как не остаться в минусе
Таким образом, оформляя использование автомобиля работника в интересах фирмы договором аренды, мы имеем обратную ситуацию. Если при выплате адекватного размера компенсации дополнительные затраты налогового бремени ложатся на работодателя, то в данном случае пожертвовать частью дохода придется работнику. Впрочем, ничто не мешает увеличить цену в договоре аренды на 13/87, чтобы покрыть издержки, связанные с уплатой НДФЛ. На возможность списать соответствующие суммы в расходы организации это не повлияет. Главное не завышать стоимость аренды настолько, чтобы она радикально отличалась от среднерыночной.
Авто по доверенности
В вопросе выплаты компенсации за использование имущества работника есть и еще один нюанс. Так, ни для кого не секрет, что управлять автомобилем можно на основании доверенности. Однако если в интересах фирмы будет использоваться такой автомобиль, то следует быть готовыми к тому, что компенсационные выплаты за него подпадут под налогообложение по полной программе. Так, в письмах Минфина от 21 сентября 2011 года № 03-04-06/6-228 и от 21 февраля 2012 года № 03-04-06/3-42 уточняется, что пункт 3 статьи 217 Кодекса предполагает освобождение от НДФЛ компенсаций лишь за личное имущество. Кроме того, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, не предусмотрено Трудовым кодексом. И в продолжение рассматриваемого вопроса в письме от 3 мая 2012 года № 03-03-06/2/49 специалисты финансового ведомства безапелляционно констатируют: в целях главы 25 Налогового кодекса транспортное средство, за использование которого работнику выплачивается компенсация, должно принадлежать ему на праве собственности. А это означает, что и на упрощенной системе налогообложения необходимо руководствоваться этим правилом, исключая выплату компенсации за авто по доверенности из налоговых расходов.
Оплата ГСМ
Отдельное внимание стоит уделить вопросу возмещения стоимости бензина работнику с личным транспортом. Если речь идет о выплате фиксированной ежемесячной компенсации, то ее размер, как считают в Минфине, уже включены все затраты по эксплуатации автомобиля, включая ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо от 31 января 2013 года № 03-11-11/38). То есть фактически это означает, что даже при постоянных разъездах в служебных целях, списать при расчете «прибыльной» базы фактическую стоимость израсходованного бензина не получится – нужно руководствоваться все теми же мизерными по нынешним меркам нормами из Постановления № 92.
Решить эту проблему можно опять же с помощью договора аренды. Просто пропишите в нем дополнительную компенсацию затрат на ГСМ отдельным пунктом. В этом случае такие выплаты работнику не будут облагаться «зарплатными» сборами, ведь они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. Одновременно их можно будет учесть при расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога. Правда тут возникает очередной нюанс. Дело в том, что по мнению Минфина, выраженному, в частности в письме от 17 ноября 2011 года № 03-11-11/288, при списании затрат на бензин следует ориентироваться на нормы расхода ГСМ, содержащиеся в Методических рекомендациях, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Однако данный документ предназначен для автотранспортных предприятий – это следует из его текста. А в Налоговом кодексе о таких нормах не говорится. Так что не будет большой ошибкой, если фирма учтет полную стоимость сожженного горючего в своих налоговых расходах. Тем более, что подобный подход одобрен и в арбитражной практике (определение ВАС РФ от 14 августа 2008 года № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 января 2009 года № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).
А вот в вопросе необходимости оформлять путевые листы в качестве подтверждения служебных целей каждой поездки судьи и налоговики в основном солидарны. Это такие же необходимые первичные документы, как, например чеки и накладные, подтверждающие покупку бензина. И соответственно их отсутствие грозит фирме исключением расходов на ГСМ из налогового расчета. Оформлять путевые листы необходимо как в случае использования автомобиля сотрудника на основании договора аренды, так и при выплате компенсации.
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.
Путевой лист
Еще один момент осталось определить, нужно ли оформлять путевой лист:- если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
- если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.
Личный автомобиль в служебных целях. Нюансы учета
Да, тоже в шоке была. Пришла в Токио-сити в чек включили &qu…
в цепочках FSC отслеживаются и древесина, и бумага — надеюсь…
О, дайте ссылку))
Здорово, а я пропустила. В ТК внесли изменения?
Пол года попользовалась, пока не начали работать с импортом,…
Не пиарит, а сотрудничает. Мы за полгода выросли до отметки …
Чем бы вас удивить? Ну вот забавный факт: самая эффективная …
Это потому, что мы предлагаем учёт только для предпринимател…
Мы несём финансовую ответственность за правильность расчётов…
@msneg, а можно весь список телеграмм-каналов опубликовать с…
да не переживайте особо — будете продавать через колонку на …
мне приходило подобное требование — написала ответ что по да…
да они и не будут ничего обновлять!
согласна, ладно бы еще предыдущий период. Но прошлый год вор…
ага… в соседней теме другой шеф уже посмотрел «в стро…
общий вывод по статьеможно только добавить слова «кем б…
вот это реально бесит. В прошлом квартале похожая ситуация б…
отменены новые взносы. Я так понимаю, профсоюзы ведут речь о…
Знаем ) спасибо всем за внимательность, уже внесли правки в …
Очень интересны новые проекты ) Уже 25 подписчиков )
а какие «нормы» недоимки в 2020 году?
А вы не знаете, что «МРОТ» и «прожиточный мин…
Мы не предлагаем детей отправлять работать ) В данном случае…
Она и так де-факто отменена, что за бесполезную работу прове…
так чтобы пролистать его еще в руках подержать нужно — а кто…
у меня этот вопрос возник в первый же день когда я прочитала…
Предлагаю отменить Профсоюзы!!!!!!!!!!
