбирается индивидуально под задачи заказчика. Центральные компоненты продукта – система управления данными и подсистема пользовательских интерфейсов. Платформа поддерживает возможность разработки и запуска на свободно распространяемом базовом ПО (ОС Linux, СУБД PostgreSQL).
2016. Docsvision разработала «убийцу» Documentum
Компания Docsvision представила платформу Docsvision ECM, предназначенную для автоматизации внутренних процессов и документооборота в крупных компаниях и органах власти. В основе нового решения лежит переработанное ядро основной платформы Docsvision. Его архитектура была изменена таким образом, чтобы значительно увеличить надежность системы и возможности ее масштабирования (до 50 тыс. пользователей). Свое новое решение Docsvision позиционирует как альтернативу импортным платформам автоматизации внутренних процессов крупнейших российских предприятий. Чтобы решение больше соответствовало целям импортозамещения, в нем будет обеспечена поддержка системного ПО с открытым кодом: СУБД PostgreSQL и ОС Linux. По цене Docsvision ECM будет ближе к Documentum. К полномасштабному выпуску нового решения на рынок Docsvision планирует реализовать несколько показательных пилотных проектов.
2016. OpenText покупает Documentum. HP покупает принтерный бизнес Samsung
Произошло сразу 2 интересных сделки на ИТ-рынке. OpenText — лидер рынка систем управления корпоративным контентом (ECM) для крупных компаний — купил своего главного конкурента — Documentum за $1,6 млрд. Дело в том, что владела Документумом компания EMC, которая была поглощена Dell. А Dell — такой бизнес не нужен. Вторая сделка: HP, вопреки всем трендам, избавляется от софтверных активов и покупает хардверные. Пару дней назад HP продал весь стек своего корпоративного ПО компании Micro Focus (за $8.8 млрд), а сегодня объявил о покупке бизнеса Samsung по производству принтеров (за $1,05 млрд). Интересно, что (по данным Wall Street Journal), хотя HP известен прежде всего своими компьютерами, наибольшую прибыль компании приносит именно продажа чернил для принтеров.
2016. EMC хочет продать Documentum
Недавно компании EMC и Dell заключили крупнейшую сделку в истории ИТ-индустрии (Dell поглощает EMC за $67 млрд), и теперь обе компании думают над тем, как эту сделку все-таки реализовать. Dell распродает свои активы, чтобы подзаработать денег перед оплатой, а EMC уже ищет покупателей на свои активы, чтобы Dell быстрее расплатился с долгами после сделки. В частности, EMC ищет покупателей на свою ECM-систему Documentum. Это дедушка всех корпоративных систем управления контентом — сложная система, которая требует длительного внедрения и поддержки. Даже не смотря на то, что Documentum сделал попытку перехода на облачные технологии. Очевидно, что Dell такой продукт не особо интересен. Компания хочет сосредоточиться на предоставлении корпоративным клиентам облачных платформ под ключ.
2016. EOS for SharePoint 4.2: дружественный интерфейс и максимальная эффективность
Компания ЭОС выпустила новую версию ECM-системы EOS for SharePoint. Изменения затронули интерфейс рабочих мест пользователей, процессы создания и согласования документов, настройку элементов РК, работу с файлами, поручениями, способы отображения рабочих процессов, отчетные формы, журналирование изменений по различным объектам системы и многое другое. Учитывая потребности заказчиков в оптимизации бизнес-процессов и тренды рынка, разработчики при подготовке релиза EOS for SharePoint 4.2 сосредоточились на повышении «дружественности» интерфейса, а также добавили в систему некоторые дополнительные возможности, улучшающие ее юзабилити.В планах не только развитие функций управления документами, но и развитие сопутствующих модулей — корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов, а также доработка текущих – управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения и пр.
2015. Новая версия EOS for SharePoint 4.1: улучшенное юзабилити и новые инструменты эффективности
Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила новую версию портальной ECM-системы EOS for SharePoint. Изменения в версии 4.1 затронули юзабилити продукта в целом, интерфейс рабочего места пользователя, функционал работы с поручениями и задачами, систему оповещений и многое другое. Например, в блоке быстрого просмотра активных задач на рабочем месте пользователя при наведении курсора на конкретную задачу появляется всплывающий блок с подробной информацией (сведения об авторе поручения, контролере, исполнителях, регистрационных данных и др.). Улучшено юзабилити исполнения задач (согласование, утверждение, исполнение, ознакомление и пр.). Также появился удобный инструмент для просмотра приложенных файлов в полноэкранном режиме – их предпросмотр теперь доступен прямо в карточке документа средствами Office Web Apps, и нет необходимости открывать каждый файл отдельно. Значительные изменения произошли в работе с поручениями – обновлена логика работы с этим типом объектов. Теперь можно создавать проекты периодических поручений и печатные формы для проектов поручений. Также стало доступно создание документа во исполнение задачи по поручению и регистрация в системе родительского поручения для текущего поручения.
2015. Есть ли будущее у СЭД/ECM-систем?
Представляем вашему вниманию доклад Н.А.Храмцовской «Есть ли будущее у СЭД/ECM-систем?» на 21-й конференции-выставке по управлению информационными ресурсами и электронным документооборотом «DOCFLOW 2015» в Москве 19 мая 2015 г. В последнее время как среди отечественных специалистов, так и среди наших зарубежных коллег часто поднимается вопрос о том, насколько перспективен и жизнеспособен подход, связанный с разработкой и внедрением общекорпоративных систем электронного документооборота и управления контентом. Никто, конечно, не сомневается в том, что такие системы и впредь будут разрабатываться и внедряться. Вопрос скорее стоит о том, останется ли это направление магистральным или же постепенно станет нишевым. В докладе дана оценка текущего положения дел в плане применения СЭД и EMC-систем в деловой деятельности и государственном управлении, основных факторов, влияющих на сферу их использования, и перспектив развития и внедрения систем данного типа в России.
2014. Directum геймифицировал свою ECM систему
Directum — одна из ведущих отечественных систем управления контентом (ECM) — теперь включает в себя игру под названием Directum Восхождение. Направлена она на повышение интереса сотрудников в процессе изучения системы. Изучение модулей DIRECTUM организовано в виде прохождения обучающих квестов – набор целей, направленных на выполнение пользователем определенных действий. За достижения целей сотрудник получает баллы и виртуальные награды, переходит с одного уровня на другой. На итоговой страничке показывается общий рейтинг — турнирная таблица. В результате (создатели надеются), обучения сотрудников работе с новой системой должно происходить быстро и интересно.
2014. Обновление Directum Solo — ECM системы для руководителя
DIRECTUM Solo — это надстройка над ECM системой Directum для руководителей. DIRECTUM Solo позволяет работать с документами, заданиями и задачами с ноутбуков и планшетов. На днях вышла новая версия этого инструмента — DIRECTUM Solo 1.3, которая позволяет работать с нескольиким системами Directum в одном интерфейсе, ставить задачи/поручения сразу нескольким сотрудниками (группе), отправлять групповые уведомления, ставить заданиям приоритеты. В специальной папке «Личные» пользователь может разместить ссылки на необходимые документы, тем самым получит оперативный доступ к данным в любое время.
2014. В Directum 5.0 улучшен интерфейс, веб-клиент, стабильность работы
Компания Directum выпустила новую версию своей ECM системы Directum 5.0. Во-первых, интерфейс системы сделали еще более похожим на MS Office — как в десктопном, так и в веб-клиенте. В веб-клиенте также добавили автосохранение документов при редактировании, возможность подписания электронной подписью и шифрования документов и задач. Существенно доработан веб-модуль «Канцелярия», который полностью соответствует и в чем-то даже превосходит возможности desktop-модуля. Появились новые возможности для разработки веб-модулей. Улучшена мобильная версия веб-клиента. Пользователь может быстро ознакомиться практически с любым документом без скачивания и установки специальных программ на смартфоне, используя предварительный просмотр. Также, разработчики говорят, что значительно улучшили масштабируемость и стабильность системы.
2012. EOS for SharePoint улучшает совместную работу и Workflow
Компания «Электронные офисные системы» выпустила ранее анонсированную версию СЭД/ECM-системы на платформе Microsoft SharePoint 2010 – решение EOS for SharePoint версии 3.4. Изменения коснулись процессов совместной работы, производительности системы, бизнес-процессов и работы с поручениями и документами. Система была существенно переработана по целому ряду параметров, включая структуру данных, модель доступа и внутреннюю бизнес-логику приложения. Оптимизированы внутренние технологические процедуры и компоненты платформы Microsoft SharePoint, влияющие на производительность. Также была произведена замена части элементов платформы на элементы собственной разработки ЭОС. Вместе с тем функции, эффективно реализованные в платформе Microsoft, изменений не претерпели. Это, в частности, бизнес-процессы (workflow), реквизиты РК, разрешения на доступ, гибкие настройки списков и библиотек и др.
2012. EOS запустила SaaS ECM систему
Один из лидеров отечественного рынка систем электронного документооборота, компания EOS, тоже решила заняться SaaS. Она совместно с интернет-сервис-провайдером IntInform запустила SaaS версию своей системы управления корпоративным контентом (ECM) — eDocLib. На данный момент сервис не предоставляет полной функциональности eDocLib, а лишь только ее модули Документооборот и Хранение/Оцифровка. Стоимость сервиса начинается от 2700 руб/мес за 20 пользователей и 10 Гб. Система eDocLib изначально была построена на web-технологиях, что значительно облегчило создание сервиса. Как мы уже рассказывали, системы документооборота и управления контентом являются очень консервативными, и их переход на облачные технологии проходит очень туго. Поэтому каждая такая ласточка нас очень радует.
2011. СЭД или ЕСМ что выбрать?
