Что это ecm: Что такое ECM? Все о ECM.

Содержание

Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)

Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM-системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM-системам.

Любая ECM-система — это автоматизированная многопользовательская платформа, которая служит для сопровождения процесса управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Иногда ECM-платформы называют системами электронного документооборота (СЭД), хотя понятие ECM несколько шире.

Корпоративная информация обычно достаточно не имеет чёткой и единой для всех организаций структуры — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей, а также прочие материалы, которые используются в работе компании. Таким образом, перед ECM системами стоит задача управления и обеспечения доступности этой разнородной информации.

Еще один важный аспект работы ECM — это разграничение доступа к информации, некоторые материалы могут быть конфиденциальны или содержать коммерчески значимую информацию, которая не должна попасть «не в те руки». Классический путь организации хранения информации и доступа к ней не позволяет в достаточной мере разграничить права — как правило, если разграничение доступа и присутствует, то на уровне достаточно больших групп пользователей.

Как правило, ECM-системы решают следующие задачи:

управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа;
управление шаблонами документов — унификация документов, используемых в корпоративном документообороте;
управление архивами — долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес-задачами, с законодательными и отраслевыми нормами;
управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) — поддержка бизнес-процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов;
управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами;
управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации;
документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Мы занимаемся разработкой бизнес-приложений, в том числе и проектированием, созданием и внедрением ECM-систем, построенных на базе веб-технологий. ECM обычно очень широко используется в организациях, важны простота и удобство доступа к ним, поэтому клиент-серверные решения с веб-интерфейсами являются наиболее эффективными для реализации подобного рода платформ.

ECM (enterprise content management) — управление корпоративным контентом

ECM — управление корпоративным контентом

ECM (enterprise content management, управление корпоративным контентом) — стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

ECM-система обеспечивает управление цифровыми документами и контентом других типов, а также хранение, обработку и доставку контента в рамках организации. При этом контент может быть слабо структурированным, т. е. представлять собою электронные документы с различными наборами полей, рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео, аудиофайлы и т.д.

Исследовательская и консалтинговая компания Gartner определяет современные ECM-системы как программные решения, реализующие следующие ключевые функции:

управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;

управление образами документов (document imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;
управление записями(документами) — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
управление потоками работ (workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
управление мультимедиа-контентом (DAM) — управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например флеш-баннерами, рекламными роликами;
управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;

документно-ориентированное взаимодействие (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка деятельности проектных команд.

Отличие функциональности ECM-систем от систем электронного документооборота (СЭД), более привычных на просторах СНГ, состоит не только в том, что основная единица, с которой работает СЭД, — это документ, у которого должны быть реквизитная и информационная части. СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии (работа со входящими, исходящими и внутренними документами). В СЭД могут также входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан и т. д.

ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и, соответственно, состав модулей тоже иной. Цель ECM-систем заключается в создании единого информационного пространства организации, обеспечении непротиворечивости информации, содержащейся в разных документах, предоставлении каждому пользователю всей необходимой информации в удобном для восприятия виде.

В системе IT-Enterprise описанная выше концепция реализована в продукте «Документооборот ECM».

ECM-система | Глоссарий ПитерСофт

ECM-система | Глоссарий ПитерСофт ECM-система (Enterprise Content Management systems) — система управления информационными ресурсами предприятия.

В данном контексте информация предполагается неструктурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т.д. Ближе всего к понятию ECM находятся системы электронного документооборота (СЭД). С другой стороны, в качестве

ECM-системы можно рассматривать многофункциональные платформы для разработки решений в области управления информацией.

Системы управления информационными ресурсами предприятия — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Функции современных ECM-систем:

Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
Управление записями — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
Управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
Управление Web-контентом (WCM) – автоматизация роли Web-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
Управление мультимедиа-контентом (DAM) – управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами.
Управление знаниями (Knowledge Management) – поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
Документоориентированное взаимодействие — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Для комфортного просмотра сайта обновите браузер

Сайт Питерсофт использует новейшие технологии, чтобы предложить лучшие онлайн возможности. Мы обнаружили, что версия вашего браузера не является самой последней. Пожалуйста, обновите версию своего браузера, чтобы избежать проблем с работой сайта. Спасибо!

#DEMO_REQUEST_BPM_MODAL# #DEMO_REQUEST_UP_MODAL# #TRIAL_REQUEST_BPM_MODAL# #TRIAL_REQUEST_UP_MODAL# #REQUEST_PRODUCTS_MODAL# #REQUEST_SERVICES_MODAL# #REQUEST_PRICE_INFO_MODAL# #ORDER_PRODUCTS_MODAL# #QUESTION_MODAL# #FEEDBACK_MODAL# #RESUME_MODAL#

Workflow и Enterprise Content Management (ECM): что это такое?

Система workflow — дирижер, который руководит совместной работой исполнителей (предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т. д.). Поэтому, выбирая workflow, следует в первую очередь сопоставить предлагаемое решение с принятой практикой работы организации, имея в виду, что не все исчерпывается движением документов.

О workflow и других составляющих современной концепции Enterprise Content Management (ECM) — в этой статье.

Слово «документооборот» невозможно однозначно свести к одному из общеупотребимых англоязычных ИТ-терминов. Конечно, есть строгое определение, предлагаемое ГОСТом, но на практике задача, как правило, ставится максимально широко — автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management (ECM) и её составляющая часть — workflow.

ИТ-менеджеры, опрошенные Gartner, по приоритетности в текущем году поставили ЕСМ на второе место — вслед за безопасностью. Между тем сам термин Enterprise Content Management начинает регулярно упоминаться в отчетах Gartner всего лишь с 2001 года. Откуда такой неожиданный рост интереса к ECM?

Видимо, пройдена критическая точка. Накопилось действительно много документов, критически важных для бизнеса, существующих только в электронном виде. Но, скорее, проблема даже не в количестве документов, а в том, что для работы с ними нужна стройная взаимосвязанная система. До поры поддерживать эту систему удавалось при помощи простых, но разрозненных средств, начиная от папок на файловой системе и электронной почты и заканчивая специализированными приложениями. При этом вся «бизнес-логика», прообраз workflow, содержалась в головах людей, которые и служили своего рода справочно-поисковой системой для остальных сотрудников, всегда зная, где найти нужный документ или у кого еще спросить. Можно сказать, ЕСМ в организациях функционировала неформально, на общественных началах.

Но настает момент, когда ни один человек уже не в состоянии удержать в голове все взаимосвязи и всю логику организации информации. Поэтому возникает потребность в системе, которая могла бы эту проблему решить.

Оглянемся назад, ибо ничто не возникает на пустом месте. Первые три десятилетия развития ИТ основное внимание уделялось структурированным данным, процессам их сбора, хранения и обработки. Для работы с неструктурированной информацией использовались лишь простые инструменты наподобие текстовых процессоров. В то время чаще всего имелся единственный общий адрес электронной почты на всю организацию, а об Internet никто и не слыхивал.

Но в конце 90-х годов сложилась парадоксальная ситуация. Более 80% всей корпоративной информации стало храниться в виде неструктурированных документов, и при этом практически не было систем, которые обеспечивали бы ее надежное хранение и удобный доступ.

Конечно, можно продолжать считать, что, к примеру, электронная переписка сотрудников не представляет особой важности для компании, однако недавно пять крупных американских брокерских компаний серьезно поплатились за такое пренебрежение: им предстоит выплатить более 8 млн. долл. штрафов. Действующими правилами Нью-йоркской фондовой биржи предписывается три года хранить электронные документы, относящиеся к проводимым ими операциям. Однако нередко случалось, что сотрудники увольнялись, а их преемники стирали электронную почту своих предшественников.

Итак, пора признать, что накопленные массивы электронной информации являются ценнейшим интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью. Обращаться с таким достоянием следует особенно бережно. При этом мало сохранить его — интеллектуальные активы должны быть легко доступны. Организации должны получать отдачу от инвестиций, вложенных в их создание.

Аналитики сегодня рассматривают ЕСМ как стратегическую концепцию, призванную помочь справиться с последствиями информационного взрыва. Взоры ИТ-менеджеров обращены в сторону соответствующих решений, которые призваны объединить разрозненные технологии, поддерживающие работу с неструктурированной информацией.

Можно ли руководить знаниями?

Переводим термин ЕСМ

За последний год термины ЕСМ и workflow обосновались на страницах компьютерной прессы и в бизнес-планах ИТ-менеджеров. Даже авторитетная организация AIIM теперь именует себя The Enterprise Content Management Association вместо старого The Association for Information and Image Management.

Ha русский язык Enterprise Content Management (ЕСМ) чаще всего переводят загадочной фразой «управление корпоративным содержанием», что едва ли раскрывает происхождение и смысл данного термина. Попробуем разобраться.

Мы настолько привыкли к таким языковым конструкциям, как «управление документами», «управление знаниями», «управление отношениями с клиентами», что, повторяя их как заклинания, уже не задумываемся о смысле. Между тем глагол «управлять» означает «руководить», «направлять деятельность», «направлять движение». Управлять можно автомобилем, лошадью, государством, хозяйством. Можно принять и термин «управление деловыми процессами», подразумевающий руководство деятельностью людей. Но как управлять, скажем, знаниями? Разве ими можно руководить?

Английский глагол manage имеет несколько значений. Одно из них — «руководить», «управлять», «стоять во главе» — наиболее популярно благодаря интересу к вопросам управления экономикой. Слово «менеджер» практически вытеснило из обихода слово «управляющий», которое повсеместно использовалось раньше. Но у manage есть и иное значение — «уметь обращаться», «справляться». Поэтому термины Knowledge Management или Content Management следует трактовать как «умение обращаться со знаниями» (с «контентом»).