На данный момент эти фонды, которые распоряжаются накопитель…
Минимальный размер оплаты труда для детей? Какого возраста д…
Алкоголички-наркоманки как раз плодятся с удовольствием, воп…
Не увеличивать размер взносов на 2-3 тысячи в год — такая се…
так поэтому они и бегают в Турцию по несколько раз в год — о…
а если таких поставщиков десятки и от каждого поставок в ква…
что заказывает клиент, то ему и рисуютВы считаете, что сегод…
Кстати да. В статье не упоминается, что подразумевалось под …
Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора. Использование директором личного автомобиля в служебных целях. Списание бензина на предприятии :: BusinessMan.ru
Расходы, которые принимаются при вычислении налога на прибыль, должны являться обоснованными экономически, а также подтвержденными документально. Не являются исключением и расходы, которые предназначены для легковых автомобилей. Однако если, помимо служебных целей, автотранспорт применяется для личных нужд или личный транспорт используется в служебных целях, могут появиться сложности с налоговым учетом. К примеру, вопросы могут касаться того, как списать бензин на личный автомобиль директора. Поговорим об этом в своей статье.
Личный автомобиль в служебных целях
В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:
- Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
- Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
- Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
- Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.
Аренда автомобиля
Сдача личного авто в аренду для того, чтобы впоследствии пользоваться им в служебных целях, является распространенной практикой. Данный способ обеспечивает сотруднику высокий уровень гарантии сохранности своего автомобиля, предоставляет дополнительное вознаграждение и ставит ТС на баланс компании, что существенно упрощает ведение отчетности.
Но в использовании аренды личного автомобиля директора отмечают и недостатки. К таковым относятся следующие:
- Придется платить НДФЛ с платы за аренду.
- Необходимо снова оформлять страховой договор.
- Дополнительно нужно заключить договор аренды.
Подробно данный вопрос раскрывается в ст. 643 Гражданского кодекса.
Личный автомобиль директора
Могут применяться и иные способы, позволяющие списать бензин на личный автомобиль директора. Он не освобождается от обязанности выписывать ПЛ, а также оформлять командировки и иные служебные поездки должным образом. Но на практике это требование исполняется не всегда.
При возникновении тех или иных проблем директор всегда может объяснить поездки личными целями, а не рабочими. Тогда, чтобы обвинить его в нарушении закона, следственным органам придется доказывать, что в поездке исполнялись непосредственно рабочие функции.
Директор ООО, являясь одновременно учредителем, вправе использовать для оформления автомобиля все те способы, которые прописаны выше. Это возможно за счет того, что он также выступает и в качестве физлица – то есть является и директором, и работником, и представителем юрлица.
Рассмотрим подробно, как списать бензин на личный автомобиль директора. При этом будем считать, что он находится на балансе предприятия.
Понятие путевого листа
К нему (коротко — ПЛ) относится первичный документ, где фиксируется пробег. На его основании определяется расход топлива. Компании, для которых применение транспорта главный вид деятельности, используют форму путевого листа с реквизитами, указанными во 2 разделе приказа Минтранса № 152. Если же автомобиль нужен компании для исполнения функции управления и производства, то лист может быть разработан в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Компании нередко применяют ПЛ, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ № 78 еще в 1997 г. В нем содержатся разные формы ПЛ исходя из вида автомобиля, к примеру, форма 3 предназначена для легкового авто, а форма 4 – для грузовика.
ПЛ регистрируются в специальном журнале. Их учет взаимосвязан с учетом горюче-смазочных материалов. Если компания не автотранспортная, то листы составляются тогда, когда следует подтвердить обоснованность расходов, к примеру, 1 раз в неделю или 1 раз в месяц. Об этом можно судить, основываясь на письме Министерства финансов РФ № 03-03-04/1/327 или Постановлении ФАС ВВО № А38-4082/2008-17-282-17-282.
Если имеет место использование директором личного автомобиля в служебных целях или, наоборот, служебного авто – в личных целях, то особенно важно правильно оформить ПЛ. От этого зависит, будет ли осуществляться учет расходов на горюче-смазочные материалы при расчете налога на прибыль. Чтобы подстраховаться на случай проведения проверок и не допустить ошибок, нужно учитывать разные нюансы.
Удобный вариант документа
Списание бензина на предприятии осуществляется в налоговом учете не сразу. Стоимость купленного топлива не включается в расходы ни при оплате аванса, ни во время заправки бензином и соответствующего списания денег с топливной карты. Дело в том, что заправка по чеку терминала АЗС лишь подтверждает его покупку, но никак не служит доказательством целевого пользования. Главным документом, который подтверждает расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. С его помощью учитывается и контролируется эксплуатация транспорта и работа водителя. Без него запрещается транспортировка людей, багажа и грузов.
В нем должна содержаться следующая информация:
- Название и номер.
- Данные о периоде действия.
- Данные о собственнике ТС.
- Данные об автомобиле.
- Данные о водителе.
Унифицированные формы документов, которые утверждены Госкомстатом России, должны использовать только компании, главная деятельность которых связана с автотранспортом. На других предприятиях можно применять форму, разработанную самостоятельно. В этом случае бланк утверждается посредством его приложения к учетной политике компании и включает в себя все реквизиты, которые указаны выше.
Как списывать бензин по путевым листам? В них необязательно вписывать маршрут следования транспортного средства. Это особенно важно в случаях использования автомобиля как для служебных, так и для личных целей. Данные выводы подтверждаются практикой в суде.
Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ
Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.
Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.
В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.
Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ
Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.
При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.
Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.
Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.
Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.