А не автоматизировать ли нам нашу работу? – вот она – гениальная мысль, которая родилась в голове нашего нового клиента! Проанализировав предложения на рынке, он уже разговаривает с нашим менеджером и требует коммерческое предложение на СЭД или ECM – неважно — главное, чтобы работало. Но здесь нужно учесть множество критериев: цели, задачи, потребности клиента. Опираясь на опыт внедрения различных систем, попытаемся сравнить по различным параметрам внедрения СЭД и ЕСМ-системы. В первую очередь необходимо определить цель внедрения системы автоматизации. Если в организации необходимо автоматизировать делопроизводство и документооборот, то речь идет о внедрении СЭД. Тогда как управление всеми информационными ресурсами предприятия под силу лишь ЕСМ – системе. ***
2011. EMC предлагает Documentum в облаке и на iPad
Всегда приятно смотреть, как высокопоставленный представитель очередного софтверного гиганта со сцены рассказывает, что: «ребята, клиенты не хотят возиться с программным обеспечением, им нужны готовые решения… пора уже переносить ПО в облака». В данном случае речь идет о компании EMC. На видео — Пол Маритц, президент компании VMWare (которой владеет EMC), рассказывает о преимуществах облачных технологий и представляет (разумеется, революционную) платформу EMC OnDemand. На это платформе планируется хостить большое количество приложений EMC и партнеров, но пока на ней доступны знаменитые системы для управления контентом EMC Documentum, EMC Captiva и EMC Document Sciences. Хотя Documentum уже давно предоставляет набор web-интерфейсов, доступ к облачной версии осуществляется посредством системы виртуализации VMWare. ***
2011. Дорастут ли российские СЭД до ECM?
Современные СЭД прошли эволюционный путь развития от простейших систем регистрации и учета документов до многофункциональных платформ управления документами и оперативной деятельностью предприятия на основе средств автоматизации бизнес-процессов, организации коллективной работы и других технологий. Чтобы перейти на новый уровень, наши СЭД должны реализовать гораздо более широкий набор технологий ECM, которые сегодня необходимы для полноценного управления неструктурированным контентом. Справятся ли они с этой задачей? ***
2011. Open Text — достижения и перспективы в России
На российский рынок компания OpenText вышла относительно недавно, купив в 2006 году компанию Hummingbird. В России и странах СНГ ею были реализованы проекты в Мегафон и Эльдорадо. OpenText предлагает ECM решения, поддерживающие последние тенденции IT индустрии, социально ориентированные и использующие современные технологии работы с информацией (web 2.0, AJAX и т.д.), содержащие системы управления знаниями (wiki и т.п.), общие средства коммуникации (форумы, блоги, FAQ и др.), поддерживающие работу по управлению медиа- и email- информацией. OpenText позволяет не только получить отдельное самостоятельное ECM решение, но и решение, расширяющее функциональность существующих систем. На текущий момент, продукты компании OpenText проходят адап
Что такое ECM (Enterprise Content Management)? #основы #СЭД #ECMJ
Брайан Духон, Джииту Патэл и Рик Такер
Управление корпоративным контентом (ECM) – это набор технологий, используемых для сбора, управления, хранения, защиты и доставки информации, относящейся к организационным процессам. Инструментарий и стратегии ECM обеспечивают управление неструктурированной информацией вне зависимости от ее места нахождения.
Контент в работе
Недостаточно просто «управлять» контентом. Безусловно, возможность обеспечить доступ к нужной версии документа – важная задача, однако, организации не должны на этом останавливаться. Контентом нужно управлять так, чтобы он способствовал достижению поставленных перед компанией целей. Ядром этой стратегии является набор инструментов и технологий ECM, которые охватывают полный жизненный цикл корпоративного контента: от его создания до уничтожения. Для полного понимания того как работает ECM, предлагаемая вашему вниманию статья приводит в качестве примера типичный процесс обработки информации, а также знакомит с четырьмя областями, где от контента и ECM зависит успешность вашей компании: соответствие нормативным требованиям, совместная работа, непрерывность и затраты.
Самым важным в ECM-технологии является то, она является постоянно развивающаяся стратегией получения максимальной эффективности от использования корпоративного контента. Вы можете использовать нижеприведенную информацию в качестве отправного пункта для пересмотра жизненного цикла контента. Разбейте типичный процесс обработки контента в вашей организации на этапы, чтобы увидеть, какие звенья используемых приложений и стратегий пересекаются и какие требуют доработки. Данная статья только подводит вас к осознанию того, насколько сложен и многоступенчат любой процесс, связанный с управлением корпоративным контентом. Нелишним будет напомнить, что вы должны «подогнать» инструменты предлагаемой технологии под нужды ВАШЕЙ организации. Технология ECM позволяет оптимизировать управление контентом, однако, основное внимание нужно уделить лежащей в ее основе стратегии.
Соответствие нормативным требованиям
Ключевой фактор успешной реализации стратегии соответствия нормативным требованиям заключается в интеграции самой идеи соответствия в идеологию вашей компании. Ни в коем случае не следует рассматривать вопрос соответствия установленным требованиям как проект, который может быть завершен и затем считаться закрытым. Да, это может быть болезненным, но вопрос соответствия требованиям регуляторов должен рассматриваться как возможность усовершенствования используемых бизнес-процессов, а не только как дополнительная статья расходов компании. Не секрет, что работы, направленные на соответствие формальными требованиями могут быть сопряжены с высокими издержками, как в плане технологий, так и персонала. Одно только соответствие таким регуляторам, как акт Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley) или HIPAA заставляет издержки вашей компании постоянно расти, поскольку каждые несколько лет эти стандарты обновляются. Чтобы минимизировать риск и издержки, упреждающие ECM-стратегии должны быть разработаны в первую очередь для ключевых аспектов работы вашей организации, таких как управление официальной документацией и управление бизнес-процессами, с тем, чтобы гарантировать четкое соблюдение требований, а также корректную и юридически грамотную работу с корпоративным контентом на всех этапах его жизненного цикла. Разработка и реализация проектов по приведению в соответствие с нормативными требованиями потребует мобилизации многих отделов вашей организации, в особенности юридической службы, IT-отдела, архивной службы и делопроизводителей — все это будет работать на достижение глобальных целей, стоящих перед компанией. Сотрудники данных отделов должны поделиться своими знаниями и профессиональным опытом для того, чтобы усилия по соответствию нормативным требованиям могли принести максимальную выгоду организации. Несмотря на то, что вопросы соответствия требованиям не всегда относятся к вопросам технологии, современные IT-средства и стремительное увеличение объема неструктурированной информации делают организацию все менее защищенной от внешнего воздействия. Инструменты ECM, если их правильно использовать, помогут организации сократить издержки, связанные с соответствием нормативным требованиям.
Совместная работа
Совместная работа (collaboration) – это искусство работать сообща. Залог успешности совместной работы состоит в использовании определенного набора технологий – обмена мгновенными сообщениями, доски сообщений, онлайн-совещания, электронной почты и т.д. – которые позволяют работать когда нужно и где нужно. Это замечательно, ибо группа сотрудников может добиться большего, чем каждый из сотрудников в отдельности. Совместная работа позволяет сотрудникам с взаимодополняющими или пересекающимися обязанностями достигать лучших результатов за меньшее время. С инструментами, которыми располагают современные технологии совместной работы, подразделения компании и команды сотрудников могут работать вместе в любое время – будь то соседние кабинеты или разные концы света. Эта технология также нацелена на решение таких оперативных задач, как экономия времени, оптимизация процессов, сокращение издержек, а также сокращение времени выхода на рынок. Среди широкого разнообразия доступных средств совместной работы компания должна выбрать наиболее подходящие для удовлетворения определенной потребности. В зависимости от выполняемых функций эти средства можно классифицировать следующим образом:
● средства поддержки каналов общения, обеспечивающие быстрое взаимодействие, например, чат, обмен мгновенными сообщениями, использование досок объявлений и т.д.;
● средства управления жизненным циклом контента, которые управляют информационными единицами, включенными в бизнес-процессы, и
● средства поддержки работы над проектами, которые организуют и упрощают работу сотрудников над общими целями.
Однако здесь все не так просто. Используя средства совместной работы, вы не должны забывать об управлении официальной документацией, управлении знаниями и соответствии нормативным требованиям. В некоторых отраслях любое взаимодействие с клиентом должно быть сохранено — все то, что касается процесса создания совместного продукта, компанией должно сохраняться в виде официальных документов (records).
Издержки
Внедрение ECM потребует немало средств и усилий, но с другой стороны, давайте подумаем, во сколько может обойтись некорректное управление контентом? Убытки от неприменения средств ECM слишком часто не измеряются, либо оцениваются тогда, когда становится уже слишком поздно. Затраты на длительные судебные разбирательства, потери от повторных бизнес-операций из-за неспособности наладить элементарное взаимодействие с клиентами, а также убытки от несвоевременного исполнения этапов бизнес-процесса на самом деле легко поддаются расчету – суммируйте оплату адвокатских услуг, цену привлечения новых клиентов и оплату труда сотрудников за полный рабочий день. Только оценив масштаб этих потенциальных издержек, можно понять, что средства, вложенные в приобретение и внедрение ECM, способны принести компании реальную выгоду, которая пусть не всегда, но зачастую вполне измерима. Главное – понять и определить критерии успеха, а затем оценивать степень успешности на основе первоначальных ожиданий. Можно измерить доход, полученный в результате использования более качественной информации в колл-центре, равно как и сокращение издержек в результате ускорения процедуры обработки кредитной заявки или процесса обработки претензий или, например, процедуры одобрения Управлением по контролю за продуктами и лекарствами (США) производства лекарства. Положительные изменения не всегда могут явно отражаться в балансовых отчетах, однако, это не означает, что их нет. В то время как вычислить прямой доход от инвестиций трудно, увидеть положительные изменения в деятельности компании, вызванные повышением эффективности бизнес-процессов, вполне реально. Средства ECM помогут повысить эффективность работы вашей организации и сократить издержки, связанные с ведением бизнеса. Эти технологии повышают ценность вашей компании благодаря более эффективной работе с информацией для ее последующего извлечения, использования и, в конечном итоге, распределения и уничтожения. По мере того, как все большее число организаций используют эти средства, они становятся неотъемлемой частью повседневной работы. Каков доход от средств, вложенных в телефон? Трудно точно сказать. Тем не менее, вы ведь не можете себе представить работу организации без телефонной связи?