Далее. Английское слово content означает «нечто, что содержится внутри». Применительно к письменным работам оно обычно употребляется в словосочетании table of contents, по-нашему, «содержание», а точнее, перечень всего, что содержится в книге. В информационных технологиях термин content стали использовать, чтобы обобщить понятие «документ» на такие нетипичные ранее данные, как видео, аудио и мультимедиа. В частности, подобную трактовку дает Дебора Логан, директор по исследованиям GartnerGroup.

Kpoмe того, можно трактовать content как часть или элемент чего-то более сложного. При этом документ представляется состоящим из отдельных информационных элементов (piece of content), c которыми можно работать независимо друг от друга — например, разграничивать доступ к разным разделам документа.

Первоначально понятие content management прочно ассоциировалось именно с процессом публикации и обновления информации на Web-сайтах: нужна была технология, которая позволяла бы следить за актуальностью сайта. Термин «контент» использовался (и продолжает использоваться) в Internet-сообществе как синоним слова «информация», обозначая информационное наполнение сайта, то есть все то, что «выложено» на нем, — тексты, рисунки, фотографии. Слово «контент» уже употребляется в русском языке (пример: контент-анализ — метод изучения прессы). Поэтому вполне уместно употреблять слово «контент» как есть, без перевода, подразумевая под этим информацию, которая содержится в документе, или ее отдельные фрагменты.

С приставкой enterprise дело гораздо проще. Это своего рода индикатор зрелости. Слово enterprise, появляясь в названии, означает принятие технологии корпоративными заказчиками, ее способность решать задачи, стоящие перед крупными организациями. Технология ЕСМ выросла из Web Content Management и стала применяться для работы со всей корпоративной информацией, а не только для поддержания сайта.

Итак, Enterprise Content Management (ЕСМ) — это «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией», что наглядно отражает суть и выглядит более логичным, чем безликое «управление корпоративным содержанием». Точнее называть подобные системы системами управления информационными ресурсами предприятия, понимая при этом, что они помогают «управиться» с информацией — быстро в ней ориентироваться, а не командовать ею.

Увы, не всегда удается предложить краткий адекватный термин для понятия, сформировавшегося в иной языковой среде. Не стоит любой ценой пытаться назвать его по-русски. Важно однозначно толковать смысл этого понятия, а для его обозначения можно пользоваться английской аббревиатурой, подобно тому как мы употребляем сокращения ERP, CRM и др. Поэтому в дальнейшем будем говорить просто — ЕСМ.

Content vs. Document — курица или яйцо.

Управление докуменатми в ECM-системе

Почему вдруг понятие «документ» ушло в тень, а на первый план вышел контент? Поставщики систем управления документами подвергли остракизму слово «документ» и стали называть свои продукты системами управления контентом. И это не просто дань моде, а реакция на потребности клиентов.

Действительно, чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения; затем, после утверждения, документ публикуется на сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF для дальнейшего распространения. С точки зрения потребителя информации это один и тот же документ, а с точки зрения классической системы управления документами — три разных. Обеспечив поддержку всего жизненного цикла документов, поставщики систем управления документами стали именовать свои продукты системами управления контентом, что подчеркивало их новое качество: они смогли отделить информацию-контент от документа-формы, научившись управлять представлением этой информации.

Конечно, для принятия решений важно содержание, на содержании стоит фокусировать все свое внимание, абстрагируясь от формы, то есть от формата документа, способа хранения и доступа. Но можно пойти и дальше — сказать, что слова, в которые облечена информация, это тоже всего лишь форма. Где остановиться?

На практике более 90% документов создаются в расчете на то, что они будут распечатаны на черно-белом принтере на листах А4. Какое негодование вызывают у нас Web-страницы, на два сантиметра не влезающие по ширине листа! Или когда на последнем листе документа печатается всего две строчки! Мы все еще предпочитаем потреблять информацию в виде бумажных документов, сидя в кресле в самолете или лежа на диване.

Что касается иных миров — мультимедиа, то это дело будущего. Реально нет широкой практики использования подобных данных в бизнесе. Нет общепринятых стандартов и настольных инструментов для работы, например, с видео.

Поэтому дискуссия о приоритете содержания над формой носит пока академический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» — практически одно и то же, а потому краеугольным камнем ЕСМ является система управления документами (Document Management, DM).

Рецепт создания ЕСМ

Взять за основу Document Management, добавить Web Content Management, смешать все с workflow и collaboration, затем украсить Knowledge Management и накрыть зонтиком Enterprise Portal. Смешать, но не взбалтывать.

Что касается ЕСМ, то это пока действительно «коктейль», его рецептура может отличаться от бара к бару. ЕСМ — новая область, терминология в которой окончательно не определилась, и даже эксперты дают порой весьма разноречивые определения.

Концепция ЕСМ есть результат конвергенции систем управления документами, информацией на Web-сайтах, средств автоматизации деловых процедур, групповой работы и управления знаниями и ряда других технологий. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.

Рассмотрим подробнее составляющие коктейля ЕСМ и их роль в достижении общего эффекта.

Некоторые аналитики включают в ЕСМ также и средства интеграции приложений (Enterprise Application Integration, EAI), добычи данных, управление хранением, средства агрегирования и синдикации контента и ряд других технологий. Но если привести все к общему знаменателю, то для построения ЕСМ-решения вполне достаточно перечисленного выше. Остальное — по вкусу.

Всякий дом начинают строить с фундамента. Для ЕСМ фундаментом является Document Management, потому что, прежде чем что-то делать с документами, нужно научиться их хранить и систематизировать. Поэтому организациям, решившим строить систему ЕСМ, следует начать именно с управления документами. Это позволит навести порядок в документах и даст немедленный эффект в виде экономии времени на поиск и исключения затрат на повторное создание документов.

Сегодня управление документами становится таким же обязательным элементом информационной инфраструктуры организаций, как электронная почта, и. .. скоро исчезнет. Исчезнет как отдельное приложение и превратится в общедоступную услугу.

Невзирая на все успехи электроники, бумажные документы не исчезли с наших столов. И не исчезнут еще довольно продолжительное время. Поэтому в составе ЕСМ-решения обязательно присутствуют средства ввода бумажных документов, естественно, путем сканирования.

Казалось бы, чего проще: положил документ в сканер, нажал кнопку — и готово! А если нужно ввести 5 тыс. страниц в день? И заполнить карточку на каждый документ? Нужна целая технологическая линия, конвейер по вводу документов. Именно в силу технологических особенностей задачи массового ввода документов выделяются в отдельный блок.

Красивый фасад — управление информацией на Web-сайтах. Web Content Management служит своего рода насосом, который выкачивает информацию из внутренних хранилищ (например, из репозитариев систем управления документами) и делает ее доступной внешним пользователям — посетителям сайта или электронного магазина.

Управление знаниями — это то же самое, что средства оперативной аналитической обработки и Business Intelligence для структурированных данных. Knowledge Management — инструмент анализа неструктурированных данных.

Если бы все в жизни можно было упорядочить и систематизировать, то и задача построения ЕСМ была бы проще. Однако далеко не все документы попадают в хранилища: многие важные данные хранятся в электронной почте, в файловой системе или СУБД. Одна из функций систем управления знаниями состоит в обеспечении сквозного поиска и доступа к любым данным, вне зависимости от места их хранения. Без системы управления знаниями невозможно рационально организовать сбор и анализ информации, поэтому Knowledge Management также считается обязательным кирпичиком в здании ЕСМ.

Найти черную кошку в темной комнате.

Поиск и категоризация в ECM-системе

Хранить и накапливать информацию человечество научилось уже давно. Библиотеки и архивы существуют тысячи лет. Но не так просто найти нужные сведения, даже точно зная, что они где-то есть! И уж совсем невозможно найти то, что нужно, быстро — особенно если не знать точно, что ищешь.

Для пользователя ECM-система должна предоставлять средства навигации, которые отображали бы логическую и понятийную структуру хранилища информации, подобно систематическому каталогу в библиотеке. Ядром любой ECM-системы является мощный сервер полнотекстового поиска. В принципе можно сказать, что все современные поисковые системы выросли из утилиты grep — еще создателям Unix потребовалась возможность поиска по содержимому файлов. Этого было достаточно, пока мы вели поиск в основном по своим собственным «исходникам» или по документации на любимый компилятор. С ростом объемов информации, и особенно в эпоху Internet, простой поиск перестал быть полезным. Если в ответ на запрос вы получаете несколько миллионов ссылок — это все равно что ничего.

Если выполнить поиск в Сети на слово lotus, то мы получим примерно 7,5 млн. ссылок. Тут будет и программное обеспечение, и автомашины Lotus, и собственно цветок лотоса, туристические фирмы, студии звукозаписи, стиральный порошок и многое другое. Если поискать на слово hummingbird, получится «всего» 650 тыс. ссылок — на производителей программного обеспечения и спортивной одежды, будет студия звукозаписи Hummingbird Records, методика изучения английского языка, эхолоты и, конечно, колибри.

Как в этом разобраться? На помощь приходят средства автоматической категоризации информации, которые позволяют автоматически построить таксономию и потом распределить имеющиеся документы и новые поступления по ее разделам. Наиболее известный пример таксономии — система классификации видов растений и животных. Ключевое отличие современных систем управления знаниями от работы Карла Линнея или Чарльза Дарвина заключается в том, что, строя систематику, они действуют автоматически, без априорных предположений о внутренней логике и взаимосвязях объектов. Эта логика как раз и выявляется в результате работы, что позволяет избежать влияния субъективного фактора. (Естественно, допускается и режим ручного редактирования полученной таксономии.)

Мы не пытаемся втиснуть свои знания в кем-то сформированную систему классификации. Наоборот, такой подход позволяет выявить скрытые взаимосвязи и сделать их явными. Используя методы автоматической категоризации, можно регулярно контролировать, насколько наши представления о предметной области соответствуют текущему состоянию дел. Так, если появляется множество документов, которые невозможно автоматически отнести ни к какой рубрике, это явный сигнал, что возникло нечто принципиально новое.