Недостатки унифицированного ПЛ
При использовании унифицированной формы ПЛ должен заполняться пункт «Место отправления и назначения», а также остальные реквизиты этой формы, так как удалять какие-либо реквизиты нельзя. Поэтому придется дополнительно проверять, чтобы среди мест назначения и отправления не указывались адреса, которые позволят налоговикам считать, что использование директором служебного автомобиля осуществлялось в личных целях.
Если данные о маршруте не даны или места отправления либо назначения говорят о непроизводственном характере поездки, компания не сможет принять расходы на бензин. При этом в данной ситуации у работника появляется доход в натуральной форме (стоимости бензина), с которого предприятие должно исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет, а также платить страховые взносы. Принятый НДС также может признаваться налоговиками необоснованным.
Списание топлива по норме
Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.
Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.
В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.
Списание бензина при командировках
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса, под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению руководства на необходимый период с целью выполнения служебного поручения вне постоянной работы. Разъездная работа не признается командировками. Так, командировками не являются поездки водителей, которые выполняют грузовые перевозки.
При командировке, в том числе при использовании директором личного автомобиля в служебных целях, ему компенсируются расходы по проезду, найму жилья и дополнительные траты (суточные и другие расходы, которые осуществляются с разрешения работодателя). Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ. Возмещения производятся на основании Инструкции СССР, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако этим документом не предусматривается оплата топлива. Но его стоимость можно включить в командировочные расходы за проезд.
Подтверждением приобретения бензина во время командировки директора на личном автомобиле является ПЛ. На основании его данных определяется стоимость и количество бензина, которое было израсходовано во время служебной поездки. После своего возвращения работнику следует представить документы о покупке топлива вместе с отчетом аванса. Это кассовые чеки и отчеты АЗС о заправленном бензине. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, в налоговом учете расходы топлива признаются в день, когда утверждается отчет.
Заключение
Во многих компаниях ГСМ является существенной статьей расходов. При этом бухгалтерам приходится вести учет ГСМ и обосновывать данные затраты. Применение ПЛ является одним из способов определения числа использованных ГСМ. С помощью ПЛ возможно не только подтвердить производственную необходимость затрат, но и указывать пройденное расстояние, а также определять параметры для расчета ГСМ.
Списание бензина на личный автомобиль директора может осуществляться разными способами. К наиболее распространенному относится компенсация и аренда. Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому в конкретных случаях делают выбор в пользу того или иного способа с учетом имеющихся обстоятельств.
Кто может ездить на арендованном автомобиле: сам сотрудник, сдавший в аренду свой автомобиль, или другой сотрудник? — НТВП Кедр
Распечатать
Предприятие на ОСНО арендует автомобиль у сотрудника, за использование автомобиля оплачивает ему арендную плату.
Вопрос
Может ли данный сотрудник сам ездить на арендованном автомобиле или на данном автомобиле должен ездить другой сотрудник?
Ответ специалиста
Правоотношения сторон при аренде имущества строятся на основании положений главы 34 «Аренда» Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ). Сторонами такого договора являются арендодатель и арендатор.
По договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (статья 606 ГК РФ).
Так как в данном случае арендатором выступает юридическое лицо, то независимо от срока договора аренды он заключается в письменной форме (статья 609 ГК РФ).
На практике могут быть использованы два типа договоров аренды автомобиля — договор аренды с экипажем и договор аренды без экипажа, но нас в рамках статьи интересует только первый вариант, который предполагает, что работник, предоставляя автомобиль в аренду, оказывает организации услуги по его управлению и технической эксплуатации. Такие правила установлены статьей 632 ГК РФ. Причем услуги работника по управлению автомобилем должны обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства. Обычно перечень услуг, оказываемых работником, предусматривается самим договором.
При договоре аренды с экипажем обязанности по содержанию авто, сданного в аренду, несет его владелец — работник. Он же осуществляет текущий и капитальный ремонт автомобиля. По общему правилу расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (оплата топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов), несет сам работник. Он же оплачивает все необходимые сборы. Однако договором стороны могут возложить данные обязанности и на арендатора, то есть на организацию.
Так как арендодатель сам управляет автомобилем, то понятно, что расходы по оплате его услуг несет арендатор, то есть организация, что следует из статьи 635 ГК РФ.
Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит два вида соглашения — договор аренды и договор на оказание услуг, то и вознаграждение, выплачиваемое работнику, следует разделить на две части: на собственно арендную плату и на вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем.
По сути, при оформлении договора аренды транспортного средства у организации возникает два вида расходов — арендная плата, выплачиваемая работнику, и расходы на содержание арендованного автомобиля. Причем, в случае заключения договора аренды с экипажем, сумма, выплачиваемая работнику по договору, как уже говорилось выше, состоит из двух составляющих — из самой арендной платы и вознаграждения за оказанные услуги.
Арендные платежи на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в состав прочих расходов фирмы, связанных с производством и реализацией, при условии того, что данные расходы отвечают всем критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. При использовании организацией метода начисления расходы признаются организацией в налоговом учете в соответствии с правилами, установленными подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ.
Выплачивая сумму арендной платы физическому лицу (работнику), организация должна со всей суммы (в том числе с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем) удержать налог на доходы физических лиц, так как доходы, полученные работником от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ, на что указывает подпункт 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Причем удержать сумму налога, исчисленную по ставке 13%, фирма, выплачивающая работнику налогооблагаемый доход, должна из доходов работника непосредственно при выплате арендной платы.
Расходы на содержание автомобиля организация также учитывает в составе прочих расходов, но уже на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Обратите внимание! Согласно Письму Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Аналогичные выводы содержатся и в Письме Минфина России от 22.10.2018 N 03-03-06/1/75474.