Непрерывность
Непрерывная работа компании 24 часа в сутки 7 дней в неделю – результат правильного планирования бизнеса. Несмотря на то, что планирование непрерывности бизнеса чаще всего упоминается в связи с какой-нибудь чрезвычайной ситуацией на предприятии, эта масштабная стратегия позволяет организации продолжать работу и все текущие операции даже в случае наступления непредвиденных событий, вызванных либо человеческим фактором, либо обстоятельствами, уже не зависящими от человека. Восстановление нормального функционирования предприятия в первую очередь зависит от восстановления работы информационной инфраструктуры предприятия, что является залогом непрерывности бизнеса. Поскольку жизненно важные артерии большинства современных организаций представлены электронными документами, ECM-системы играют решающую роль в обеспечении непрерывности работы предприятия, поскольку без доступа к ключевым электронным документам, компания просто не сможет работать. ECM-технологии позволяют создавать централизованные репозитории (хранилища информации), где хранится вся жизненно важная корпоративная информация. Способы хранения могут варьироваться на предприятиях в зависимости от того, насколько критичен конкретный информационный ресурс для компании – начиная от внешних хранилищ магнитных лент и заканчивая зеркальными сайтами, разделенными географическими пространствами и работающими от разных источников электропитания. Составив четкий план обеспечения непрерывности работы предприятия, вы увидите, что не вся информация является критичной для организации. Организация должна проранжировать имеющуюся информацию по сепени критичности, чтобы определить, насколько быстро информация должна быть восстановлена в случае наступления непредвиденных обстоятельств. Непрерывность бизнеса начинается с четко прописанного плана и поддержки высшего руководства компании. Далее, следует определить какие процессы являются критичными для миссии компании, и от каких структурных подразделений зависит их исполнение. Также необходимо провести оценку потенциального воздействия негативных факторов на бизнес, чтобы определить масштабы ущерба от срыва этих процессов. Определение того, что компания считает катастрофой и каков алгоритм восстановления ключевых процессов — следующий шаг этого плана. Также необходимо создать антикризисный центр управления с набором процедур по делегированию полномочий и ответственностью и другими ролями. Наконец, не забывайте проводить тестирование и обновление плана либо ежегодно, либо по мере изменения потребностей бизнеса. Эффективная реализация плана непрерывности бизнеса повысит вашу способность не только в кратчайшие сроки восстановить работу после кризиса, но также поможет вам ранжировать корпоративные ресурсы по степени важности и усовершенствует общую ECM-стратегию.
Управление бизнес-процессами / workflow
Данная составляющая ECM-решения представляет собой инструменты, которые позволяют передавать информацию в рамках отдельных бизнес-процессов, например, при обработке претензий. BMP-решения – это своего рода фреймворк, на базе которого можно разрабатывать, размещать, отслеживать и оптимизировать многочисленные типы приложений по автоматизации процессов, в которых могут участвовать как люди, так и информационные системы. Определите, какие процессы можно автоматизировать, и потребуют ли они специализированной обработки или человеческого вмешательства. В настоящее время под термином «поток работ» (workflow) обычно понимаются процессы управления документами, которые осуществляются под руководством человека. C помощью систем workflow можно производить согласование документов и устанавливать очередность их предоставления. В некоторых случаях workflow также доводит принятое решение до следующего сотрудника в корпоративной иерархии. Эти решения основывается на заранее установленных правилах, разработанных собственником системы.
Информация (контент) и документы
Неструктурированная информация попадает в информационную систему организации из разных источников. Независимо от того, каким образом единица информации попадает в организацию, у нее есть жизненный цикл. Следуйте за документом через весь его жизненный цикл, как это рассмотрено при использовании ECM-технологии:
● Неструктурированные электронная информация: электронная почта, мгновенные сообщения, текстовые документы, презентации и т.д.
● Электронные формы.
● Бумажные документы / формы.
Сканирование
Бумажные документы обычно попадают в организацию через сканер или многофункциональное устройство. В случае, когда используется централизованный сканер, большой объем бумажных документов попадает в систему через назначенных сотрудников. В случае, когда операции разделены, меньший поток документов попадает через менее загруженные сканеры или многофункциональные устройства в непосредственной близости от места создания документа.
Образы документов
Программное обеспечение преобразует бумажный документ в его электронный образ. Все больше и больше электронные образы документов приобретают такую же юридическую силу, как бумажные документы.
Обработка форм
ECM-система умеет обрабатывать формы. Большинство форм в современной организации структурированы – расположение элементов формы строго определено. Тем не менее, ощутимо улучшается способность систем обрабатывать неструктурированные формы, то есть те, которые выполнены не по строго заданному шаблону. [Прим. ред. в России чаще всего под формами со строгого заданными шаблонами надо понимать формы ввода данных в финансовые и бухгалтерские системы, ERP-системы и т.д.]
Распознавание
Это технологии, позволяющие преобразовывать информацию с бумажных носителей в электронный вид без ручного ввода данных. Технологии распознавания, начиная от оптического распознавания символов (OCR) и заканчивая интеллектуальным распознаванием символов (ICR), обладают рядом прогрессивных возможностей и играют важные роль в деле перевода большого объема форм или неструктурированных данных в удобочитаемую информацию в системе управления контентом.
Категоризация / таксономия
Таксономия обеспечивает формальную структуру для информации, основываясь на индивидуальных потребностях организации. Инструменты категоризации автоматизируют процесс распределения (размещения) контента (образов документов, электронной почты, текстовых документов, т.е. всего электронного контента) для последующего поиска на основе таксономии. Пользователи также могут классифицировать документы вручную. Это важный этап, который обеспечивает надлежащее хранение контента.
Индексирование
Этот этап является неотъемлемой частью сбора информации, на данном этапе создаются метаданные для сканированных документов (например, идентификационный номер клиента) с тем, чтобы потом документ можно было легко найти. Индексирование документов может основываться на ключевых словах, либо на полнотекстовом поиске.
Управление документами
Технология управления документами помогает организациям лучше управлять такими процессами, как создание, внесение изменений, утверждение и использование электронных документов. Среди ключевых функций этой технологии можно назвать библиотечные сервисы, профилирование документов, поиск, приход/выбытие, контроль версий, история исправлений и безопасность.
Управление официальной документацией
Официальная документация относится к типу контента, который имеет долгосрочное значение для организации и управляется в соответствии с графиком хранения, определяющим, как долго следует хранить документ, исходя или из внешних требований, или на основании утвержденного в данной организации внутреннего регламента. Официальным документом может быть любая единица контента.
Управление электронной почтой
В соответствии с существующим в сфере деловой корреспонденции стандартом де-факто, недостаточно простого удаления сообщений электронной почты из сервера и сохранения их в репозитории. Сообщения электронной почты должны классифицироваться, храниться и уничтожаться в соответствии с корпоративными стандартами – также как любой другой документ.
Управление WEB-контентом
Технология управление веб-контентом нацелена на решение таких задач, как создание, рецензирование, утверждение и публикация. Среди ключевых характеристик управления веб-контентом можно назвать средства создания и авторизации, разработку и управление шаблонами ввода и презентации, управление повторным использованием контента и возможности динамической публикации.
Управление цифровыми активами
Схожая по функционалу с управлением документами, управление цифровыми активами (DAM) выполняет функции хранения, отслеживания и использования медиа-документов (видео, логотипы, фотографии и т.д.). Своими корнями эта технология уходит в индустрию медиа и развлечений. Технология в настоящее время получает все большее распространение, особенно это касается маркетинговых служб. Цифровые активы обычно обладают высокой стоимостью интеллектуальной собственности.
Репозитории
Структурированные и неструктурированные репозитории являются ключевым компонентом многих ECM-систем. Именно здесь хранятся данные и именно здесь сосредоточена значительная часть корпоративных средств, вложенных в ECM. Репозиторий может представлять собой сложную систему стоимостью в сотни тысяч долларов, а может быть предельно простым, как файловая папка, если речь идет о небольших компаниях. Главное – найти ту информацию, которая когда-то была сохранена в репозитории.
Хранение
Контент должен где-то «жить». Технологии хранения (оптические диски, магнитные ленты, микропленки, RAID-массивы, бумага) позволяют хранить контент как в формате онлайн, для быстрого доступа, так и в автономном формате, если контент не используется часто.
Интеграция контента
Этот компонент позволяет разнородным источникам контента выглядеть и функционировать как единый репозиторий.
Миграция
По мере того, как носители информации устаревают, для сохранения возможности доступа контент должен быть помещен на новые, современные носители информации.
Создание резервных копий / восстановление
Создание резервных копий контента в разных форматах и/или местах хранения повышает шансы компании на выживаемость и быстрое восстановление нормальной работы в случае наступления непредвиденных обстоятельств.
Поиск
Одно из наиболее замечательных преимуществ качественной ECM-системы – это способность извлечь ту информацию, которая была в нее помещена. Если у вас проведена тщательная работа по индексированию документов, таксономии и организации репозитория, найти и извлечь нужную информацию не составит большого труда.
Синдикация
Это распределение контента для повторного использования и преобразования в другой контент.
Локализация
Это преобразование контента в зависимости от потребностей и культурных особенностей разных национальных рынков.
Персонализация
Используя средства таксономии и основываясь на существующих пользовательских предпочтениях, различные виды и единицы контента могут быть доставлены согласно заданным пользователем параметрам.
Публикация
Благодаря набору определенных инструментов, контент доставляется своему адресату. Контент может быть доставлен в печатном виде, по электронной почте, через вебсайты, порталы, SMS-сообщения, RSS-каналы.
Бумажно-электронные средства
Портал, Интранет, Экстранет, электронная почта, факс.
Безопасность
Средства безопасности обеспечивают разграничение доступа к контенту, как во время его создания и управления им, так и во время доставки.
1. Управление цифровыми правами – предотвращает незаконное распространение защищенного авторскими правами контента путем ограничения доступа к контенту, а также путем предоставления /ограничения прав пересылки контента и доступа к нему.
2. Цифровые подписи – идентифицируют отправителя документа и аутентичность сообщения.
3. Инфраструктура управления открытыми ключами (PKI) – использует открытые и закрытые ключи, находящиеся в управлении у доверенной третьей стороны, для совершения сделок через публичный Интернет.