Подобные методы находят широкое применение в системах анализа публикаций в СМИ, мониторинга действий конкурентов, в изучении социальных и политических проблем, в ситуационных центрах и т. д.

В последнее время наблюдается «конверсия» высокоинтеллектуальных систем управления знаниями. Если раньше эти технологии использовались практически только разведслужбами, как государственными, так и корпоративными, то теперь они становятся частью настольных систем, доступных рядовому пользователю. Например, в Telecom Italia подобная система управления знаниями охватывает 50 тыс. рабочих мест, предоставляя пользователям возможности поиска и навигации по кластерной карте знаний.

Превращение канцелярской крысы.

Управление записями/канцелярия в ECM-системе

Долгое время управление записями (Records Management, RM) прочно ассоциировалось с поддержкой рутинных канцелярских процедур. Теперь же этой технологии отводится одно из ключевых мест в концепции ЕСМ. Что произошло?

Оказалось, что процедуры, разработанные для учета и хранения официальных документов, идеально подходят для поддержки жизненного цикла любой информации — от ее создания до уничтожения. Это актуально не только для бумажных, но и для электронных документов, в частности для переписки по электронной почте, где часто содержится важная деловая информация. Распространение отлаженной технологии на новые типы объектов, которые играют ту же роль, неся в себе информацию о принятых решениях и фактах из жизни организации, возможно имеющих юридические последствия, достаточно очевидно.

Секрет нынешней популярности систем управления записями в другом: с их помощью можно поддерживать актуальность информации на Web-сайте или в системе электронной коммерции, определять, какие данные ERP следует хранить, а какие нет, и т. д. Произошло волшебное превращение «канцелярской крысы». Из сугубо вспомогательного компонента информационной системы управление записями превратилось в стратегически важное решение, от успешной реализации которого зависит бизнес организации.

Современная система ЕСМ должна обеспечивать поддержку жизненного цикла всех информационных объектов, и применение проверенной технологии управления записями выглядит наиболее разумным решением.

Оркестр и дирижер.

Место workflow в ЕСМ-системе

Итак, все на своих местах — и документы, и люди. Но как обеспечить согласованную работу людей и подразделений, чтобы добиться общего результата? Всякий ИТ-менеджер, решивший внедрить ЕСМ, обязательно спрашивает: «А есть ли в вашей системе workflow?»

Эскимосы различают 70 разновидностей снега. Существует и множество типов workflow, которые отражают разные приемы и способы работы. Различают производственные (productive), административные, коллаборативные, ориентированные на документы и другие типы workflow.

Выбор того или иного продукта определяется скорее не его техническими особенностями, а культурой организации и принятыми правилами игры. Именно поэтому так много неудачных проектов по внедрению workflow. Когда пытаются сломать сложившиеся стереотипы поведения, редко удается добиться результата.

Система workflow — дирижер, который руководит совместной работой исполнителей. Конечно, властный дирижер может заставить исполнителей играть, как ему нужно. Но результат едва ли будет убедительным, когда есть скрытое противостояние. Поэтому, выбирая workflow, следует в первую очередь сопоставить предлагаемое решение с принятой практикой работы организации, имея в виду, что не все исчерпывается движением документов. Не менее важны возможности интеграции с другими бизнес-приложениями, включая ERP и CRM. Роль workflow гораздо шире — обеспечить совместную работу не только людей, но и различных приложений.

Среди производителей систем управления документами, а теперь и ЕСМ, правилом хорошего тона стало наличие модуля workflow в составе их решений. Однако чаще всего это простые средства, которые не могут решить всех задач организации. Их несомненный плюс — тесная интеграция с основной системой. Но это же и является недостатком: система workflow должна организовывать взаимодействие не только сотрудников, но и различных организаций. И бизнес-процесс не всегда стоит выстраивать «от документа» — документы сопровождают процесс, могут порождаться в его ходе, могут использоваться для принятия решений, но не всегда являются его движущей силой.

Новые коллаборационисты

Взаимодействие в рамках концепции ECM. Workflow vs. Collaboration

В годы Второй мировой войны коллаборационистами во Франции презрительно называли марионеточное правительство Виши. Сегодня Vichy — это известная косметическая фирма, а collaboration — весьма популярная технология. Саймон Ховард из Gartner утверждает, что на смену workflow идет collaboration — взаимодействие и коллективная работа.

Чем же не угодила технология workflow? B первую очередь долгим циклом внедрения. Ведь сначала нужно описать бизнес-процессы, затем их оптимизировать и реализовать в виде workflow-процедур. За это время в организации могут произойти столь существенные изменения, что все придется начинать заново. В противоположность этому, collaboration позволяет работать «с колес» — поддержать процессы взаимодействия в слабо формализованной среде. Есть еще одна причина нынешнего бума collaboration — возможность включить в бизнес-процессы сторонние организации и внешних консультантов, реализовать концепцию «расширенного предприятия» (Extended Enterprise).

Итак, workflow можно продолжать использовать для поддержки рутинных стандартных процедур с целью их интенсификации и оптимизации, а технология collaboration необходима там, где есть творческие процессы, которые трудно поддаются формализации, где деятельность организована скорее по проектному принципу, где требуется поддержать работу распределенных команд и рабочих групп.

ЕСМ выходит за рамки одной организации и вовлекает в свою орбиту внешних консультантов, партнеров, поставщиков и клиентов компании. Поэтому сегодня в составе ЕСМ-решения обязательно присутствует компонент, обеспечивающий групповую работу.

Под одним зонтиком

ПОртал предприятия, как часть ECM-среды

По образному определению аналитиков Merrill Lynch, данному в «далеком» 1998 году, корпоративный портал — это приложение, которое помогает компаниям «отпереть внутренние и внешние хранилища информации и обеспечить пользователям единый вход для доступа к персонализированной информации, чтобы принимать более информированные бизнес-решения».

Портал — зонтик, который накрывает все источники информации, внутренние и внешние, структурированные и неструктурированные, а также все корпоративные приложения, включая системы ERP, CRM и ЕСМ.

Портал формально не является частью ЕСМ, однако без него нельзя себе представить систему в целом. Ряд компаний (например, Hummingbird, IBM и Microsoft) предлагают комплексные решения, включающие ЕСМ и портал. И недаром все разработчики «чистых» систем ЕСМ/WCM (такие, как Documentum, FileNET, Interwoven, Vignette) предоставляют модули для публикации информации в корпоративные порталы — без портала здание ЕСМ выглядит незавершенным.

Портал обеспечивает представление информации, ее персонализацию и единую рабочую среду, а также обеспечивает разграничение доступа и единую политику безопасности. Выходит, что, с одной стороны, портал служит «фронт-эндом» для ЕСМ, обеспечивая пользовательский интерфейс, и с другой стороны — «бэк-эндом», поддерживая традиционные сервисные функции доступа к данным и систему безопасности.

Управление интеллектуальными активами в ECM-системе

Аналитики Gartner предсказывают, что нематериальные интеллектуальные активы к 2007 году обеспечат более 90% рыночной стоимости ведущих мировых компаний. Так, в балансовом отчете IBM за 2001 год прибыль от интеллектуальных активов составила 1,5 млрд. долл. — благодаря системному подходу к управлению своими патентами, ноу-хау и другими нематериальными активами.

Компании пришли к пониманию того, что традиционный бухгалтерский учет не охватывает ценности, которые движут новой экономикой. Умение управлять своими интеллектуальными активами представляется ключевым фактором успеха и важным конкурентным преимуществом.

В первую очередь компании стремятся наладить учет таких традиционных нематериальных активов, как патенты и торговые марки, и уже одно это дает ощутимый эффект. Однако инвестиционная привлекательность компаний также сильно зависит от многих факторов, которые не находят пока отражения в годовых отчетах. Например, степень удовлетворенности и лояльности заказчиков — эти данные можно почерпнуть из CRM. Из ERP можно почерпнуть данные о производстве, персонале, о расходах и доходах, оценить методы управления компанией.

Но все равно очень многое остается за кадром. Недаром столь часто упоминается факт, что неструктурированные документы составляют более 80% корпоративных данных, — ведь именно на основании этой информации и принимаются бизнес-решения. А чтобы добиться прозрачности, необходимой инвесторам, нужно не только показать цифры, но и предоставить документы, по которым можно судить о правомерности и целесообразности тех или иных действий.

Но и это не все. Огромное множество документов на первый взгляд не имеют непосредственного отношения к бизнесу, однако в них заключается коллективный опыт и корпоративная память организации. В современных высокотехнологичных отраслях и в секторе услуг подобная информация как раз и составляет их основную ценность. У компаний, подобных Microsoft или PricewaterhouseCoopers, нет в собственности заводов и фабрик, земельных угодий и других традиционных средств производства. Однако же они неплохо зарабатывают — своими мозгами.

ЕСМ помогает наладить учет всех «кусочков информации» — piece of contents — и наряду с системами CRM и ERP, a также с решениями класса Business Intelligence служит основой для полномасштабного управления интеллектуальными активами предприятия (Intellectual Asset Management, IAM). Поэтому инициатива ЕСМ должна исходить не от ИТ-менеджера, а от финансового директора. Деньги, вложенные в создание контента, должны точно так же приносить прибыль, как и деньги, вложенные в производство.

Литература

Mancini J. Enterprise Content Management: Critical Technologies for Business Applications // AIIM, 2001.
Jennings T. Defining The Document and Content Management Ecosystem // Butler Group, September 2002.
Maziarka M. Building an e-Business Portal? Gain Control of Your Documents First // CAP Ventures, September 2002.
Taxonomy & Content Classification // White Paper, Delphi Group, 2002.
Benefits of Intellectual Asset Management // Delphion, 2002.
Medina R., Meyers S., Fenner J. Document Workflow in the Enterprise // Doculabs, 2002.
Gilbert M., Logan D. CIOs demand content management // Garnter Group, July 2002.
Microsoft SharePoint Portal Server: Advanced Technologies for Information Search and Retrieval // White Paper.
Толковый словарь английского языка, Merriam-Webster Online. http://www.m-w.com/
Толковый словарь русского языка, портал «Кирилл и Мефодий». http://www.km.ru/.