Имейте в виду, что финансисты рекомендуют при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письма Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).
«Перевозки и автотранспорт» (5-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019) {КонсультантПлюс}
Вопрос: Организация заключила договор аренды транспортного средства без экипажа с работником, который сам управляет автомобилем. Фактически на этом автомобиле работник исполняет свои трудовые обязанности. Вправе ли организация отнести к расходам по налогу на прибыль соответствующие критериям, изложенным в ст. 252 НК РФ, затраты по данному договору: на ГСМ в соответствии с путевыми листами, на содержание автомобиля (расходы на текущий ремонт по договору несет организация), арендную плату? Или же данные расходы в целях налога на прибыль необходимо оформлять как компенсацию за использование личного автотранспорта работника?
Вывод:
Таким образом, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с работником фирмы, в том числе затраты в виде стоимости израсходованных горюче-смазочных материалов, затраты на техническое обслуживание, а также затраты на ремонт автомобиля, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии, что арендованный автомобиль используется организацией-арендатором в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 Кодекса.
{Вопрос: Организация заключила договор аренды транспортного средства без экипажа с работником, который сам управляет автомобилем. Фактически на этом автомобиле работник исполняет свои трудовые обязанности. Вправе ли организация отнести к расходам по налогу на прибыль соответствующие критериям, изложенным в ст. 252 НК РФ, затраты по данному договору: на ГСМ в соответствии с путевыми листами, на содержание автомобиля (расходы на текущий ремонт по договору несет организация), арендную плату? Или же данные расходы в целях налога на прибыль необходимо оформлять как компенсацию за использование личного автотранспорта работника? (Письмо Минфина РФ от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649) {КонсультантПлюс}}
Условия договора
При решении поставленной задачи в первую очередь нужно определиться, какой договор заключен (планируется заключить) с работником: договор аренды автомобиля с экипажем или без экипажа, а также какие условия предусмотрены этим договором. Укажем ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Характеристика договора. Договор аренды ТС с экипажем / Договор аренды ТС без экипажа.
Предмет договора. Предоставление арендодателем арендатору автомобиля за плату во временное владение и пользование и оказание арендодателем своими силами услуг по управлению ТС и его технической эксплуатации / Предоставление арендодателем арендатору автомобиля за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Кто содержит ТС, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Арендодатель (работник) / Арендатор (работодатель).
Кто управляет ТС. Арендодатель / Арендатор своими силами.
Кто оплачивает расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией ТС, включая ГСМ и иные расходуемые в процессе его эксплуатации материалы. Арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды / Арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды.
Кто должен страховать ТС и (или) ответственность за ущерб, который может быть причинен в связи с эксплуатацией автомобиля (когда страхование является обязательным в силу закона или договора). Арендодатель, если иное не предусмотрено договором аренды / Арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды.
В случае заключения договора аренды автомобиля с экипажем ежемесячная плата должна включать в себя арендную плату за предоставление автомобиля во временное владение и пользование и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации (это важно, поскольку арендная плата и вознаграждение за оказанные услуги облагаются страховыми взносами по-разному).
Статья: Учет при аренде автомобиля у работника (Габелли Г.К.) («Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, N 4) {КонсультантПлюс}
Иногда при заключении договора аренды без экипажа владелец автомобиля фактически продолжает им управлять. И в сумме арендной платы эта особенность заключенного договора учитывается. Однако это довольно рискованный вариант. При проверке налоговики наверняка попытаются начислить обязательные страховые взносы на ту часть арендной платы, которая, по их расчетам, относится к услугам по управлению автомобилем.
Впрочем, если в договоре аренды об оказании услуг по управлению ничего не будет сказано, разделить сумму арендной платы на собственно арендную плату и на оплату услуг по управлению транспортом налоговикам будет весьма нелегко. Свидетельством тому может послужить Постановление ФАС Уральского округа от 16.03.2005 N Ф09-870/05-АК.
Тем не менее, это довольно рискованный поступок. Сразу возникнет претензия, что под видом договора аренды автомобиля без экипажа был заключен договор аренды автомобиля именно с экипажем.
«Автотранспорт на предприятии: учет и налоги» (выпуск 6) (Анищенко А.В.) («Редакция «Российской газеты», 2019) {КонсультантПлюс}
Ранее суды поддерживали компании на основании того, что раз никаких выплат за оказание услуг по управлению транспортным средством договором не предусмотрено, то и не определен объект обложения страховыми взносами (см., например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 06.02.2017 по делу N А27-15074/2016). Однако с принятием Определения Верховного суда РФ от 30.10.2017 N 308-КГ17-15395 ситуация изменилась. Высшие арбитры признали правомерным доначисление страховых взносов со всей суммы арендной платы, выплачиваемой работнику по договору аренды автомобиля без экипажа. Основание: по факту работник управлял своим автомобилем, то есть оказывал организации услуги. При этом суд отклонил довод компании о том, что под обложение страховыми взносами должна подпадать только плата за услуги управления, а не вся сумма арендной платы, в состав которой также включена плата за предоставление в аренду имущественных прав.
Отметим, что спор касался периода, когда действовал Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования». Но выводы высших арбитров актуальны и сейчас, так как положения указанного Закона и главы 34 «Страховые взносы» НК РФ практически идентичны.
Вышеназванную правовую позицию Верховного суда РФ взяли на вооружение нижестоящие суды. Примером может служить спор, рассмотренный в постановлении АС Северо-Кавказского округа от 17.06.2019 по делу N А32-37747/2018.
Статья: Аренда авто работника под прицелом налоговиков (Стародубцева И.) («Новая бухгалтерия», 2019, N 9) {КонсультантПлюс}
Вывод: для ответа необходимо знать, какой договор заключен — с экипажем или без экипажа.