Совместная работа
Технологии совместной работы позволяют отдельным пользователям, например, сотрудникам или партнерам по бизнесу с легкостью создавать и осуществлять поддержку проектных команд, независимо от их географического местоположения. Эти технологии облегчают создание коллективного контента и процесс принятия решений.
Долгосрочное архивное хранение
Контент, который необходимо хранить в течение десятилетий, должен быть сохранен на носителях, таких как бумага и микрофильмы, с соответствующим сроком хранения.
* * *
AIIM – ассоциации производителей систем управления корпоративным контентом, где можно получить необходимую информацию, пройти курсы и получить доступ к ресурсам, которые помогут вам и вашей компании более эффективно управлять корпоративными документами, информационными ресурсами, бланками, графическими изображениями и бизнес-процессами.
Источник: AIIM
Workflow и Enterprise Content Management (ECM): что это такое?
Система workflow — дирижер, который руководит совместной работой исполнителей (предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т. д.). Поэтому, выбирая workflow, следует в первую очередь сопоставить предлагаемое решение с принятой практикой работы организации, имея в виду, что не все исчерпывается движением документов. О workflow и других составляющих современной концепции Enterprise Content Management (ECM) — в этой статье.
Слово «документооборот» невозможно однозначно свести к одному из общеупотребимых англоязычных ИТ-терминов. Конечно, есть строгое определение, предлагаемое ГОСТом, но на практике задача, как правило, ставится максимально широко — автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management (ECM) и её составляющая часть — workflow.
ИТ-менеджеры, опрошенные Gartner, по приоритетности в текущем году поставили ЕСМ на второе место — вслед за безопасностью. Между тем сам термин Enterprise Content Management начинает регулярно упоминаться в отчетах Gartner всего лишь с 2001 года. Откуда такой неожиданный рост интереса к ECM?
Видимо, пройдена критическая точка. Накопилось действительно много документов, критически важных для бизнеса, существующих только в электронном виде. Но, скорее, проблема даже не в количестве документов, а в том, что для работы с ними нужна стройная взаимосвязанная система. До поры поддерживать эту систему удавалось при помощи простых, но разрозненных средств, начиная от папок на файловой системе и электронной почты и заканчивая специализированными приложениями. При этом вся «бизнес-логика», прообраз workflow, содержалась в головах людей, которые и служили своего рода справочно-поисковой системой для остальных сотрудников, всегда зная, где найти нужный документ или у кого еще спросить. Можно сказать, ЕСМ в организациях функционировала неформально, на общественных началах.
Но настает момент, когда ни один человек уже не в состоянии удержать в голове все взаимосвязи и всю логику организации информации. Поэтому возникает потребность в системе, которая могла бы эту проблему решить.
Оглянемся назад, ибо ничто не возникает на пустом месте. Первые три десятилетия развития ИТ основное внимание уделялось структурированным данным, процессам их сбора, хранения и обработки. Для работы с неструктурированной информацией использовались лишь простые инструменты наподобие текстовых процессоров. В то время чаще всего имелся единственный общий адрес электронной почты на всю организацию, а об Internet никто и не слыхивал.
Но в конце 90-х годов сложилась парадоксальная ситуация. Более 80% всей корпоративной информации стало храниться в виде неструктурированных документов, и при этом практически не было систем, которые обеспечивали бы ее надежное хранение и удобный доступ.
Конечно, можно продолжать считать, что, к примеру, электронная переписка сотрудников не представляет особой важности для компании, однако недавно пять крупных американских брокерских компаний серьезно поплатились за такое пренебрежение: им предстоит выплатить более 8 млн. долл. штрафов. Действующими правилами Нью-йоркской фондовой биржи предписывается три года хранить электронные документы, относящиеся к проводимым ими операциям. Однако нередко случалось, что сотрудники увольнялись, а их преемники стирали электронную почту своих предшественников.
Итак, пора признать, что накопленные массивы электронной информации являются ценнейшим интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью. Обращаться с таким достоянием следует особенно бережно. При этом мало сохранить его — интеллектуальные активы должны быть легко доступны. Организации должны получать отдачу от инвестиций, вложенных в их создание.
Аналитики сегодня рассматривают ЕСМ как стратегическую концепцию, призванную помочь справиться с последствиями информационного взрыва. Взоры ИТ-менеджеров обращены в сторону соответствующих решений, которые призваны объединить разрозненные технологии, поддерживающие работу с неструктурированной информацией.
Можно ли руководить знаниями?
Переводим термин ЕСМ
За последний год термины ЕСМ и workflow обосновались на страницах компьютерной прессы и в бизнес-планах ИТ-менеджеров. Даже авторитетная организация AIIM теперь именует себя The Enterprise Content Management Association вместо старого The Association for Information and Image Management.
Ha русский язык Enterprise Content Management (ЕСМ) чаще всего переводят загадочной фразой «управление корпоративным содержанием», что едва ли раскрывает происхождение и смысл данного термина. Попробуем разобраться.
Мы настолько привыкли к таким языковым конструкциям, как «управление документами», «управление знаниями», «управление отношениями с клиентами», что, повторяя их как заклинания, уже не задумываемся о смысле. Между тем глагол «управлять» означает «руководить», «направлять деятельность», «направлять движение». Управлять можно автомобилем, лошадью, государством, хозяйством. Можно принять и термин «управление деловыми процессами», подразумевающий руководство деятельностью людей. Но как управлять, скажем, знаниями? Разве ими можно руководить?
Английский глагол manage имеет несколько значений. Одно из них — «руководить», «управлять», «стоять во главе» — наиболее популярно благодаря интересу к вопросам управления экономикой. Слово «менеджер» практически вытеснило из обихода слово «управляющий», которое повсеместно использовалось раньше. Но у manage есть и иное значение — «уметь обращаться», «справляться». Поэтому термины Knowledge Management или Content Management следует трактовать как «умение обращаться со знаниями» (с «контентом»).
Далее. Английское слово content означает «нечто, что содержится внутри». Применительно к письменным работам оно обычно употребляется в словосочетании table of contents, по-нашему, «содержание», а точнее, перечень всего, что содержится в книге. В информационных технологиях термин content стали использовать, чтобы обобщить понятие «документ» на такие нетипичные ранее данные, как видео, аудио и мультимедиа. В частности, подобную трактовку дает Дебора Логан, директор по исследованиям GartnerGroup.
Kpoмe того, можно трактовать content как часть или элемент чего-то более сложного. При этом документ представляется состоящим из отдельных информационных элементов (piece of content), c которыми можно работать независимо друг от друга — например, разграничивать доступ к разным разделам документа.
Первоначально понятие content management прочно ассоциировалось именно с процессом публикации и обновления информации на Web-сайтах: нужна была технология, которая позволяла бы следить за актуальностью сайта. Термин «контент» использовался (и продолжает использоваться) в Internet-сообществе как синоним слова «информация», обозначая информационное наполнение сайта, то есть все то, что «выложено» на нем, — тексты, рисунки, фотографии. Слово «контент» уже употребляется в русском языке (пример: контент-анализ — метод изучения прессы). Поэтому вполне уместно употреблять слово «контент» как есть, без перевода, подразумевая под этим информацию, которая содержится в документе, или ее отдельные фрагменты.
С приставкой enterprise дело гораздо проще. Это своего рода индикатор зрелости. Слово enterprise, появляясь в названии, означает принятие технологии корпоративными заказчиками, ее способность решать задачи, стоящие перед крупными организациями. Технология ЕСМ выросла из Web Content Management и стала применяться для работы со всей корпоративной информацией, а не только для поддержания сайта.
Итак, Enterprise Content Management (ЕСМ) — это «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией», что наглядно отражает суть и выглядит более логичным, чем безликое «управление корпоративным содержанием». Точнее называть подобные системы системами управления информационными ресурсами предприятия, понимая при этом, что они помогают «управиться» с информацией — быстро в ней ориентироваться, а не командовать ею.
Увы, не всегда удается предложить краткий адекватный термин для понятия, сформировавшегося в иной языковой среде. Не стоит любой ценой пытаться назвать его по-русски. Важно однозначно толковать смысл этого понятия, а для его обозначения можно пользоваться английской аббревиатурой, подобно тому как мы употребляем сокращения ERP, CRM и др. Поэтому в дальнейшем будем говорить просто — ЕСМ.
Content vs. Document — курица или яйцо.
Управление докуменатми в ECM-системе
Почему вдруг понятие «документ» ушло в тень, а на первый план вышел контент? Поставщики систем управления документами подвергли остракизму слово «документ» и стали называть свои продукты системами управления контентом. И это не просто дань моде, а реакция на потребности клиентов.
Действительно, чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения; затем, после утверждения, документ публикуется на сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF для дальнейшего распространения. С точки зрения потребителя информации это один и тот же документ, а с точки зрения классической системы управления документами — три разных. Обеспечив поддержку всего жизненного цикла документов, поставщики систем управления документами стали именовать свои продукты системами управления контентом, что подчеркивало их новое качество: они смогли отделить информацию-контент от документа-формы, научившись управлять представлением этой информации.
Конечно, для принятия решений важно содержание, на содержании стоит фокусировать все свое внимание, абстрагируясь от формы, то есть от формата документа, способа хранения и доступа. Но можно пойти и дальше — сказать, что слова, в которые облечена информация, это тоже всего лишь форма. Где остановиться?
На практике более 90% документов создаются в расчете на то, что они будут распечатаны на черно-белом принтере на листах А4. Какое негодование вызывают у нас Web-страницы, на два сантиметра не влезающие по ширине листа! Или когда на последнем листе документа печатается всего две строчки! Мы все еще предпочитаем потреблять информацию в виде бумажных документов, сидя в кресле в самолете или лежа на диване.
Что касается иных миров — мультимедиа, то это дело будущего. Реально нет широкой практики использования подобных данных в бизнесе. Нет общепринятых стандартов и настольных инструментов для работы, например, с видео.
Поэтому дискуссия о приоритете содержания над формой носит пока академический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» — практически одно и то же, а потому краеугольным камнем ЕСМ является система управления документами (Document Management, DM).