ТЕХНОЛОГИИ	НАЗНАЧЕНИЕ
Document Management (управление документами)	Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.
Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов)	Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутирования (индексирования) и загрузки в репозитарии документов.
Records Management (управление записями)	Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения
Knowledge Management (управление знаниями)	Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов.
Web Content Management (управление информацией на Web-сайтах)	Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами.
Workflow (автоматизация деловых процедур)	Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т. д.
Collaboration (коллективная работа)	Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.
Enterprise Information Portal (информационный портал предприятия)	Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств.

Станислав Макаров

Что такое система электронного документооборота (СЭД)? — Directum

Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях процесса: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть рабочего времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.

Чем СЭД отличается от ECM-системы?

У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Так что если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM-систем шире.

Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM-системах, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

сокращаются трудозатраты: работа с контентом оптимизируется, а это влечет за собой ускорение всех бизнес-процессов компании.
бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов процесса в СЭД, можно отследить ход его исполнения и соблюдение сроков, благодаря этому руководство контролирует деятельность бизнеса и проводит своевременный мониторинг ситуации.
исполнительская дисциплина повышается: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются исполнителями. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы.
гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации.
соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании.
развивается корпоративная культура: взаимодействия сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации.
новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают возможность быстрого доступа к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее.
повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

Система электронного документооборота в организации

Компания Directum представляет современную систему электронного документооборота с продуманной эргономикой Directum RX. С ее помощью заказчики автоматизируют работу с документами, выстраивают бизнес-процессы, а при интеграции с сервисами переходят на цифровое взаимодействие с контрагентами.

Система электронного документооборота DirectumRX обладает рядом преимуществ:

Для крупных компаний:

Современная архитектура, обеспечивающая отказоустойчивость, высокопроизводительность.
Настройка системы электронного документооборота с учетом требований бизнеса и отрасли заказчика.
Поддерживает работу с СУБД Postrges Pro.
Полный контроль над процессами в компании.

Для среднего и малого бизнеса:

Быстрое внедрение и первичная настройка. Возможность быстрого старта, без привлечения программистов.
Работа в облачной системе электронного документооборота в организации.
Поддерживает работу СУБД PostrgeSQL.
Полный контроль над процессами в компании.

Узнайте все преимущества системы электронного документооборота Directum RX.

Что такое ECM (Enterprise Content Management)? #основы #СЭД #ECMJ

Брайан Духон, Джииту Патэл и Рик Такер

Управление корпоративным контентом (ECM) – это набор технологий, используемых для сбора, управления, хранения, защиты и доставки информации, относящейся к организационным процессам. Инструментарий и стратегии ECM обеспечивают управление неструктурированной информацией вне зависимости от ее места нахождения.

Контент в работе

Недостаточно просто «управлять» контентом. Безусловно, возможность обеспечить доступ к нужной версии документа – важная задача, однако, организации не должны на этом останавливаться. Контентом нужно управлять так, чтобы он способствовал достижению поставленных перед компанией целей. Ядром этой стратегии является набор инструментов и технологий ECM, которые охватывают полный жизненный цикл корпоративного контента: от его создания до уничтожения. Для полного понимания того как работает ECM, предлагаемая вашему вниманию статья приводит в качестве примера типичный процесс обработки информации, а также знакомит с четырьмя областями, где от контента и ECM зависит успешность вашей компании: соответствие нормативным требованиям, совместная работа, непрерывность и затраты.

Самым важным в ECM-технологии является то, она является постоянно развивающаяся стратегией получения максимальной эффективности от использования корпоративного контента. Вы можете использовать нижеприведенную информацию в качестве отправного пункта для пересмотра жизненного цикла контента. Разбейте типичный процесс обработки контента в вашей организации на этапы, чтобы увидеть, какие звенья используемых приложений и стратегий пересекаются и какие требуют доработки. Данная статья только подводит вас к осознанию того, насколько сложен и многоступенчат любой процесс, связанный с управлением корпоративным контентом. Нелишним будет напомнить, что вы должны «подогнать» инструменты предлагаемой технологии под нужды ВАШЕЙ организации. Технология ECM позволяет оптимизировать управление контентом, однако, основное внимание нужно уделить лежащей в ее основе стратегии.

Соответствие нормативным требованиям

Ключевой фактор успешной реализации стратегии соответствия нормативным требованиям заключается в интеграции самой идеи соответствия в идеологию вашей компании. Ни в коем случае не следует рассматривать вопрос соответствия установленным требованиям как проект, который может быть завершен и затем считаться закрытым. Да, это может быть болезненным, но вопрос соответствия требованиям регуляторов должен рассматриваться как возможность усовершенствования используемых бизнес-процессов, а не только как дополнительная статья расходов компании. Не секрет, что работы, направленные на соответствие формальными требованиями могут быть сопряжены с высокими издержками, как в плане технологий, так и персонала. Одно только соответствие таким регуляторам, как акт Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley) или HIPAA заставляет издержки вашей компании постоянно расти, поскольку каждые несколько лет эти стандарты обновляются. Чтобы минимизировать риск и издержки, упреждающие ECM-стратегии должны быть разработаны в первую очередь для ключевых аспектов работы вашей организации, таких как управление официальной документацией и управление бизнес-процессами, с тем, чтобы гарантировать четкое соблюдение требований, а также корректную и юридически грамотную работу с корпоративным контентом на всех этапах его жизненного цикла. Разработка и реализация проектов по приведению в соответствие с нормативными требованиями потребует мобилизации многих отделов вашей организации, в особенности юридической службы, IT-отдела, архивной службы и делопроизводителей — все это будет работать на достижение глобальных целей, стоящих перед компанией. Сотрудники данных отделов должны поделиться своими знаниями и профессиональным опытом для того, чтобы усилия по соответствию нормативным требованиям могли принести максимальную выгоду организации. Несмотря на то, что вопросы соответствия требованиям не всегда относятся к вопросам технологии, современные IT-средства и стремительное увеличение объема неструктурированной информации делают организацию все менее защищенной от внешнего воздействия. Инструменты ECM, если их правильно использовать, помогут организации сократить издержки, связанные с соответствием нормативным требованиям.

Совместная работа

Совместная работа (collaboration) – это искусство работать сообща. Залог успешности совместной работы состоит в использовании определенного набора технологий – обмена мгновенными сообщениями, доски сообщений, онлайн-совещания, электронной почты и т.д. – которые позволяют работать когда нужно и где нужно. Это замечательно, ибо группа сотрудников может добиться большего, чем каждый из сотрудников в отдельности. Совместная работа позволяет сотрудникам с взаимодополняющими или пересекающимися обязанностями достигать лучших результатов за меньшее время. С инструментами, которыми располагают современные технологии совместной работы, подразделения компании и команды сотрудников могут работать вместе в любое время – будь то соседние кабинеты или разные концы света. Эта технология также нацелена на решение таких оперативных задач, как экономия времени, оптимизация процессов, сокращение издержек, а также сокращение времени выхода на рынок. Среди широкого разнообразия доступных средств совместной работы компания должна выбрать наиболее подходящие для удовлетворения определенной потребности. В зависимости от выполняемых функций эти средства можно классифицировать следующим образом:

● средства поддержки каналов общения, обеспечивающие быстрое взаимодействие, например, чат, обмен мгновенными сообщениями, использование досок объявлений и т.д.;

● средства управления жизненным циклом контента, которые управляют информационными единицами, включенными в бизнес-процессы, и

● средства поддержки работы над проектами, которые организуют и упрощают работу сотрудников над общими целями.

Однако здесь все не так просто. Используя средства совместной работы, вы не должны забывать об управлении официальной документацией, управлении знаниями и соответствии нормативным требованиям. В некоторых отраслях любое взаимодействие с клиентом должно быть сохранено — все то, что касается процесса создания совместного продукта, компанией должно сохраняться в виде официальных документов (records).

Издержки

Внедрение ECM потребует немало средств и усилий, но с другой стороны, давайте подумаем, во сколько может обойтись некорректное управление контентом? Убытки от неприменения средств ECM слишком часто не измеряются, либо оцениваются тогда, когда становится уже слишком поздно. Затраты на длительные судебные разбирательства, потери от повторных бизнес-операций из-за неспособности наладить элементарное взаимодействие с клиентами, а также убытки от несвоевременного исполнения этапов бизнес-процесса на самом деле легко поддаются расчету – суммируйте оплату адвокатских услуг, цену привлечения новых клиентов и оплату труда сотрудников за полный рабочий день. Только оценив масштаб этих потенциальных издержек, можно понять, что средства, вложенные в приобретение и внедрение ECM, способны принести компании реальную выгоду, которая пусть не всегда, но зачастую вполне измерима. Главное – понять и определить критерии успеха, а затем оценивать степень успешности на основе первоначальных ожиданий. Можно измерить доход, полученный в результате использования более качественной информации в колл-центре, равно как и сокращение издержек в результате ускорения процедуры обработки кредитной заявки или процесса обработки претензий или, например, процедуры одобрения Управлением по контролю за продуктами и лекарствами (США) производства лекарства. Положительные изменения не всегда могут явно отражаться в балансовых отчетах, однако, это не означает, что их нет. В то время как вычислить прямой доход от инвестиций трудно, увидеть положительные изменения в деятельности компании, вызванные повышением эффективности бизнес-процессов, вполне реально. Средства ECM помогут повысить эффективность работы вашей организации и сократить издержки, связанные с ведением бизнеса. Эти технологии повышают ценность вашей компании благодаря более эффективной работе с информацией для ее последующего извлечения, использования и, в конечном итоге, распределения и уничтожения. По мере того, как все большее число организаций используют эти средства, они становятся неотъемлемой частью повседневной работы. Каков доход от средств, вложенных в телефон? Трудно точно сказать. Тем не менее, вы ведь не можете себе представить работу организации без телефонной связи?