Если с экипажем тогда сотрудник может управлять своим автомобилем и ему оплачивается арендная плата и за услугу управления автомобилем.
Подборка документов
Вопрос: Как наиболее выгодно оформить правоотношения по использованию в служебных целях личного автомобиля работника? (Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2020) {КонсультантПлюс}
Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в июне 2020 г.
При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.
Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).
Какие нужны документы сотруднику чтобы использовать служебный автомобиль в личных целях
Надежда, отвечая на Ваш дополнительный вопрос сообщаю, что в соответствие с Инструкцией от 30.11.1983 О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной совместными приказами Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, Центрального статистического управления при Совете Министров № 354/7 и Министерства автомобильного транспорта РСФСР № 10/998 (далее — Инструкция) путевой лист, является основным первичным документов учета работы ГРУЗОВОГО автотранспорта (п. 14 Инструкции).
Согласно п. 15 Инструкции все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.
Кроме этого, статьей 6 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» установлен запрет на осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Однако насколько я понял из Вашего сообщения указанный автомобиль не используется для перевозок пассажиров, груза и багажа. Рассматриваемое транспортное средство используется для внутрихозяйственных нужд организации, а не для оказания вышепоименованных услуг.
Именно поэтому для управления таким автомобилем работником компании ему достаточно иметь при себе доверенность от Компании на право управления транспортным средством.
Я не согласен с мнением коллеги относительно учета ГСМ, страховок, ремонта и др. за счет прибыли компании, поскольку автомобиль не передается работнику в аренду, а полагаю не станете в ходе налоговой проверки сообщать проверяющим о том, что использовали транспортное средство компании в личных целях (поездки по магазинам и прочее).
В рассматриваемом случае – речь о законности эксплуатации транспортного средства, которая и подтверждается доверенность, страховым полисом и водительским удостоверением работника компании.
Формулировки «путевой лист НЕ обязателен и достаточно лишь доверенности» в законодательстве нет, мой вывод сделан с учетом анализа вышеизложенным нормативных правовых актом и личного практического опыта по данному вопросу.
Как оформить поездку директора в командировку на собственном автомобиле?
В минимальный набор документов для возмещения затрат работника на ГСМ во время командировки должны войти стандартные документы, оформляемые при командировках, и чеки на бензин. Что же касается путевого листа, то анализ судебной практики показывает, что его наличие в данной ситуации не обязательно.
Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 указано, что выписывать путевой лист работнику, направленному в командировку на личном легковом автомобиле, и не являющемуся водителем организации общество не обязано. Аналогичный вывод сделан судом в Постановлении ФАС Центрального округа от 25.05.2009 г. по делу № А62-5333/2008. Проанализировав требования нормативных документов, суд решил, что путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. В Постановлении ФАС Московского округа от 24.06.2009 г. № КА-А40/4219-09 также отмечено, что для признания того факта, что поездка работником осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием.
Скорее всего, при проверке, налоговики путевой лист все же с Вас затребуют для подтверждения факта использования личного автомобиля директора в служебных целях, а также количества израсходованного при командировке бензина. Поэтому во избежание лишних споров с проверяющими, путевой лист к авансовому отчету все же лучше приложить.
В данном случае можно пойти и другим путем, и вместо возмещения расходов на проезд выплатить директору компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Напомню, что условия и порядок выплаты такой компенсации установлены Письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок», зарегистрированном в Минюсте России от 22.07.92 N 13.
В соответствии с указанным Письмом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. В размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче — смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Естественно, что в данном случае компенсация должна быть выплачена лишь за то время, когда автомобиль директора использовался для командировки.
Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Как платить сотруднику за то, чтобы он водил на работе свой автомобиль | Малый бизнес
Автор Fraser Sherman Обновлено 4 февраля 2019 г.
Наличие у сотрудников на работе собственных автомобилей дешевле, чем аренда или покупка служебных автомобилей. По закону вы не обязаны покрывать их расходы на бензин или дорогу, но сотрудники ценят это. Сотрудники не обязаны платить подоходный налог при возмещении, если вы соблюдаете правила IRS.
Составьте план
Вы можете платить сотрудникам, использующим свои автомобили для работы, путем предоставления стипендии на машину, оплаты им поездки заранее или возмещения им затрат после.Чтобы соответствовать стандартам IRS для плана расходов на сотрудников, деньги могут идти только на законные рабочие поездки.
Ваши сотрудники должны сообщать о своих расходах на машину и возвращать любые платежи, превышающие расходы на поездку, и они должны сделать и то, и другое в разумные сроки. IRS подробно описывает, что означает «разумный», в Публикации 463. Например, запрос о возмещении расходов в течение 60 дней с момента оплаты был бы разумным.
Ведение тщательного учета
Сотрудники должны вести тщательный учет, показывающий, где и когда они проехали и как далеко, для каждой поездки.Если ваш план основан на пособии на автомобиль, сумма не должна превышать текущую ставку для федеральных служащих. Если сотрудник связан с вами или владеет более чем 10 процентами компании, IRS тщательно проверит, что вы не мошенники.
Если вы покрываете все эти базы, у вас есть то, что IRS называет планом подотчетности. Когда вы составляете W2 сотрудника, вам не нужно сообщать о компенсациях или надбавках в качестве заработной платы сотрудника. Однако превышение заработной платы уменьшается как доход, если сотрудники не возвращают ее.
Безотчетные планы
Если вы предоставляете сотрудникам водительское пособие или компенсацию, но не просите их отчитываться за свои расходы, IRS считает ваш план «необязательным». Это совершенно законно, но хуже для сотрудников. Затем деньги от вождения учитываются как налогооблагаемый доход по их W2.