Рецепт создания ЕСМ
Взять за основу Document Management, добавить Web Content Management, смешать все с workflow и collaboration, затем украсить Knowledge Management и накрыть зонтиком Enterprise Portal. Смешать, но не взбалтывать.
Что касается ЕСМ, то это пока действительно «коктейль», его рецептура может отличаться от бара к бару. ЕСМ — новая область, терминология в которой окончательно не определилась, и даже эксперты дают порой весьма разноречивые определения.
Концепция ЕСМ есть результат конвергенции систем управления документами, информацией на Web-сайтах, средств автоматизации деловых процедур, групповой работы и управления знаниями и ряда других технологий. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.
Рассмотрим подробнее составляющие коктейля ЕСМ и их роль в достижении общего эффекта.
Некоторые аналитики включают в ЕСМ также и средства интеграции приложений (Enterprise Application Integration, EAI), добычи данных, управление хранением, средства агрегирования и синдикации контента и ряд других технологий. Но если привести все к общему знаменателю, то для построения ЕСМ-решения вполне достаточно перечисленного выше. Остальное — по вкусу.
Всякий дом начинают строить с фундамента. Для ЕСМ фундаментом является Document Management, потому что, прежде чем что-то делать с документами, нужно научиться их хранить и систематизировать. Поэтому организациям, решившим строить систему ЕСМ, следует начать именно с управления документами. Это позволит навести порядок в документах и даст немедленный эффект в виде экономии времени на поиск и исключения затрат на повторное создание документов.
Сегодня управление документами становится таким же обязательным элементом информационной инфраструктуры организаций, как электронная почта, и… скоро исчезнет. Исчезнет как отдельное приложение и превратится в общедоступную услугу.
Невзирая на все успехи электроники, бумажные документы не исчезли с наших столов. И не исчезнут еще довольно продолжительное время. Поэтому в составе ЕСМ-решения обязательно присутствуют средства ввода бумажных документов, естественно, путем сканирования.
Казалось бы, чего проще: положил документ в сканер, нажал кнопку — и готово! А если нужно ввести 5 тыс. страниц в день? И заполнить карточку на каждый документ? Нужна целая технологическая линия, конвейер по вводу документов. Именно в силу технологических особенностей задачи массового ввода документов выделяются в отдельный блок.
Красивый фасад — управление информацией на Web-сайтах. Web Content Management служит своего рода насосом, который выкачивает информацию из внутренних хранилищ (например, из репозитариев систем управления документами) и делает ее доступной внешним пользователям — посетителям сайта или электронного магазина.
Управление знаниями — это то же самое, что средства оперативной аналитической обработки и Business Intelligence для структурированных данных. Knowledge Management — инструмент анализа неструктурированных данных.
Если бы все в жизни можно было упорядочить и систематизировать, то и задача построения ЕСМ была бы проще. Однако далеко не все документы попадают в хранилища: многие важные данные хранятся в электронной почте, в файло
ECM (бизнес) — это… Что такое ECM (бизнес)?
ECM (бизнес)
У этого термина существуют и другие значения, см. ECM.Системы класса ECM — Enterprise Content Management systems, в первом приближении термин можно перевести, как «системы управления информационными ресурсами предприятия» или же как «системы управления корпоративной информацией»[1].
В данном контексте информация (контент) предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.
В российской практике ближе всего к понятию ECM находятся системы электронного документооборота (СЭД). С другой стороны, в качестве ECM можно рассматривать многофункциональные платформы для разработки решений в области управления информацией, такие как Lotus Notes или Documentum.
По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:
- Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
- Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
- Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
- Управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
- Управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
- Управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
- Управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
- Документо-ориентированное взаимодействие — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.
Основные вендоры на рынке ECM
- Alfresco: Alfresco ECM
- Documentum (EMC): Documentum D6
- Hyland Software, Inc.: OnBase 7.2
- IBM: FileNet P8 Platform
- Interwoven: ECM Solutions
- Microsoft: Microsoft Office SharePoint Server 2007
- Nuxeo: Nuxeo Enterprise Platform 5
- Open Text: LiveLink ECM Suite
- Oracle: Enterprise Content Management Suite 10gR3
- Vignette: V7 ECM Suite
- Xerox: DocuShare 6.1
Литература
- ECM Enterprise Content Management, Ulrich Kampffmeyer. Hamburg 2006, ISBN 978-3-936534-09-8. Definition, history, architecture, components and ECM suites. Publication in English, French, and German. Free access PDF
Примеры систем ECM
- DIRECTUM — система класса ECM.
- МОТИВ — система оперативного управления компанией: управление персоналом, автоматизация документооборота.
- Система DocsVision — система класса ECM, с мощным модулем управления процессами (BPM).
- FlyDoc — интегрированная система управления предприятием.
- CoreMedia CMS от CoreMedia AG
- Nuxeo 5 — Open Source ECM от Nuxeo
- Е-МАСТЕР — система управления корпоративной информацией.
- Alfresco — Open Source ECM от Alfresco Software, Inc.
- ЛЕТОГРАФ — система управления содержанием (ECM), автоматизации бизнес-процессов (BPM) и интеграции приложений (EAI).
- CompanyMedia — система класса ECM от компании «ИнтерТраст» на основе IBM Lotus Notes
- ЕВФРАТ-Документооборот — система класса ECM от Cognitive Technologies, с развитыми возможностями настройки под специфику предприятия.
- Lotsia PDM Plus — система класса PDM, полностью решающая задачи ECM.
- Globus Professional — система управления бизнес-процессами, корпоративными ресурсами и содержанием от компании «Промышленные информационные системы»
Ссылки
Примечания
ECM – это просто или сложно?
Современные компании перешли на полную компьютеризацию и уже никого не удивляет тот факт, что 100% документов создаётся в электронном формате. Однако и сейчас большая их часть печатается на бумажных носителях. Причиной этому является нужда согласования, подписи. Представьте какое удобство настанет с момента внедрения электронной системы документооборота. Такое решение безусловно должно приниматься руководителем.
Но как показывает практика коренные изменения в устоявшемся бизнес режиме происходят только после возникновения нескольких сигналов. Руководство и ведущие специалисты приходят к выводу, что для решения многих проблем связанных с бумажными документами компании потребуется использование специальной системы для управления документами. ЕСМ система позволяет контролировать и управлять информацией на всех этапах её жизнедеятельности.
Для понимания и осознанного выбора в сторону электронного документооборота необходимо понимать её внутреннее устройство. Какие этапы проходит информация? Как она согласуется на разных уровнях? Какие процедуры можно с ней делать? И ряд других не менее важных вопросов.
Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Электронный документ – это набор информации, который может включать в себя звуковые файлы, изображения, текст и сохраненный на компьютере. Примером электронного документа является договор в pdf или word формате. Такой документ сопровождается описанными атрибутами – датой создания, названием, автором. По поиску очень легко найти нужный документ.
Система электронного документооборота (СЭД) – программный продукт, позволяющий организовать работу с документами (создание, редактирование, поиск), а также обеспечить их взаимодействие с персоналом компании (передачу, доработку, выдачу изменений и т.д.).
ЕСМ – система, позволяющая управлять информацией внутри компании. Данное определение на много шире, чем СЭД. ЕСМ-система подразумевает под собой целый набор методологий и технологий, принимающихся для сбора, актуализации, управления, доставки и согласования информации всем сотрудникам внутри компании. Для преобразования СЭД в ЕСМ необходимо наличие у первой возможности хранения, сканирования, гарантии сохранности документов, правильное их хранение и ряд других особенностей.
Нужна ли Вам ECM-система
Понять нужна ли вашей компании ЕСМ-система очень просто, достаточно ответить на следующие вопросы. Если ответ был положительным хотя бы 3 раза, тогда внедрение ЕСМ определенно для вас.
- Разговаривая с деловым партнёром, вы сразу же находите тот документ, в котором появилась необходимость?
- Отдавая задания своим сотрудникам, вы можете контролировать их текущее состояние?
- Поддерживаете ли то, что быстрая скорость согласования документов даст положительный эффект на репутацию вашей компании?
- Завален ли у вас стол бумажными документами?
- Можете ли вы контролировать работу каждого сотрудника и видеть весь этап?
Если, ответив на 3 вопроса, вы получили утвердительный ответ, то не сомневайтесь внедрение электронного документооборота существенно вам поможет. Теперь рассмотрим преимущества такой системы:
- Прозрачность – бизнес-процессы в компании становятся прозрачными и руководству очень просто отслеживать текущее состояние дел в компании.
- Повышение дисциплины внутри компании – статистика говорит о том, что такая система повышает дисциплину и сроки выполнения поставленных задач на 30% и более.
- Сокращение временных рамок – если раньше согласование документов занимало 1-2 дня, то теперь всё это можно выполнить в несколько часов.
- Разграничение прав пользователей – конфиденциальность информации гарантирована за счет ограничения доступа к важным документам рядовых сотрудников.
- Легкость внедрения – благодаря большому опыту работы с ЕСМ, внедрение в вашей компании проходит безболезненно и в кратчайшие сроки.
- Развитие корпоративной культуры – процесс внедрения оказывает важное влияние на культуру внутри компании. Ответственность каждого сотрудника за свой фронт работы повышается.
Технологии ЕСМ
Несомненно, практическая часть ЕСМ гораздо интереснее, так как имеет прямое отношение к бизнесу и за счет своей направленности может быть очень полезна. Но для понимания внутреннего строения и различных технических нюансов важно знать и теоретическую часть составляющей.
Управление информацией производится непрерывно на всём этапе ЖЦ (жизненного цикла). Жизненный цикл начинается с момента принятия решения о необходимости создания того или иного документа и заканчивается в момент его изъятия из эксплуатации. Информация плотно входит во все бизнес-процессы в компании, она создаётся и обрабатывается постоянно при помощи специальных компьютерных программ. Общий подход к управлению процессами компании, возможен с подключением всей организации к ЕСМ системе.
Хочется отметить, что с точки ЖЦ все документы оказывает влияние на этапы процессов работы компании. Но если рассматривать данное понятие с технической точки, то очевидно, что никакой нагрузки и смысла они не несут.