Непрерывность

Непрерывная работа компании 24 часа в сутки 7 дней в неделю – результат правильного планирования бизнеса. Несмотря на то, что планирование непрерывности бизнеса чаще всего упоминается в связи с какой-нибудь чрезвычайной ситуацией на предприятии, эта масштабная стратегия позволяет организации продолжать работу и все текущие операции даже в случае наступления непредвиденных событий, вызванных либо человеческим фактором, либо обстоятельствами, уже не зависящими от человека. Восстановление нормального функционирования предприятия в первую очередь зависит от восстановления работы информационной инфраструктуры предприятия, что является залогом непрерывности бизнеса. Поскольку жизненно важные артерии большинства современных организаций представлены электронными документами, ECM-системы играют решающую роль в обеспечении непрерывности работы предприятия, поскольку без доступа к ключевым электронным документам, компания просто не сможет работать. ECM-технологии позволяют создавать централизованные репозитории (хранилища информации), где хранится вся жизненно важная корпоративная информация. Способы хранения могут варьироваться на предприятиях в зависимости от того, насколько критичен конкретный информационный ресурс для компании – начиная от внешних хранилищ магнитных лент и заканчивая зеркальными сайтами, разделенными географическими пространствами и работающими от разных источников электропитания. Составив четкий план обеспечения непрерывности работы предприятия, вы увидите, что не вся информация является критичной для организации. Организация должна проранжировать имеющуюся информацию по сепени критичности, чтобы определить, насколько быстро информация должна быть восстановлена в случае наступления непредвиденных обстоятельств. Непрерывность бизнеса начинается с четко прописанного плана и поддержки высшего руководства компании. Далее, следует определить какие процессы являются критичными для миссии компании, и от каких структурных подразделений зависит их исполнение. Также необходимо провести оценку потенциального воздействия негативных факторов на бизнес, чтобы определить масштабы ущерба от срыва этих процессов. Определение того, что компания считает катастрофой и каков алгоритм восстановления ключевых процессов — следующий шаг этого плана. Также необходимо создать антикризисный центр управления с набором процедур по делегированию полномочий и ответственностью и другими ролями. Наконец, не забывайте проводить тестирование и обновление плана либо ежегодно, либо по мере изменения потребностей бизнеса. Эффективная реализация плана непрерывности бизнеса повысит вашу способность не только в кратчайшие сроки восстановить работу после кризиса, но также поможет вам ранжировать корпоративные ресурсы по степени важности и усовершенствует общую ECM-стратегию.

Управление бизнес-процессами / workflow

Данная составляющая ECM-решения представляет собой инструменты, которые позволяют передавать информацию в рамках отдельных бизнес-процессов, например, при обработке претензий. BMP-решения – это своего рода фреймворк, на базе которого можно разрабатывать, размещать, отслеживать и оптимизировать многочисленные типы приложений по автоматизации процессов, в которых могут участвовать как люди, так и информационные системы. Определите, какие процессы можно автоматизировать, и потребуют ли они специализированной обработки или человеческого вмешательства. В настоящее время под термином «поток работ» (workflow) обычно понимаются процессы управления документами, которые осуществляются под руководством человека. C помощью систем workflow можно производить согласование документов и устанавливать очередность их предоставления. В некоторых случаях workflow также доводит принятое решение до следующего сотрудника в корпоративной иерархии. Эти решения основывается на заранее установленных правилах, разработанных собственником системы.

Информация (контент) и документы

Неструктурированная информация попадает в информационную систему организации из разных источников. Независимо от того, каким образом единица информации попадает в организацию, у нее есть жизненный цикл. Следуйте за документом через весь его жизненный цикл, как это рассмотрено при использовании ECM-технологии:

● Неструктурированные электронная информация: электронная почта, мгновенные сообщения, текстовые документы, презентации и т.д.

● Электронные формы.

● Бумажные документы / формы.

Сканирование

Бумажные документы обычно попадают в организацию через сканер или многофункциональное устройство. В случае, когда используется централизованный сканер, большой объем бумажных документов попадает в систему через назначенных сотрудников. В случае, когда операции разделены, меньший поток документов попадает через менее загруженные сканеры или многофункциональные устройства в непосредственной близости от места создания документа.

Образы документов

Программное обеспечение преобразует бумажный документ в его электронный образ. Все больше и больше электронные образы документов приобретают такую же юридическую силу, как бумажные документы.

Обработка форм

ECM-система умеет обрабатывать формы. Большинство форм в современной организации структурированы – расположение элементов формы строго определено. Тем не менее, ощутимо улучшается способность систем обрабатывать неструктурированные формы, то есть те, которые выполнены не по строго заданному шаблону. [Прим. ред. в России чаще всего под формами со строгого заданными шаблонами надо понимать формы ввода данных в финансовые и бухгалтерские системы, ERP-системы и т.д.]

Распознавание

Это технологии, позволяющие преобразовывать информацию с бумажных носителей в электронный вид без ручного ввода данных. Технологии распознавания, начиная от оптического распознавания символов (OCR) и заканчивая интеллектуальным распознаванием символов (ICR), обладают рядом прогрессивных возможностей и играют важные роль в деле перевода большого объема форм или неструктурированных данных в удобочитаемую информацию в системе управления контентом.

Категоризация / таксономия

Таксономия обеспечивает формальную структуру для информации, основываясь на индивидуальных потребностях организации. Инструменты категоризации автоматизируют процесс распределения (размещения) контента (образов документов, электронной почты, текстовых документов, т.е. всего электронного контента) для последующего поиска на основе таксономии. Пользователи также могут классифицировать документы вручную. Это важный этап, который обеспечивает надлежащее хранение контента.

Индексирование

Этот этап является неотъемлемой частью сбора информации, на данном этапе создаются метаданные для сканированных документов (например, идентификационный номер клиента) с тем, чтобы потом документ можно было легко найти. Индексирование документов может основываться на ключевых словах, либо на полнотекстовом поиске.

Управление документами

Технология управления документами помогает организациям лучше управлять такими процессами, как создание, внесение изменений, утверждение и использование электронных документов. Среди ключевых функций этой технологии можно назвать библиотечные сервисы, профилирование документов, поиск, приход/выбытие, контроль версий, история исправлений и безопасность.

Управление официальной документацией

Официальная документация относится к типу контента, который имеет долгосрочное значение для организации и управляется в соответствии с графиком хранения, определяющим, как долго следует хранить документ, исходя или из внешних требований, или на основании утвержденного в данной организации внутреннего регламента. Официальным документом может быть любая единица контента.

Управление электронной почтой

В соответствии с существующим в сфере деловой корреспонденции стандартом де-факто, недостаточно простого удаления сообщений электронной почты из сервера и сохранения их в репозитории. Сообщения электронной почты должны классифицироваться, храниться и уничтожаться в соответствии с корпоративными стандартами – также как любой другой документ.

Управление WEB-контентом

Технология управление веб-контентом нацелена на решение таких задач, как создание, рецензирование, утверждение и публикация. Среди ключевых характеристик управления веб-контентом можно назвать средства создания и авторизации, разработку и управление шаблонами ввода и презентации, управление повторным использованием контента и возможности динамической публикации.

Управление цифровыми активами

Схожая по функционалу с управлением документами, управление цифровыми активами (DAM) выполняет функции хранения, отслеживания и использования медиа-документов (видео, логотипы, фотографии и т.д.). Своими корнями эта технология уходит в индустрию медиа и развлечений. Технология в настоящее время получает все большее распространение, особенно это касается маркетинговых служб. Цифровые активы обычно обладают высокой стоимостью интеллектуальной собственности.

Репозитории

Структурированные и неструктурированные репозитории являются ключевым компонентом многих ECM-систем. Именно здесь хранятся данные и именно здесь сосредоточена значительная часть корпоративных средств, вложенных в ECM. Репозиторий может представлять собой сложную систему стоимостью в сотни тысяч долларов, а может быть предельно простым, как файловая папка, если речь идет о небольших компаниях. Главное – найти ту информацию, которая когда-то была сохранена в репозитории.

Хранение

Контент должен где-то «жить». Технологии хранения (оптические диски, магнитные ленты, микропленки, RAID-массивы, бумага) позволяют хранить контент как в формате онлайн, для быстрого доступа, так и в автономном формате, если контент не используется часто.

Интеграция контента

Этот компонент позволяет разнородным источникам контента выглядеть и функционировать как единый репозиторий.

Миграция

По мере того, как носители информации устаревают, для сохранения возможности доступа контент должен быть помещен на новые, современные носители информации.

Создание резервных копий / восстановление

Создание резервных копий контента в разных форматах и/или местах хранения повышает шансы компании на выживаемость и быстрое восстановление нормальной работы в случае наступления непредвиденных обстоятельств.

Поиск

Одно из наиболее замечательных преимуществ качественной ECM-системы – это способность извлечь ту информацию, которая была в нее помещена. Если у вас проведена тщательная работа по индексированию документов, таксономии и организации репозитория, найти и извлечь нужную информацию не составит большого труда.

Синдикация

Это распределение контента для повторного использования и преобразования в другой контент.

Локализация

Это преобразование контента в зависимости от потребностей и культурных особенностей разных национальных рынков.

Персонализация

Используя средства таксономии и основываясь на существующих пользовательских предпочтениях, различные виды и единицы контента могут быть доставлены согласно заданным пользователем параметрам.

Публикация

Благодаря набору определенных инструментов, контент доставляется своему адресату. Контент может быть доставлен в печатном виде, по электронной почте, через вебсайты, порталы, SMS-сообщения, RSS-каналы.

Бумажно-электронные средства

Портал, Интранет, Экстранет, электронная почта, факс.

Безопасность

Средства безопасности обеспечивают разграничение доступа к контенту, как во время его создания и управления им, так и во время доставки.