Прочие транспортные расходы
Если вы не возмещаете расходы сотрудникам или используете безотчетный план, сотрудники имеют возможность вычесть часть своих транспортных расходов.Если они следят за своим вождением, они могут потребовать вычет за милю в качестве невозмещенных расходов сотрудника в Графике A. Это работает только в том случае, если сотрудники перечисляют вычеты, а не используют стандартный вычет.
Чтобы получить вычет, сотрудники добавляют свои невозмещенные расходы к другим прочим расходам, таким как сборы за подготовку налогов. Затем она вычитает из общей суммы 2 процента скорректированного валового дохода. Все, что осталось, подлежит вычету.
.Когда работодатели должны возмещать расходы сотрудников и пробег
Хотя федеральный закон не требует, чтобы работодатели возмещали расходы и пробег сотрудников, некоторые штаты, например Калифорния, это делают. Кроме того, федеральный закон требует, чтобы работодатели выплачивали минимальную заработную плату. Когда стоимость расходов приводит к тому, что работник становится ниже минимальной заработной платы, работодатель должен возместить пробег и расходы.
Когда работодатели должны возмещать расходы сотрудников
Несмотря на то, что FLSA не требует возмещения расходов сотрудникам, иногда это необходимо, чтобы соответствовать федеральному закону.Вот почему:
«Заработная плата должна выплачиваться бесплатно и без недопустимых удержаний, таких как расходы на эксплуатацию транспортного средства или поездки по дороге, — которые снизят заработную плату ниже федерального минимума» — DOL
Это означает, что работник должен получать минимальную заработную плату после вычета любых понесенных бизнесом расходов из своей обычной заработной платы.
Например, если сотрудник работает полный рабочий день, зарабатывая 7,25 долларов в час, но тратит 20 долларов в неделю на бензин для служебного автомобиля, то ее реальная заработная плата составляет 6 долларов.75. Чтобы получить это число, я умножил 7,25 доллара на 40 часов, вычел 20 баксов, а затем разделил их на 40 часов, чтобы получить новую зарплату. 6,75 доллара ниже федеральной минимальной заработной платы. В этих обстоятельствах работодатель нарушит закон о минимальной заработной плате.
Отдача
Когда работник тратит собственные деньги на производственные расходы, это называется откатом. Сотрудники возвращают деньги из собственного кармана своему работодателю, когда они водят машину, и им не возмещают.Когда вы думаете об этом так, может показаться несколько отсталым, что работник, по сути, будет платить своему работодателю. Должно быть наоборот. Но с откатом как таковым никто не борется. Проблема возникает, когда из-за такой отдачи общая заработная плата работника становится ниже федерального минимума или минимума штата.
«Заработная плата на самом деле не« получена », если она не выплачивается« бесплатно и ясно », и, таким образом, работник не может« отбрасывать », прямо или косвенно, работодателю или другому лицу в пользу работодателя любую часть заработной платы. заработная плата, выплаченная работнику.”-ДОЛ
Примеры откатов
Вещи, приобретенные работником в пользу работодателя и не возвращенные работнику:
- Масло, шины или ремонт принадлежащего работодателю легкового или грузового автомобиля
- Газ или дорожные сборы при движении по работе
- Стоимость питания или проживания в пути на работу
- Инструменты, необходимые для работы, такие как гвозди или штампы
- Пробег
Пробег Отдача
Поскольку ставка, которую работодатели выбирают для возмещения расходов сотрудникам, не предусмотрена федеральным законом (ставка IRS является просто ориентиром), многие работодатели предпочитают возмещать меньшую ставку, чем ставка IRS.В большинстве случаев это нормально, но в некоторых может быть проблематично.
Например, предположим, что водитель доставщика пиццы зарабатывает 8 долларов в час, а работодатель возмещает 30 центов за милю. Затем сотрудник отбрасывает около 24 центов за милю (поскольку федеральная ставка пробега составляет около 54 центов). Если этот сотрудник проезжает 100 миль в неделю, это 24 доллара. Служащая работает всего 30 часов в неделю, поэтому она возвращает достаточно заработной платы, чтобы снизить ее до уровня ниже федерального минимума. Ее зарплата «бесплатно и ясно» составит 7 долларов.20.
Итак, должны ли работодатели возмещать сотрудникам мили по полной ставке IRS? Может быть. Это зависит от их заработной платы, количества отработанных часов и количества пройденных миль. Только не позволяйте сотрудникам опускаться ниже минимальной заработной платы.
Обязательная минимальная заработная плата
Работники не могут отказаться от своего права на получение минимальной заработной платы. Они могут договориться со своим работодателем о компенсации пробега и расходов, но минимальная заработная плата — это право. Вот почему действует правило отката — чтобы сотрудники получали минимальную заработную плату даже после того, как вернули деньги своим работодателям в той или иной форме.Подобные нарушения закона FLSA приводят к выплате сотрудникам гонораров и невыплаченной заработной платы.
Как сравнить пробег с платежной ведомостью
Сотрудники могут отслеживать пробег с помощью Timesheets.com. Менеджеры могут создавать отчеты о расходах и сравнивать их с отчетами о заработной плате, если они обеспокоены тем, что зарплата сотрудников может опускаться ниже минимальной.
Наши специалисты по внедрению всегда готовы помочь настроить эту и другие функции!
Возмещайте расходы и пробег сотрудников с помощью онлайн-программного обеспечения.