Лучшие практики организации бизнес-процессов в ECM-системе
Для прогрессивных компаний, ориентированных на работу с СЭД или же ЕСМ появляется прекрасная возможность упростить всё делопроизводство и сконцентрироваться только на важных бизнес-процессах. Рассматривая вышесказанное, хочется особо отметить, что секретарь в такой ситуации регистрирует только поступающие и исходящие документы. А внутренних документов эти этапы не касаются. Это вовсе не говорит о том, что никто ничего не делает и компания стоит на месте. В рамках задач и заданий можно отслеживать каждое выполнения и текущее состояние. ЕСМ-система становится важнейшей составляющей в работе компании, так как позволяет сделать всю работу фирмы более эффективной.
Как подружить ERP и ECM системы
Стратегия управления компанией, берущая за основу необходимость оптимизации ресурсов называется – ERP системой. Несмотря на то, что ЕСМ работает с информацией, как и ERP их различия в характере работы огромны. Основу данных ERP составляет информация с жесткой структурой. В то время как ECM информация не структурирована и может меняться как угодно в зависимости от необходимости. ЕСМ система не видит разницы в формате документа, будь это текстовый документ, эксель таблица, изображение, чертеж или видео. Она одинаково хорошо может обрабатывать и работать с такими документами, назначать права на их просмотр и редактирование, производить поиск и многое другое. Интеграция обоих этих систем вполне ожидаемый шаг, который напрашивается сам собой.
Внедрение ECM-системы
Эффект от внедрения
Оценить эффективность внедрения ЕСМ системы не так сложно, как кажется. Технически данный процесс ничем не отличается от оценки эффекта от любого IT проекта. Иногда организации занимаются внедрением различных методологий, не задумываясь об получаемом эффекте. Такое возможно только лишь в ситуации, когда принимаемые решения очевидны. К примеру, покупка калькулятора или компьютера для бухгалтера. Поэтому подсчет эффекта необходим, но зачастую стоимость такой операции практически равна самим затратам на внедрение.
ЕСМ и систему электронного документооборота сложно отнести к системам, эффект от которых легко подсчитать. Существующие способы оценки не совсем подходят, так как не могут работать с таким массивом информации. Поэтому формализовать модель экономического планирования очень сложно.
Что такое внедрение ЕСМ системы
Выбор подрядчика по установке и настройке ЕСМ системы – только первый, но очень ответственный шаг на пути введения электронного документооборота. Прежде чем система заработает, предстоит процесс обучения персонала и непосредственно настройка ЕСМ.
Внедрение состоит из следующих этапов:
- Организационные моменты проекта (выделение персонала, формирование команды)
- Исследование бизнес-процессов организации
- Настройка и адаптация ЕСМ под нужды компании
- Обучение сотрудников
- Дальнейшая эксплуатация и сопровождение
Организация процесса внедрения может происходить как собственными силами, так и с привлечением сторонней фирмы. В первом случае затраты как временные, так и денежные существенно увеличиваются. Во второй ситуации потребуется оплата сторонней организации, но сроки и результат проекта будет зафиксирован документально.
Проблемы и риски внедрения ЕСМ
В большинстве случаев риски при внедрении ЕСМ появляются в результате:
- Нарушения сроков
- Выход за рамки оговоренного бюджета
- Не достижение поставленных целей на начальных этапах
- Полноценный срыв работы
Риски во многом связаны с тем, что большую часть персонала компании необходимо перевести на непривычную для них систему работы. Стоит особенно отметить, что возможно:
- Неприятие персоналом новой системы
- Низкая компьютеризация компании
- Отсутствие опыта работы с компьютером у сотрудников
- Отсутствие структуры процессов
- Плохое управление текущим проектом
Пути решения описанных выше проблем:
- Предварительное проектирование
- Личный пример и заинтересованность руководства
- Обучение и оперативная помощь персоналу в начальном этапе работ
- Разбитие работы на этапы
Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?
Недостаточно «управлять» контентом. Возможность доступа к правильной версии документа или записи важна. Контентом необходимо управлять так, чтобы его можно было использовать для достижения бизнес-целей.Enterprise Content Management — это систематический сбор и организация информации, которая будет использоваться определенной аудиторией — руководителями предприятий, клиентами и т. Д. Ни единой технологии, ни методологии, ни процессу, это динамическое сочетание стратегий, методов, и инструменты, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки информации, поддерживающей ключевые организационные процессы на протяжении всего ее жизненного цикла.
- Захват сводится к вводу контента в систему.
- «Управление» — это то, что вы делаете рядом с ним, поэтому его может найти и использовать тот, для кого он предназначен.
- Хранение означает поиск подходящего места в вашей инфраструктуре, будь то формальная система управления контентом или другое информационное решение.
- Preserve относится к долгосрочному уходу — архивации, если хотите — практике защиты его, чтобы его можно было использовать, как бы далеко в будущем организация ни нуждалась в нем.
- И доставить — это все о том, чтобы передать информацию в нужные руки именно тогда, когда она им нужна.
Управление документами в конечном итоге стало частью управления контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая часть ее создается не нами. Благодаря внедрению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны, облако и т. Д., Возросла потребность в работе со всеми видами информации: не только с точки зрения большего количества типов мультимедиа, таких как текст илиизображения и голосовые файлы, но также с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, легко управляемо.
Структурированная информация — это четко определенная информация, которая не только предназначена для обработки компьютерной программой, но и может быть — как и большая часть информации, хранящейся в реляционных базах данных, и на которую могут действовать бизнес-решения.
Неструктурированная информация — это информация, которая не имеет полностью определенной структуры и, скорее всего, будет прочитана и использована людьми.В качестве примеров подумайте о большей части информации, производимой обычными офисными приложениями (текстовыми процессорами, программами для презентаций).
Полуструктурированная информация — это информация, которая находится где-то посередине, например, счета-фактуры, заказы на поставку и квитанции, которые содержат данные для компьютерной обработки, но представлены в форматах и макетах, которые сначала необходимо идентифицировать и классифицировать — задача, которая часто обрабатывается людьми, но все больше автоматизируется по мере совершенствования инструментов.
Все это становится важным, если учесть, какое влияние на ваш бизнес может оказать отсутствие управления этими элементами! Снижение полезности, потеря времени, потеря производительности, возможное несоблюдение нормативных требований или корпоративных политик, риск серьезного прерывания бизнеса в случае смерти ключевых репозиториев или стихийных бедствий — ни один из них не является счастливым исходом!
Эффективность, результативность, соответствие нормативным требованиям и непрерывность — все это в разных пропорциях объединяет в себе бизнес-модель управления контентом в большинстве организаций.
Управление транзакционным содержанием нацелено на процессы, которые сосредоточены на реализации бизнеса или принятии решения или конечного результата. Эти процессы ориентированы не на создание контента, а на использование контента для стимулирования действий и решений.
Примеры включают обработку счетов-фактур, обработку заявок, адаптацию сотрудников, кредиторскую задолженность, страховые выплаты, карты пациентов, а также обработку разрешений и кредитов.
Здесь мы говорим об управлении контентом транзакций, а не в контексте управления контентом, потому что оно обычно требует большой настройки рабочего процесса и интеграции с другими системами.Однако, будучи ориентированным на контент, он так же легко мог быть внесен в список управления контентом, как следует из названия. Для целей построения диаграмм представьте, что это занимает пространство прямо на границе между дисциплинами процесса и контента, которые в любом случае довольно тесно связаны друг с другом.
ECM — это непрерывная и развивающаяся стратегия, направленная на максимальное использование вашего контента.
Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?
Управление корпоративным контентом (ECM) — это системное решение, предназначенное для управления документами организации. Неструктурированная информация, включая документы Word, электронные таблицы Excel, PDF-файлы и отсканированные изображения, хранится и становится доступной для нужных людей в нужное время. От коммерческих цепочек поставок до управления контрактами или от HR-процессов до государственного управления — движущей силой внедрения решения ECM является повышение эффективности бизнеса.Устраняя зависимость от бумажных документов и упорядочивая неструктурированную информацию в соответствии с потребностями бизнеса, организации получают возможность работать более эффективно. На протяжении многих лет, прислушиваясь к мнению наших клиентов, мы пришли к последовательным целям внедрения ECM. Независимо от отрасли, клиенты хотят, чтобы ECM помогал:
- Устранение бумажной зависимости и оптимизация бизнес-процессов
- Улучшение обслуживания клиентов и повышение производительности
- Снижение организационного риска
Ведущие решения ECM, включая Laserfiche, позволяют достичь этих и многих других целей.Вот 5 ключевых элементов решения ECM:
5 лучших элементов блока управления двигателем
1. Цифровой захват документов
Управление контентом организации начинается со сбора и импорта информации в безопасное цифровое хранилище. Это может быть любой документ, который создается, фиксируется, хранится, используется для совместного использования или архивируется, включая:
- Счета от поставщиков
- Резюме соискателей
- Контракты
- Переписка
- Отчеты об исследованиях
Вот несколько способов получения этих документов:
- Использование электронных форм для преобразования документов в цифровой формат с момента создания
- Сканирование бумажных документов для хранения в цифровом хранилище
- Управление «уже цифровым» контентом , включая документы Microsoft Office, PDF-файлы, фотографии и видео
- Автоматическая регистрация и категоризация документов с серверов, МФУ и других общих мест
Традиционные методы ввода документов требуют больших усилий и затрат.Захват документов в цифровом репозитории устраняет многие препятствия, создаваемые бумагой: трудоемкое копирование, медленное распространение, неуместные оригиналы и неудобство извлечения файлов из внешнего хранилища.
2. Хранить документы в цифровом репозитории
Благодаря надежным системам ECM организации могут легко хранить любой критически важный для бизнеса документ в цифровом репозитории, позволяя пользователям:
- Просмотр или редактирование (в зависимости от прав доступа) любого документа в репозитории
- Просмотр метаданных документа
- Организация документов в гибкой структуре папок
Преимущества Enterprise Content Management не ограничиваются простым отслеживанием местонахождения документов.Система управления контентом также сокращает время, затраты и сложность, связанные с управлением документами на протяжении их жизненного цикла, помогая обеспечить соблюдение политик хранения документации организации. Фактически, недавнее исследование Nucleus Research показало, что системы управления контентом приносят 6,12 доллара на каждый вложенный доллар.