1. Управление цифровыми правами – предотвращает незаконное распространение защищенного авторскими правами контента путем ограничения доступа к контенту, а также путем предоставления /ограничения прав пересылки контента и доступа к нему.

2. Цифровые подписи – идентифицируют отправителя документа и аутентичность сообщения.

3. Инфраструктура управления открытыми ключами (PKI) – использует открытые и закрытые ключи, находящиеся в управлении у доверенной третьей стороны, для совершения сделок через публичный Интернет.

Совместная работа

Технологии совместной работы позволяют отдельным пользователям, например, сотрудникам или партнерам по бизнесу с легкостью создавать и осуществлять поддержку проектных команд, независимо от их географического местоположения. Эти технологии облегчают создание коллективного контента и процесс принятия решений.

Долгосрочное архивное хранение

Контент, который необходимо хранить в течение десятилетий, должен быть сохранен на носителях, таких как бумага и микрофильмы, с соответствующим сроком хранения.

* * *

AIIM – ассоциации производителей систем управления корпоративным контентом, где можно получить необходимую информацию, пройти курсы и получить доступ к ресурсам, которые помогут вам и вашей компании более эффективно управлять корпоративными документами, информационными ресурсами, бланками, графическими изображениями и бизнес-процессами.

Источник: AIIM

Ecm система что это такое в машине

Мой самый большой кайф, когда я планирую что-то и оно терпит неудачу. Мой ум затем наполнен идеями о том, как я могу улучшить это. — Соичиро Хонда.

6 Блок управления двигателем

6.1 Блоки управления — Общий обзор

«Сердцем» системы PGM FI, как и OBD-II является блок управления двигателем (engine control module — ECM) или блок управления силовым агрегатом (powertrain control module — PCM). Разница между этими двумя блоками в системах, которыми они управляют.

ECM контролирует только функции управления двигателем, такие как подача топлива и управление зажиганием. ECM не участвует в управлении трансмиссией.

Некоторые модели Honda, оснащенные автоматической коробкой передач имеют отдельный блок управления трансмиссией. Этот модуль называется блоком управления трансмиссией (transmission control module — TCM). TCM физически меньше по размерам, чем ECM или PCM.

Некоторые модели имеют один блок управления как для двигателя, так и для управления коробкой передач. Этот модуль называется PCM. Первые блоки использовались только для контроля за подачей топлива, управления зажиганием и управления АКПП. Позже ECM / PCM также взяли на себя функции управления системами кондиционера A/C, контролем за работой вентилятора/-ов системы охлаждения и других систем автомобиля.

6.2 Входные сигналы

Модуль управления принимает сигналы аналогового типа от датчиков и затем управляет несколькими выходными устройствами, такими как топливные форсунки, клапан IAC, и различными электромагнитными клапанами. Входящие сигналы имеют очень низкий ток, тем не менее, управляемые (выходные) устройства могут иметь существенное требование по нагрузке. Разница в пропускной способности по току видна по устройству схем на рисунке.

Поступающие сигналы принимаются, усиливаются и преобразуются в цифровой формат перед тем как процессор начнет обрабатывать принятую информацию. Большая часть электронных компонентов, показанных на Изображении 6-1, используются для выполнения этих задач.

Большинство сигналов, используемых блоками управления основаны на приеме 5-вольтового сигнала, как показано на Изображении 6-1. Большинство 5-вольтовых входных датчиков выдают напряжение в диапазоне от 0.5В до 4.5В, который и представляет их диапазон входных данных.

В дополнение к 5-вольтовым эталонным входам блок управления также принимает сигналы этих типов:

• Термисторы реагирующие на изменение температуры
• переключатели вкл / выкл
• источник напряжения (O2 Sensor)
• прямоугольные волны сигналов
• волновые сигналы переменного тока

6.3 Блок управления — Информационные таблицы

ECM / PCM принимает всю входную информацию и обрабатывает ее, чтобы определить соответствующие выходные сигналы.

Не все входы имеют влияние на изменение конкретного выходного сигнала. Приоритет каждого входа по отношению к определенному выходу колеблется в широких пределах.

Большинство выходных решений основаны на запрограммированной внутри блока управления информации. Информация обычно сохранена в виде матрицы. Их иногда называют таблицами или картами данных.

MAP сообщает ECM/PCM о нагрузке на двигатель в данный момент и, в зависимости от этого, ECM/PCM определяет из какой таблицы брать данные для корректировки. Обратите внимание, что опережение зажигания изменяется каждый раз не одинаково; оно изменяется на определенных оборотах и на заданную величину.

По умолчанию, информация, хранящаяся в Honda ECM / PCM, не может быть изменена. Блоки управления Honda не могут быть перепрограммированы новой информацией. Но как мы знаем, это можно обойти. Поговорим об этом позже.

6.4 Выходы блока управления

ECM / PCM непосредственно управляет несколькими выходами, такими как момент подачи сигнала на подачу искры, топливными форсунками и клапаном IAC.

Транзистор, который часто называют драйвером, заземляет цепь выходного устройства при активации процессором. Транзистор можно рассматривать в этом случае как электронное реле. Небольшой ток от процессора активирует транзистор, который в свою очередь «заземляет» цепь.

6.5 Проблемы блоков управления

Блоки управления, используемые Honda очень надежны. Очень редко встречается, чтобы ECM / PCM отказывали. Тем не менее, есть несколько вопросов, о которых Вы должны быть в курсе.

6.5.1 Повреждение водой и влагой

Одной из самых больших проблем с Honda ECM / РСМ является то, что в большинстве моделей они расположены в автомобиле очень низко. На некоторых моделях они устанавливались прямо на пол. Это делает их восприимчивыми к повреждению водой и влагой.

Кроме «потопа» причинами этому могут выступать как негерметичная антенна, протечки в водостоках люка, негерметичность уплотнителей и т.д.

ECM / PCM, поврежденный водой должен быть заменен. Изначально эффекты повреждения водой могут быть не очевидными. Как правило, на печатной плате ECM / PCM, поврежденной водой, с течением времени из-за коррозии будет образовываться осадок, напоминающий известковый. Этот осадок и представляет собой форму коррозии, которая, в конечном итоге, может привести к повреждению паяных соединений.

Если вы подозреваете, что блок управления был подвержен воздействию воды, снимите верхнюю и нижнюю крышки и ищите признаки повреждения водой. Помимо еще присутствующей влаги и мелового налета обратите внимание на наличие ржавчины на внутренней стороне крышки.

Самая большая проблема ЕСМ поврежденных водой в том, что проблемы могут возникнуть не сразу. Когда это происходит, возникают трудности в диагностике. Большинство ремонтных мастерских не будет ремонтировать ECM / PCM, который был поврежден водой.

6.5.2 Повреждение на платах ECM/TCM

Это очень редкое явление для ECM / PCM в Honda. Жесткий отказ, такой как сожженная плата или дорожки могут быть только признаком чрезмерного тока. Чрезмерный электрический ток может быть вызван сбоем в нагрузочном устройстве или внешних цепях.

Перед заменой блока ECM / PCM после таких отказов, необходимо проверить те цепи или устройства, которые могли вызвать такой скачок. Иначе ситуация может повториться.

6.5.3 Слабый контакт ECM/PCM с «массой»

Различные выходные устройства непосредственно управляются компьютером ECM / PCM. Некоторыми из этих компонентов являются топливные форсунки, клапан IAC, различные соленоиды, коммутатор системы зажигания. На эти компоненты подается постоянный «+» и ЕСМ / PCM активирует эти устройства путем их заземления.

Например, когда процессор ECM / PCM активирует топливный инжектор, блок посылает сигнал на транзистор, который в свою очередь активирует работу форсунки. «Масса» (минус), которую использует ECM / PCM для активации, находится вне корпуса блока управления. Один или несколько проводов ЕСМ / РСМ представляют собой провода «массы». Если есть чрезмерные потери на «массе» к ECM / PCM, то напряжение, приложенное к выходному устройству будет сокращено на эти потери. Уменьшенное напряжение, приложенное к устройству может привести к неисправности или неправильной работе.

Эти провода «массы» ECM / PCM, как правило, крепятся к силовым агрегатам. Некоторые модели, используют один из болтов термостата в качестве точки заземления для блока управления. Эти точки крепления в связи с «окислением» или обрывом часто вызывают проблемы с напряжением.

6.5.4 Эффекты установки неправильного ECM / PCM

С осторожностью следует подходить к замене блока ECM / PCM на другой. Хотя это больше это проблема касается установки б/у блоков управления, но при заказе нового блока тоже следует соблюдать внимательность и осторожность.

Новые функции управления добавлялись в блоки почти ежегодно и не обязательно совпадали с изменением поколения модели авто. Например, Honda добавила вход датчика скорости автомобиля (VSS) в ECM модели Accord 88г. Если ЕСМ с этого Accord установить в Accord 1987 года, то ECM сразу установит код DTC по датчику скорости, т.к. сигнал с него будет отсутствовать.

Если автомобиль начинает устанавливать новые коды неисправности сразу после замены ECM / PCM, возможно, что блок управления не совместим с этим автомобилем.

Устройство и обслуживание автомобилей Тойота

Главная
Модуль управления двигателем (ЕСМ) — снятие и установка

Модуль управления двигателем (ЕСМ) — снятие и установка

Внимание! Всегда блокируйте систему пассивной безопасности перед работой поблизости от ее компонентов, чтобы исключить возможность случайного срабатывания подушек, что может привести к серьезной травме (см. главу 12).

Предупреждение. Чтобы не повредить модуль ЕСМ электростатическим разрядом, берите его только за корпус. Не прикасайтесь к электрическим выводам модуля во время его снятия и установки. По возможности «заземлите» себя, надев перед началом работы заземляющий браслет, соединенный с кузовом автомобиля антистатическим проводом.

1. На «леворульных» моделях до 2000 года выпуска модуль управления двигателем (ЕСМ) установлен под панелью приборов слева от центральной консоли (см. рис. 3.1. :а).