B2 First (Первый сертификат FCE на английском языке) Чтение и использование английского языка Часть 7: Практический тест на множественное соответствие
Your Letters
В этом месяце мы расскажем о ваших первых впечатлениях от вождения. A
Я брал уроки в течение года, прежде чем сдал экзамен по вождению в возрасте восемнадцати лет, но мой отец никогда не помогал мне. Даже после того, как я проезжал мимо, он не разрешал мне пользоваться машиной. Поэтому я брал у отца ключи, прежде чем покинуть многоквартирный дом, где мы жили, и бегал на парковку позади дома, где отец оставил машину ночью.Он почти никогда не ездил на машине после работы. Раньше я ходил к своей девушке или просто ездил, а потом возвращался и оставлял машину в том же самом месте. Однажды ночью я вернулся около десяти тридцать и обнаружил, что парковочных мест не осталось. Полагаю, поскольку я вошел и сразу сказал отцу правду, он неплохо справился с этим. Хотя он прекратил мне получать пособие на четыре недели.
Терри
B
Мой самый неудачный опыт вождения произошел много лет назад, еще до того, как я сдал экзамен по вождению.Отец моей девушки позволял ей одалживать свою машину, когда мы шли в кино или что-то в этом роде. Как бы то ни было, я думал о том, чтобы научиться водить машину, и уговорил ее отпустить меня. Мы поехали на машине на песчаный пляж, где нас никто не видел, и она позволила мне сесть за руль. Нам было так весело, что мы не заметили приближения прилива, пока машина не плавала в воде. Нам пришлось оставить машину на месте и вернуться на автобус, чтобы рассказать об этом ее отцу. Когда мы втроем вернулись, машина была почти залита водой.Излишне говорить, что ее отец был не слишком доволен. Самое смешное, что ее отец продал мне машину после того, как я сдал тест.
Карл
C
Я учил свою маму водить машину, и мы ехали по довольно узкой дороге, по обеим сторонам которой стояли машины. Вдруг из ниоткуда к нам едет молодой человек на велосипеде. Мама нажала на тормоза, но она врезалась в нас, приземлилась на машину и скатилась. Мы с мамой выпрыгнули из машины, чтобы проверить, все ли с ним в порядке.К счастью, он встал и сказал, что с ним все в порядке, только немного потрясенный. Моя мама предложила дать ему немного денег на ремонт велосипеда, и тут появилась старушка. Когда она увидела, что произошло, она начала кричать на мою маму, говоря, что она, должно быть, ехала слишком быстро и что это плохой пример для ее маленькой дочери. Бедная старая мама не сказала ни слова, и мне пришлось объяснять, что она все еще учится водить машину.
Сара
D
Мой совет по обучению вождению — брать уроки у квалифицированного инструктора и никогда не позволять другу или члену семьи пытаться научить вас.Это гарантированный способ испортить хорошие отношения. Каждое воскресенье, когда движение становилось тише, отец забирал меня и водил по улицам нашего родного города и читал лекцию о том, как водить машину, объясняя все, что он делал и почему. В конце концов настала моя очередь попробовать. Мой отец так нервничал, что запаниковал, прежде чем я даже запустил двигатель. Он кричал при малейшей ошибке, а когда урок, наконец, заканчивался, приходил домой и пил большой стакан виски, чтобы успокоиться.
Карен
E
Я не начал учиться водить машину, пока мне не исполнился двадцать один год. Я тратил много денег на уроки, но должен признать, что был ужасным водителем. Когда я впервые сдал экзамен по вождению, никто не ожидал, что я сдам его. Но после еще четырех неудач давление действительно возросло. Я сдал тест в шестой раз и снова провалился, но мне было слишком неловко признаться в этом своей семье, поэтому я просто притворился, что все-таки сдал. Моя семья была в восторге, и на следующий день мама пошла и купила мне машину.Я не знал, что делать, поэтому просто сел и поехал. Я продолжал водить — нелегально — три месяца. К счастью, полиция меня не остановила, и в следующий раз, когда я сдавал экзамен по вождению, я сдал.
Майк
Что делать, если сотрудники всегда разговаривают по мобильным телефонам
Мобильные телефоны отвлекают многих из нас и снижают продуктивность на рабочем месте. Девятнадцать процентов работодателей считают, что их сотрудники работают менее пяти часов в день, и более половины считают, что виноваты сотовые телефоны.
Действительно, каждый звуковой сигнал, гудок и свечение, исходящие от наших личных устройств, призваны заманить нас, отнимая наше время и нарушая нашу концентрацию.Короткий звонок или текстовое сообщение здесь или там может не повредить продуктивности заметным образом, но чрезмерное использование может стать большой проблемой.
Загрузите нашу бесплатную электронную книгу 21 день, чтобы стать более продуктивным владельцем малого бизнеса.
Как бороться с чрезмерным использованием личных сотовых телефонов на рабочем месте
Из-за повсеместной привычки мобильных телефонов владельцы малого бизнеса должны учитывать свое неизбежное присутствие и вмешиваться, когда сотрудники не хотят откладывать свои устройства, точно так же, как они должны действовать с сотрудником, который всегда звонит больному.Ниже приведены несколько тактик, которые помогут вам в определенной мере контролировать мобильные телефоны на рабочем месте.
Лицом к реальности
Сотовые телефоны никуда не денутся. Хотя среда без устройств может быть идеальным местом для вашего рабочего места, это уже нереально. Девяносто пять процентов американцев в настоящее время владеют каким-либо мобильным телефоном, и работодатели, ориентированные на семью, знают, что, несмотря на то, что работа важнее всего, личные устройства жизненно важны для сотрудников, которым необходимо следить за своими детьми и решать важные личные дела в течение дня.