3. Получение документов независимо от устройства или местоположения
После того, как записи организации будут надежно сохранены, вы можете:
- Найдите любой документ с помощью полнотекстового поиска
- Определять определенные слова или фразы в тексте документа, метаданных, аннотациях и названиях записей
- Используйте предустановленные параметры поиска для поиска по дате создания документа, именам пользователей, которые извлекли документы, и другим метаданным.
Программное обеспечение для управления корпоративным контентом помогает сократить время, затрачиваемое на поиск информации, позволяя сотрудникам немедленно отвечать на информационные запросы клиентов, граждан и аудиторов.Более того, сотрудники имеют мгновенный доступ к информации, необходимой для принятия более эффективных решений по вопросам, влияющим на чистую прибыль вашей организации.
4. Автоматизация процессов, связанных с документами
Automation помогает организациям избавиться от ручных задач, включая ксерокопирование, доставку вручную и повторяющееся перетаскивание, для достижения лучших результатов с меньшими ресурсами. Некоторые системы ECM имеют функции цифровой автоматизации, которые могут:
- Автоматически направлять документы нужным людям в нужное время
- Оповещать сотрудников, когда документы требуют их внимания
- Распознавайте ошибки до того, как можно будет выполнять какую-либо постороннюю работу
Например, заказы на поставку должны быть подписаны, записи должны быть заархивированы, а запросы на отпуск сотрудников должны быть одобрены или отклонены.Автоматизация перемещает эти документы через необходимые этапы проверки и утверждения в указанном порядке. Конечным результатом являются более экономичные, оптимизированные и безошибочные процессы.
5. Защита документов и снижение организационных рисков
В связи с усилением ограничений соответствия в широком спектре отраслей, организации все чаще используют системы ECM для оптимизации методов управления записями и защиты от рисков. Система управления корпоративным контентом должна обеспечивать настраиваемые параметры безопасности, позволяющие организациям защищать информацию от несанкционированного доступа или изменения.
- Ограничьте доступ к папкам, документам, полям, аннотациям и другим детальным свойствам документа по мере необходимости
- Мониторинг входа в систему и выхода из нее, создания и уничтожения документов, смены пароля и др.
- Защитите конфиденциальные метаданные, контролируя доступ к информации вплоть до отдельных папок, шаблонов и полей
Ведущие решения ECM позволяют бизнес-подразделениям независимо управлять доступом пользователей — это означает, что конфиденциальная кадровая информация остается в отделе кадров, а личная финансовая информация остается в финансовом отделе, даже если информация хранится в том же репозитории.Большинство платформ ECM включают в себя несколько из этих 5 ключевых элементов, но лидеры категории, такие как Laserfiche, предоставляют полное решение ECM, помогая вашей организации значительно улучшить бизнес-процессы. Запланируйте демонстрацию, чтобы узнать больше.
Чтобы узнать больше о том, что такое управление корпоративным контентом и как оно работает, загрузите копию руководства покупателя программного обеспечения ECM.
Устранение бумажной зависимости и оптимизация бизнес-процессов Улучшение обслуживания клиентов и повышение производительности Снизить организационный риск Ведущие решения ECM, включая Laserfiche, позволяют достичь этих и других целей.Вот 5 ключевых элементов решения ECM:
5 лучших элементов ECM 1. Захват документов в цифровом виде Управление контентом организации начинается со сбора и импорта информации в безопасное цифровое хранилище. Это может быть любой документ, который создается, фиксируется, хранится, используется для совместного использования или архивируется, включая:
Счета от поставщиков Резюме от соискателей Контракты Переписка Отчеты об исследованиях Вот несколько методов получения этих документов:
Использование электронных форм для преобразования документов в цифровой формат с момента создания Сканирование бумажных документов для хранения в цифровом репозитории Управление «уже цифровым» контентом, включая документы Microsoft Office, PDF-файлы, фотографии и видео. Автоматическая регистрация и классификация документов с серверов, МФУ и других общих мест Традиционные методы ввода документов требуют больших усилий и затрат.Захват документов в цифровом репозитории устраняет многие препятствия, создаваемые бумагой: трудоемкое копирование, медленное распространение, неуместные оригиналы и неудобство извлечения файлов из внешнего хранилища.
2. Хранить документы в цифровом репозитории. Благодаря надежным системам ECM организации могут легко хранить любой критически важный для бизнеса документ в цифровом репозитории, что позволяет пользователям:
Просмотр или редактирование (в зависимости от прав доступа) любого документа в репозитории Просмотр метаданных документа Организуйте документы в гибкой структуре папок Преимущества управления корпоративным контентом выходят за рамки простого отслеживания местоположения документов.Система управления контентом также сокращает время, затраты и сложность, связанные с управлением документами на протяжении их жизненного цикла, помогая обеспечить соблюдение политик хранения документации организации. Фактически, недавнее исследование Nucleus Research показало, что системы управления контентом приносят 6,12 доллара на каждый вложенный доллар.
3. Получение документов независимо от устройства или местоположения. После того, как записи организации будут надежно сохранены, вы сможете:
Найдите любой документ с помощью полнотекстового поиска Выявление определенных слов или фраз в тексте документа, метаданных, аннотациях и именах записей Используйте предустановленные параметры поиска для поиска по дате создания документа, именам пользователей, которые извлекли документы, и другим метаданным. Программное обеспечение для управления корпоративным контентом помогает сократить время, затрачиваемое на поиск информации, позволяя сотрудникам немедленно отвечать на информационные запросы клиентов, граждан и аудиторов.Более того, сотрудники имеют мгновенный доступ к информации, необходимой для принятия более эффективных решений по вопросам, влияющим на чистую прибыль вашей организации.
4. Автоматизация процессов, связанных с документами Автоматизация помогает организациям избавиться от ручных задач, включая ксерокопирование, доставку вручную и повторяющееся перетаскивание, для достижения лучших результатов с меньшими ресурсами. Некоторые системы ECM имеют функции цифровой автоматизации, которые могут:
Автоматически направлять документы нужным людям в нужное время Оповещать сотрудников, когда документы требуют их внимания Распознавайте ошибки до того, как можно будет выполнять какую-либо постороннюю работу Например, заказы на покупку должны быть подписаны, записи должны быть заархивированы, а запросы на отпуск сотрудников должны быть одобрены или отклонены.Автоматизация перемещает эти документы через необходимые этапы проверки и утверждения в указанном порядке. Конечным результатом являются более экономичные, оптимизированные и безошибочные процессы.
5. Защитите документы и снизьте организационные риски С усилением ограничений соответствия в широком спектре отраслей, организации все чаще используют системы ECM для оптимизации практики управления записями и защиты от рисков. Система управления корпоративным контентом должна предоставлять настраиваемые параметры безопасности, позволяющие организациям защищать информацию от несанкционированного доступа или изменения.
Ограничение доступа к папкам, документам, полям, аннотациям и другим детализированным свойствам документа по мере необходимости Отслеживайте вход в систему и выход из нее, создание и уничтожение документов, изменение пароля и многое другое. Защитите конфиденциальные метаданные, контролируя доступ к информации вплоть до отдельных папок, шаблонов и полей Ведущие решения ECM позволяют бизнес-подразделениям независимо управлять доступом пользователей — это означает, что конфиденциальная кадровая информация остается в отделе кадров, а личная финансовая информация остается в финансовом отделе, даже если информация хранится в том же репозитории.Большинство платформ ECM включают в себя несколько из этих 5 ключевых элементов, но лидеры категории, такие как Laserfiche, предоставляют полное решение ECM, помогая вашей организации значительно улучшить бизнес-процессы. Запланируйте демонстрацию, чтобы узнать больше. «, «publisher»: { «@type»: «Организация», «name»: «Laserfiche», «logo»: { «@type»: «ImageObject», «name»: «Laserfiche», «width»: «215», «высота»: «42», «url»: «https://www.laserfiche.com/wp-content/uploads/2018/02/LF_Logo_Negativ_HEDER_Orange_215.png » } } }
.Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?
Управление корпоративным контентом (ECM) было основной частью корпоративной технологической архитектуры более десяти лет. Традиционно это был набор процессов, стратегий и инструментов, позволяющих предприятию собирать, управлять, хранить и сохранять контент в масштабах всей организации. Но потребности предприятий и решения для электронного управления контентом радикально изменились. В современном мире обмен информацией и сотрудничество с коллегами, клиентами, поставщиками и другими торговыми партнерами являются важной частью бизнеса.Чтобы удовлетворить потребности глобальных предприятий с разветвленной цифровой рабочей силой, ECM превратился в контент-сервисы — но что это означает?
Ответ начинается с признания того, что концепция программного обеспечения ECM очень хорошая. Контент, созданный внутри организации, является ее самым ценным активом, и им необходимо управлять на протяжении всего жизненного цикла, чтобы к нему можно было эффективно получить доступ и использовать. С учетом этого были разработаны лучшие инструменты ECM. Однако успех не всегда в том, что вы делаете, а в том, как вы это делаете.Традиционный подход к ECM требовал от организаций крупных вложений в корпоративные контентные платформы, которые зачастую были громоздкими и сложными. Во многих случаях это приводило к медленному внедрению конечными пользователями и недостаточному использованию сложных функций.
Новые поколения специалистов в области цифровых технологий хотят иметь возможность получать доступ к контенту и использовать его тогда и там, где это необходимо для их задачи. Им нужен контент в формате, с которым легко работать и который будет доступен сразу в выбранном ими приложении.Контент должен быть топливом, управляющим бизнес-процессами, а не просто корпоративным активом, который нужно контролировать и защищать. Сервисы контента обеспечивают новый подход к управлению корпоративным контентом, в котором функциональность ECM расширена до ведущих приложений в форме микросервисов, которые люди используют каждый день, в то время как платформа контентных сервисов находится в фоновом режиме для обеспечения того же уровня контроля. , безопасность и соответствие нормативным требованиям, которые долгое время были отличительными чертами решений ECM.
Чтобы понять, почему необходим этот двойной подход к контент-сервисам, полезно оглянуться назад на развитие ECM.