Рис. 3.1,а. Типовые детали крепления модуля электронного управления двигателем ЕСМ — «леворульные» модели до 2000 года выпуска

На «леворульных» моделях выпуска с 2001 года модуль ЕСМ расположен справа от перчаточного ящика за боковой облицовочной панелью (см. рис. 3.1 ,б).

Рис. 3.1,б. Типовые детали крепления модуля электронного управления двигателем ЕСМ — «леворульные» модели выпуска с 2001 года

Примечание. На «праворульных» моделях модуль ЕСМ расположен с противоположной стороны.

3. Действуя в левой части салона, снимите часть коврового покрытия и облицовочную панель под приборной доской.

4. Отсоедините разъемы проводки от модуля ЕСМ.

5. Отверните болты крепления модуля ЕСМ к кронштейнам.

6. Аккуратно снимите модуль ЕСМ. Предупреждение. Чтобы не повредить модуль электростатическим разрядом, перед работой надевайте заземляющий браслет (соединенный антистатическим проводом с кузовом) и после снятия модуля используйте антистатический коврик для его хранения.

8. Снимите перчаточный ящик (см. главу 11).

9. Снимите правую панель под лобовым стеклом и ее боковую накладку (см. главу 11).

10. Отсоедините разъемы проводки от модуля ЕСМ (см. рис. 3.1 ,б).

Рис. 3.10. Местонахождение разъема жгута проводки модуля ЕСМ (показано стрелкой) s моделях выпуска с 2001 года

Предупреждение. При отсоединении или подключении разъемов проводки, чтобы не допустить повреждения модуля, выключатель зажигания должен находиться в положении OFF.

11. Отверните болты крепления модуля ЕСМ к кронштейнам.

13. Установка модуля ЕСМ производится в порядке, обратном его снятию.

Есть такое выражение сердце машины — под этим выражением обычно понимают двигатель, но есть еще одно выражение мозги машины, а вот без них современная машина просто груда металлолома =) почему? Поехали…

Модуль управления двигателя (ECM) управляет следующими функциями:
запуск
форсунки
зажигание
давление топлива
управление турбонагнетателем
дроссельная заслонка
распределительные валы (непрерывная переменная синхронизация клапанов)
Клапан системы выделения паров топлива
вентилятор охлаждения двигателя
компрессор системы кондиционирования.
Модуль управления генератора (ACM)

В модуле управления двигателя (ECM) находится регулятор напряжения, который обеспечивает низкое напряжение (5 В) в таких внутренних компонентах в модуле управления, как:

Аналого-цифровой преобразователь
Цифро-аналоговый преобразователь
Микропроцессор.

Микропроцессор в модуле управления двигателя (ECM) получает сигналы от разных датчиков и модулей управления в автомобиле. Микропроцессор использует программу, которая рассчитывает, как следует расценивать сигналы от разных датчиков и других модулей управления, и как следует управлять компонентами/функциями.

Модуль управления имеет несколько самообучающихся (адаптивных) функций. Он непрерывно адаптирует происходящие расчеты к изменяющимся обстоятельствам (к износу, утечкам воздуха, различиям между разными видами топлива).

Низкий уровень выбросов поддерживается посредством эффективного управления периодом впрыска, зажиганием, клапаном системы выделения паров топлива, распределительными валами и т.п. Неисправности, влияющие на выбросы, могут быть обнаружены путем проведения диагностики функций и компонентов.

Модуль управления двигателя (ECM) находится в холодной зоне за двигателем.

Модуль управления двигателя (ECM) обменивается данными с другими модулями управления посредством связи по контроллерной локальной сети.

Модуль управления двигателя (ECM) проверяет активирование, входные и выходные сигналы, а также функции при помощи встроенной диагностической системы. Код неисправности регистрируется, если после подтверждения модуль управления обнаруживает неисправность. В определенных случаях ошибочный сигнал также заменяется замещающим значением или же ограничиваются определенные функции.

В приведенном ниже списке показаны входные сигналы и выходные сигналы на модуль управления двигателя (ECM) и от него. Типы сигналов подразделяются на сигналы, передаваемые напрямую, посредством последовательной связи и связи контроллерной локальной сети. На приведенной ниже иллюстрации показана эта же информация с обозначениями компонентов Volvo.

Входные сигналы
Подсоединение напрямую:

Модуль управления запуска (SCU) (3/132)
Модуль управления коробки передач (ТСМ) (4/28)
Датчик давления системы кондиционирования (7/8)
Выключатель фонарей стоп-сигнала (3/9)
Выключатель педали сцепления (3/271)(только для механической коробки передач)
Датчик положения педали акселератора (7/51)
Датчик положения дроссельной заслонки (через блок электронной дроссельной заслонки) (6/120)
Датчик положения распределительного вала, впуск (7/172)
Датчик положения распределительного вала, выпуск (7/173)
Датчик температуры охлаждающей жидкости двигателя (7/16)
Импульсный датчик (7/25)
Датчик давления топлива, сторона низкого давления (7/156)
Датчик детонации (7/23, 7/24)
Датчик массового расхода воздуха (7/17)
Датчик давления нагнетаемого воздуха (7/165)
Датчик уровня и температуры масла (7/166)
Датчик наружной температуры в левом зеркале заднего вида (6/62)
Передний лямбда-зонд (7/15)
Задний лямбда-зонд (7/103)
Блок диагностики утечек (только определенные рынки) (6/67).
Датчик давления топлива, сторона высокого давления (7/162)
Датчик давления воздуха (7/81)
Регулировочный клапан, объем топлива (8/77)

Посредством связи LIN:
Модуль управления генератора (ACM) (6/26):
показатель состояния неисправности
намагничивание для зарядки.

Через связь контроллерной локальной сети:
Центральный электронный модуль (CEM) (4/56):
-положение педали сцепления
-положение педали акселератора (из аналогового сигнала от датчика положения педали акселератора)
-количество топлива в баке
-запрет функции запуска
-время с момента выключения двигателя
-запрос на зарядку аккумулятора
-статус педали тормоза
-состояние зарядки
-выключатель рулевого колеса, слева, SWSL (система поддержания скорости)
Модуль управления тормозами (BCM) (4/16):
-статус педали тормоза
-скорость автомобиля
-функция активного управления
-пробуксовка передних колес для определения «неровной дороги»
-запрос на ограничение крутящего момента
-запрос на увеличение момента.
Модуль системы управления микроклиматом (CCM) (4/6):
-запрос компрессора системы кондиционирования
-температура испарителя.
Модуль управления коробки передач (ТСМ) (4/28):
-запрос на ограничение крутящего момента
-температура трансмиссионного масла
-выбранное положение передачи
-статус сцепления
-запрос на минимально допустимую частоту вращения на холостом ходу
-передаточное соотношение
-потери крутящего момента в коробке передач.
-запрос на минимальную скорость вентилятора.
-запрос на увеличение числа оборотов двигателя.
Модуль датчика угла рулевого колеса (SAS) (3/130):
-угол рулевого управления.
Модуль подогревателя сгорания (CPM) (4/7):
-состояние обогревателя охлаждающей жидкости двигателя (вкл./выкл.).

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Управление корпоративным контентом (ECM) — это системное решение, предназначенное для управления документами организации. Неструктурированная информация, включая документы Word, электронные таблицы Excel, PDF-файлы и отсканированные изображения, хранится и становится доступной для нужных людей в нужное время. От коммерческих цепочек поставок до управления контрактами или от HR-процессов до государственного управления — движущей силой внедрения решения ECM является повышение эффективности бизнеса.Устраняя зависимость от бумажных документов и упорядочивая неструктурированную информацию в соответствии с потребностями бизнеса, организации получают возможность работать более эффективно. Прислушиваясь к мнению наших клиентов на протяжении многих лет, мы пришли к последовательным целям внедрения ECM. Независимо от отрасли, клиенты хотят, чтобы ECM помогал:

Устранение бумажной зависимости и оптимизация бизнес-процессов
Улучшение обслуживания клиентов и повышение производительности
Снижение организационного риска

Ведущие решения ECM, включая Laserfiche, позволяют достичь этих и многих других целей.Вот 5 ключевых элементов решения ECM:

5 лучших элементов блока управления двигателем

1. Цифровой захват документов

Управление контентом организации начинается со сбора и импорта информации в безопасное цифровое хранилище. Это может быть любой документ, который создается, фиксируется, хранится, публикуется или архивируется, в том числе:

Счета от поставщиков
Резюме соискателей
Контракты
Переписка
Отчеты об исследованиях

Вот несколько способов получения этих документов:

Использование электронных форм для преобразования документов в цифровой формат с момента создания
Сканирование бумажных документов для хранения в цифровом хранилище
Управление «уже цифровым» контентом , включая документы Microsoft Office, PDF-файлы, фотографии и видео
Автоматическая регистрация и категоризация документов с серверов, МФУ и других общих мест

Традиционные методы ввода документов требуют больших усилий и затрат.Захват документов в цифровом репозитории устраняет многие препятствия, создаваемые бумагой: трудоемкое копирование, медленное распространение, неуместные оригиналы и неудобство извлечения файлов из внешнего хранилища.

2. Хранить документы в цифровом хранилище

Благодаря надежным системам ECM организации могут легко хранить любой критически важный для бизнеса документ в цифровом репозитории, что позволяет пользователям:

Просмотр или редактирование (в зависимости от прав доступа) любого документа в репозитории
Просмотр метаданных документа
Упорядочивайте документы в гибкой структуре папок

Преимущества Enterprise Content Management выходят за рамки простого отслеживания местонахождения документов.Система управления контентом также сокращает время, затраты и сложность, связанные с управлением документами на протяжении их жизненного цикла, помогая обеспечить соблюдение организационных политик хранения записей. Фактически, недавнее исследование Nucleus Research показало, что системы управления контентом приносят 6,12 доллара на каждый вложенный доллар.