Если нет соображений безопасности, запрет на использование мобильных телефонов на рабочем месте может быть воспринят как наказание и приведет к моральным проблемам. И хотя блокировка сотовых сигналов на рабочем месте может быть заманчивым решением, это непрактично. Отключение Wi-Fi может затруднить ваше собственное деловое общение, а глушитель сотового телефона, который может эффективно отключать сигналы во всей вашей деловой зоне, не только опасен, но и запрещен в США.
Лучше принять мобильные телефоны как часть повседневной работы и установить правила их использования.Пока вы обеспечиваете соблюдение установленных вами политик, вы должны видеть, что использование разрешено на разумных для вашего бизнеса уровнях.
Установить пределы
Вы можете установить ограничения на использование мобильных телефонов в зависимости от характера вашего бизнеса, должности каждого сотрудника и типов проблем, с которыми вы столкнулись. Например, использование сотового телефона обычно запрещено при следующих обстоятельствах:
- Во время собраний, тренингов и конференций
- Когда сотрудники взаимодействуют с клиентами
- В производственных помещениях и на кухнях или при использовании тяжелого оборудования в качестве мобильного телефона может представлять угрозу безопасности
- Во время вождения, кроме случаев, когда доступно соединение Bluetooth или когда водитель съехал на обочину дороги.(Это требование обеспечивается OSHA, Федеральной администрацией по охране труда и здоровья, за которую вы несете юридическую ответственность как работодатель.)
В вашей политике в отношении мобильного телефона также может быть указано:
- Когда можно использовать мобильный телефон в течение рабочего дня, например, во время перерывов и в обеденное время
- Частота и продолжительность разговоров, разрешенных в рабочее время
- Если разрешены гарнитуры
- Где хранить личные устройства.Храните телефоны вне поля зрения, например в ящик стола, — это эффективный способ свести к минимуму отвлекающие факторы.
- Надлежащее использование в рабочее время. Например, деловые звонки и короткие разговоры или текстовые сообщения с членами семьи могут быть приемлемыми, но игры или загрузка музыки — нет.
Просто убедитесь, что устанавливаемые вами ограничения являются справедливыми и гибкими. При необходимости вы всегда можете ужесточить свою политику.
Определите этикет для мобильных телефонов
Сотовые телефоны не только отвлекают своих владельцев, но и звонки могут особенно раздражать сотрудников, сидящих рядом с говорящим.Эти рекомендации могут свести к минимуму сбои и помочь сохранить спокойствие, даже когда сотрудники разговаривают по своим телефонам:
- Установите вибрацию сотовых телефонов и беззвучную мелодию звонка
- Говорите тихо
- Поддерживайте короткие звонки
- Принимайте личные звонки наедине
- Избегайте оскорбительных выражений
- Используйте текстовые сообщения как быструю и тихую альтернативу разговору по телефону
- Do не использовать камеры сотового телефона (для защиты частной жизни)
Запишите правила использования мобильного телефона
Чтобы обеспечить понимание и соблюдение вашей политики в отношении надлежащего поведения при использовании мобильного телефона, изложите ее в письменном виде.Излагайте свои термины ясным, недвусмысленным языком вместе с обоснованием каждого из них, например, для обеспечения безопасности или поддержания производительности. Включите дисциплинарные меры, которые будут применяться в случае нарушения условий политики. Это может включать в себя несколько этапов (устное предупреждение, письменное предупреждение и последнее предупреждение) и может включать запрет на использование мобильного телефона, если его использование мешает бизнес-операциям, и возможность прекращения его использования, если использование вызывает несчастный случай или нарушает политику конфиденциальности компании.
Требовать от всех сотрудников ознакомиться и подписать политику, указав, что они понимают условия политики и последствия нарушений.
Пример
Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники усвоили новые привычки использования мобильных телефонов, вы должны безупречно моделировать поведение, которое вы хотите развивать. Если вы принимаете личные звонки или текстовые сообщения во время встреч, ваши сотрудники не будут серьезно относиться к вашей политике в отношении мобильных телефонов. Будьте образцом для подражания, и ваши сотрудники с большей вероятностью последуют их примеру.
Обеспечьте соблюдение своей политики
Обеспечьте последовательное и единообразное применение вашей политики.Простая прогулка по рабочему месту может быть эффективным способом ограничить использование мобильного телефона, но остерегайтесь переусердствовать. Зависание можно рассматривать как микроменеджмент, порождающий недовольство среди сотрудников и, в конечном итоге, обратный эффект.
Сначала вам может потребоваться выпускать ежедневные напоминания. Если проблемы сохраняются по прошествии определенного периода времени и вызывают перебои в работе или снижение производительности, возможно, пришло время для более серьезного разговора с теми сотрудниками, чьи привычки к использованию мобильных телефонов более укоренились.
Принять дисциплинарные меры
При принятии дисциплинарных мер следуйте стандартной последовательности устного предупреждения, письменного предупреждения и последнего предупреждения перед увольнением сотрудника. Тщательно документируйте свои обсуждения и будьте максимально честными, чтобы снизить риск правовых последствий. В Пособии для владельцев малого бизнеса Хартфорда изложены некоторые лучшие профессиональные практики в области управления персоналом, которые вы можете рассмотреть, если увольнение станет необходимым.
Следующие шаги : Вы заинтересованы в изучении дополнительных способов более эффективного управления своими сотрудниками, но у вас нет времени, чтобы быть в курсе последних исследований и тенденций в области управления талантами? Мы подготовили для вас еженедельную рассылку Small Biz Ahead Newsletter.Зарегистрируйтесь сегодня и начните получать инструменты, идеи и ресурсы, которые помогут вам вести успешный бизнес.
.