Краткая история ECM
Выросшая из систем управления документами 1990-х годов, система Electronic Content Management была разработана для того, чтобы довести уровень предприятия до автоматизации основных серверных процессов, ориентированных на документацию. Он попытался создать репозиторий — единый источник правды, — где контент можно было бы хранить, управлять, искать и извлекать. Это обеспечило новые уровни контроля и управления информацией, которые ранее были невозможны. Эти решения ECM оказались невероятно мощными в управлении документами и записями.По мере создания все большего и большего количества контента — как в структурированном, так и в неструктурированном формате — лучшее программное обеспечение ECM обеспечивало возможность поиска и доступность для пользователей, аудиторов и специалистов по соблюдению нормативных требований.
Итак, почему при таком большом количестве важных бизнес-функций многие реализации ECM остаются недостаточно используемыми? Для этого есть ряд причин, но главная из них заключается в том, что изначально решения ECM были сосредоточены на технологии, а не на бизнес-процессах и людях, которые их используют. Организации были больше заинтересованы в получении контроля над своим контентом, чем в том, что с ним делали их сотрудники.
Это привело к созданию систем, которые отлично справлялись с захватом, хранением и управлением контентом, но могли быть трудными в использовании и трудозатратными для конечного пользователя — им часто предлагалось изменить свои рабочие процессы, чтобы приспособиться к системе ECM. В результате пользователи часто сопротивлялись переходу на ECM и продолжали работать, как раньше. Они настаивали на сохранении своего контента на жестких дисках и общих файловых ресурсах, передавая контент в программное обеспечение ECM только после того, как их задача была выполнена. Система ECM превратилась в первую очередь в систему записи, отлично подходящую для контроля и управления официальными деловыми записями, в то время как изолированные хранилища информации распространялись по всей организации, когда люди создавали новый контент в различных системах, которые они предпочитали использовать.
Стало ясно, что программное обеспечение ECM вынуждает пользователя переходить к контенту, и для того, чтобы быть эффективным, ECM необходимо донести до них контент.
Почему ECM изменился?
Цифровая трансформация стала ключевой стратегией для каждой организации; способность максимально использовать данные и информацию, которые они контролируют, является краеугольным камнем успеха. В контексте решений ECM это означает смещение акцента с управления контентом на использование контента для поддержки производительности процессов — посредством эффективного сбора, доставки и интеграции контента — и личной продуктивности — с помощью простых, интуитивно понятных инструментов для доступа к информации и совместного использования.В этом сценарии функции контроля и управления информацией ECM отодвигаются на задний план, определяя, как контент доставляется и представляется в ведущих приложениях.
Современный бизнес больше не является внутренним делом. Это предполагает усиление интеграции, сотрудничества и связей с клиентами, поставщиками и другими торговыми партнерами. Это означает, что все организации должны иметь возможность работать с контентом в самых разнообразных структурированных и неструктурированных формах из самых разных источников по самым разным каналам.Идея единого корпоративного репозитория для вашего контента сейчас кажется очень устаревшей.
Кроме того, цифровая трансформация была вызвана рядом революционных технологий, которые влияют на то, как организация работает со своим контентом. Фактически, именно это появление потребностей цифрового бизнеса привело Gartner к переоценке области электронного управления контентом в 2016 году:
«Облако, социальное сотрудничество, мобильные технологии и аналитические технологии изменили требования и ожидания в отношении контента в цифровом бизнесе.Разнообразие и объем контента продолжают расти. Не менее важна и его важность: ИТ-руководители и руководители предприятий все чаще используют контент для дополнения или даже управления цифровыми бизнес-процессами ».
Согласно Gartner, термин «управление корпоративным контентом» больше не соответствует динамике рынка и должен быть заменен на «контент-услуги, управляемые платформой контент-сервисов».
От ECM к Content Services
Переход к контентным сервисам определяет новый способ подключения контента к вашему цифровому бизнесу.Он предоставляет инструменты, методы и стратегии для расширения возможностей конечных пользователей, упрощая работу с контентом, делиться им и совместно работать над ним. Это позволяет им иметь доступ к нужному контенту в приложениях, которые им удобнее всего. В то же время он основывается на функциях контроля и управления, чтобы обеспечить безопасный обмен информацией и совместную работу в рамках предприятия и с внешними партнерами.
AIIM предлагает некоторые возможности контент-сервисов в своей превосходной электронной книге «Revolution or Evolution? 10 стратегий перехода от ECM к Content Services »:
- Cloud First
Контент-приложения быстро развертываются, эластичны, доступны из любого места, с постоянными обновлениями.Они легко интегрируются с локальными системами для предоставления услуг гибридного контента. - Intelligent Capture
Возможность стандартизировать разрозненные входные потоки и напрямую связывать или встраивать их в основные бизнес-процессы. - Опыт пользователей потребительского уровня
Стимулируйте внедрение с помощью простых, понятных пользовательских интерфейсов, самостоятельной регистрации и простого администрирования с мгновенным предоставлением подписки. Простые и прозрачные инструменты интеллектуального работника потребительского уровня, разработанные для мобильных сотрудников. - Repository Agnostic
Возможность работать независимо или с существующими репозиториями, чтобы исключить миграции и использовать существующие инвестиции в ECM, включая возможность подключения к репозиториям внутри и вне организации. - Интегрированные инструменты для совместной работы
Возможность включать инструменты работников умственного труда в общую контент-стратегию. - Автоматизированное управление
Избавьтесь от человеческого фактора в управлении, применяя семантические технологии и технологии автоматической классификации. - Open Content Services
Возможность легко связывать приложения и платформы с низким кодом и без кода для конкретных процессов с активами контента — как SaaS, так и локальные варианты. - Автоматическая классификация и аналитика
Возможность вывести метаданные там, где их нет, и использовать эти данные для создания контекста для неструктурированного контента. Это приводит к меньшему количеству поиска, меньшему количеству ручной работы и меньшей ручной классификации.
Все это помогает создавать децентрализованные, специализированные, легкие приложения, которые организациям гораздо проще и эффективнее внедрять и использовать.
Необходимость в платформе Content Services
Организации по-прежнему нуждаются в основных функциональных возможностях, которые всегда предоставляло программное обеспечение ECM. Речь идет не о стратегии «скопировать и заменить», а о создании новых контентных сервисов на основе, заложенной большинством организаций с помощью своих решений ECM, — создании платформы контентных сервисов.
Gartner описывает платформу Content Services как «набор сервисов и микросервисов, реализованных либо в виде интегрированного набора продуктов, либо в виде отдельных приложений с общими API-интерфейсами и репозиториями для использования различных типов контента и обслуживания нескольких клиентов и множества вариантов использования в разных странах. организация »
В то время как ECM когда-то предусматривал строгий контроль над пользователем контента, основная роль платформы Content Services заключается в предоставлении пользователям необходимого контента в желаемом формате, в то время и на устройстве, которое они хотеть.Это позволяет гибко развертывать локальные, размещенные или SaaS-решения. Он включает в себя расширенную аналитику для получения информации и действий на основе всех данных в вашем контенте.
Почему стоит выбрать OpenText для вашей платформы Content Services?
OpenText является лидером в области ECM на протяжении более десяти лет, предоставляя лучшие локальные и облачные решения ECM, и является первой организацией, которая полностью приняла переход от программного обеспечения ECM к Content Services.
Это отражено в недавних отчетах аналитиков:
Forrester сообщил: «OpenText продолжает реализовывать свою стратегию по встраиванию контента и сервисов процессов в основные бизнес-системы, включая Salesforce, SAP и другие облачные и локальные корпоративные приложения.Его услуги по архивированию данных приложений, BPM, управлению жизненным циклом и базовому содержанию поддерживают эту расширенную позицию на рынке ECM ».
В нашем следующем блоге мы более подробно рассмотрим платформу Content Services Platform и ее преимущества для цифрового бизнеса.
.| ECM | Управление корпоративным контентом Бизнес »Общий бизнес | Оцените: | |||
| ECM | Режим исправления ошибок подробнее … | Оцените: | |||
| ECM | Электронный модуль управления Academic & Science »Электроника | 9000 Оценить it : | |||
| ECM | Модуль управления двигателем Правительственный »NASA | Оцените: | |||
| ECM | Электронный счетчик »Электроника — и многое другое… | Оцените: | |||
| ECM | Управление контрактами предприятия Вычислительная техника »Программное обеспечение | : | |||
| ECM | Метод эллиптических кривых Академические и естественные науки »Математика | Оцените: | |||
| ECM | Управление изменениями в бизнесе | Оцените его: | |||
| ECM | Механизм исправления ошибок Вычислительные машины »Аппаратное обеспечение | ||||
Электронный контент Управление Вычислительная техника »Общие вычисления | Оцените: | ||||
| ECM | Электронная почта Управление кампанией Интернет» Чат | it: | |||
| ECM | Рынок акционерного капитала Бизнес »Фондовая биржа | Оцените его: | |||
| ECM | Emoji Food & Nutrition | Оцените: | |||
| ECM | Метод исправления ошибок Computing »Программное обеспечение | ||||
| ЭБУ | Управляющее сообщение о правах Правительственное »Государственное и местное | Оцените его: | |||
| ECM | Электрохимическая обработка | 5 Business» Продукты | Оцените: | ||
| ECM | Электродвигатель с электронной коммутацией Академия и наука »Электроника — и многое другое… | Оцените: | |||
| ECM | Маркировка исключительных случаев Правительственные »Юридические и юридические | it: | |||
| ECM | Заседание Исполнительного комитета Разное »Toastmasters — и многое другое … | Оценить: | |||
| ECMplace0007 Emerging Company | Бизнес »Фондовая биржа | Оцените: | |||
| ECM | Издание современной музыки Сообщество» Новости и СМИ — и многое другое… | Оцените: | |||
| ECM | Член Исполнительного комитета Сообщество »Некоммерческие организации — и многое другое … | Оцените его: | |||
| ECM | Excalibur Component Manager Вычислительная техника »Программное обеспечение | Оцените это: | 9004|||
| Оцените это: | |||||
| ECM | Электроклеточные манипуляции Медицинские» Геном человека | 4 Оценить : |