3. Получать документы независимо от устройства или местоположения

После того, как записи организации будут надежно сохранены, вы можете:

Найдите любой документ с помощью полнотекстового поиска
Определять определенные слова или фразы в тексте документа, метаданных, аннотациях и названиях записей
Используйте предустановленные параметры поиска для поиска по дате создания документа, именам пользователей, которые извлекли документы, и другим метаданным.

Программное обеспечение для управления корпоративным контентом помогает сократить время, затрачиваемое на поиск информации, позволяя сотрудникам немедленно отвечать на информационные запросы клиентов, граждан и аудиторов.Более того, сотрудники имеют мгновенный доступ к информации, необходимой для принятия более эффективных решений по вопросам, влияющим на чистую прибыль вашей организации.

4. Автоматизация процессов, основанных на документах

Automation помогает организациям избавиться от ручных задач, включая ксерокопирование, доставку вручную и повторяющееся перетаскивание, для достижения лучших результатов с меньшими ресурсами. Некоторые системы ECM имеют функции цифровой автоматизации, которые могут:

Автоматически направлять документы нужным людям в нужное время
Оповещать сотрудников, когда документы требуют их внимания
Распознавайте ошибки до того, как можно будет выполнять какую-либо постороннюю работу

Например, заказы на поставку должны быть подписаны, записи должны быть заархивированы, а запросы на отпуск сотрудников должны быть одобрены или отклонены.Автоматизация перемещает эти документы через необходимые этапы проверки и утверждения в указанном порядке. Конечным результатом являются более рентабельные, оптимизированные и безошибочные процессы.

5. Защита документов и снижение организационных рисков

В связи с усилением ограничений соответствия в широком спектре отраслей, организации все чаще используют системы ECM для оптимизации практики управления записями и защиты от рисков. Система управления корпоративным контентом должна обеспечивать настраиваемые параметры безопасности, позволяющие организациям защищать информацию от несанкционированного доступа или изменения.

Ограничить доступ к папкам, документам, полям, аннотациям и другим детализированным свойствам документа по мере необходимости
Мониторинг входа в систему и выхода из нее, создания и уничтожения документов, смены пароля и т. Д.
Защитите конфиденциальные метаданные, контролируя доступ к информации вплоть до отдельных папок, шаблонов и полей

Ведущие решения ECM позволяют бизнес-подразделениям независимо управлять доступом пользователей — это означает, что конфиденциальная кадровая информация остается в отделе кадров, а личная финансовая информация остается в финансовом отделе, даже если информация хранится в том же репозитории.Большинство платформ ECM включают в себя несколько из этих 5 ключевых элементов, но лидеры категорий, такие как Laserfiche, предоставляют полное решение ECM, помогая вашей организации значительно улучшить бизнес-процессы. Запланируйте демонстрацию, чтобы узнать больше.

Чтобы узнать больше о том, что такое управление корпоративным контентом и как оно работает, загрузите копию руководства покупателя программного обеспечения ECM.

Устранение бумажной зависимости и оптимизация бизнес-процессов Улучшение обслуживания клиентов и повышение производительности Снизить организационный риск Ведущие решения ECM, включая Laserfiche, позволяют достичь этих и многих других целей.Вот 5 ключевых элементов решения ECM:

Топ 5 элементов ECM 1. Захват документов в цифровом виде Управление контентом организации начинается со сбора и импорта информации в безопасное цифровое хранилище. Это может быть любой документ, который создается, фиксируется, хранится, публикуется или архивируется, в том числе:

Счета от поставщиков Резюме соискателей Контракты Переписка Отчеты об исследованиях Вот несколько методов получения этих документов:

Использование электронных форм для преобразования документов в цифровой формат с момента создания Сканирование бумажных документов для хранения в цифровом хранилище Управление «уже цифровым» контентом, включая документы Microsoft Office, PDF-файлы, фотографии и видео. Автоматическая регистрация и категоризация документов с серверов, МФУ и других общих мест Традиционные методы ввода документов требуют больших усилий и затрат.Захват документов в цифровом репозитории устраняет многие препятствия, создаваемые бумагой: трудоемкое копирование, медленное распространение, неуместные оригиналы и неудобство извлечения файлов из внешнего хранилища.

2. Хранить документы в цифровом хранилище. Благодаря надежным системам ECM организации могут легко хранить любой критически важный для бизнеса документ в цифровом репозитории, что позволяет пользователям:

Просмотр или редактирование (в зависимости от прав доступа) любого документа в репозитории. Просмотр метаданных документа Организуйте документы в гибкой структуре папок Преимущества управления корпоративным контентом выходят за рамки простого отслеживания расположения документов.Система управления контентом также сокращает время, затраты и сложность, связанные с управлением документами на протяжении их жизненного цикла, помогая обеспечить соблюдение организационных политик хранения записей. Фактически, недавнее исследование Nucleus Research показало, что системы управления контентом приносят 6,12 доллара на каждый вложенный доллар.

3. Получение документов независимо от устройства или местоположения. После того, как записи организации будут надежно сохранены, вы сможете:

Найдите любой документ с помощью полнотекстового поиска Выявление определенных слов или фраз в тексте документа, метаданных, аннотациях и именах записей Используйте предустановленные параметры поиска для поиска по дате создания документа, именам пользователей, которые извлекли документы, и другим метаданным. Программное обеспечение для управления корпоративным контентом помогает сократить время, затрачиваемое на поиск информации, позволяя сотрудникам немедленно отвечать на информационные запросы клиентов, граждан и аудиторов.Более того, сотрудники имеют мгновенный доступ к информации, необходимой для принятия более эффективных решений по вопросам, влияющим на чистую прибыль вашей организации.

4. Автоматизация процессов, связанных с документами. Автоматизация помогает организациям избавиться от ручных задач, включая ксерокопирование, доставку вручную и повторяющееся перетаскивание, для достижения лучших результатов с меньшими ресурсами. Некоторые системы ECM имеют функции цифровой автоматизации, которые могут:

Автоматически направлять документы нужным людям в нужное время Предупреждать сотрудников, когда документы требуют их внимания Распознавайте ошибки до того, как можно будет выполнять любую постороннюю работу Например, заказы на покупку должны быть подписаны, записи должны быть заархивированы, а запросы на отпуск сотрудников должны быть одобрены или отклонены.Автоматизация перемещает эти документы через необходимые этапы проверки и утверждения в указанном порядке. Конечным результатом являются более рентабельные, оптимизированные и безошибочные процессы.

5. Защитите документы и снизьте организационные риски В связи с усилением ограничений соответствия в широком спектре отраслей организации все чаще используют ECM-системы для оптимизации практики управления записями и защиты от рисков. Система управления корпоративным контентом должна обеспечивать настраиваемые параметры безопасности, позволяющие организациям защищать информацию от несанкционированного доступа или изменения.

Ограничение доступа к папкам, документам, полям, аннотациям и другим детализированным свойствам документа по мере необходимости Мониторинг входа в систему и выхода из нее, создания и уничтожения документов, смены пароля и т. Д. Защитите конфиденциальные метаданные, контролируя доступ к информации вплоть до отдельных папок, шаблонов и полей Ведущие решения ECM позволяют бизнес-подразделениям независимо управлять доступом пользователей — это означает, что конфиденциальная кадровая информация остается в отделе кадров, а личная финансовая информация остается в финансовом отделе, даже если информация хранится в том же репозитории.Большинство платформ ECM включают в себя несколько из этих 5 ключевых элементов, но лидеры категорий, такие как Laserfiche, предоставляют полное решение ECM, помогая вашей организации значительно улучшить бизнес-процессы. Запланируйте демонстрацию, чтобы узнать больше. «, «publisher»: { «@type»: «Организация», «name»: «Laserfiche», «logo»: { «@type»: «ImageObject», «name»: «Laserfiche», «width»: «215», «высота»: «42», «url»: «https://www.laserfiche.com/wp-content/uploads/2018/02/LF_Logo_Negativ_HEDER_Orange_215.png » } } }

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Недостаточно «управлять» контентом. Возможность доступа к правильной версии документа или записи важна. Контент должен управляться таким образом, чтобы его можно было использовать для достижения бизнес-целей.

Enterprise Content Management — это систематический сбор и организация информации, которая будет использоваться определенной аудиторией — руководителями предприятий, клиентами и т. Д.Ни одна технология, ни методология, ни процесс, это динамическая комбинация стратегий, методов и инструментов, используемых для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки информации, поддерживающей ключевые организационные процессы на протяжении всего ее жизненного цикла.

Захват сводится к вводу контента в систему.
«Управление» — это то, что вы делаете рядом с ним, поэтому его может найти и использовать тот, для кого он предназначен.
Хранение означает поиск подходящего места в вашей инфраструктуре, будь то формальная система управления контентом или другое информационное решение.
Preserve относится к долгосрочному уходу — архивации, если хотите — практике защиты его, чтобы его можно было использовать, как бы далеко в будущем организация ни нуждалась в нем.
И доставить — это все о том, чтобы передать информацию в нужные руки именно тогда, когда она им нужна.

Вниманию учеников, обучающихся визуально: нажмите здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

Управление документами в конечном итоге было отнесено к управлению контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая часть ее создается не нами.Благодаря внедрению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны, облако и т. Д., Возросла потребность в работе со всеми видами информации: не только с точки зрения большего количества типов мультимедиа, таких как текст, изображения или изображения. . voice files, но также с точки зрения того, насколько они структурированы — и, следовательно, насколько легко ими управлять — все это есть.

Структурированная информация — это четко определенная информация, которая не только предназначена для обработки компьютерной программой, но и легко может быть — как и большая часть информации, хранящейся в реляционных базах данных и обработанной бизнес-решениями.

Неструктурированная информация — это информация, которая не имеет полностью определенной структуры и, скорее всего, будет прочитана и использована людьми. В качестве примеров подумайте о большей части информации, производимой обычными офисными приложениями (текстовыми процессорами, программами для презентаций).

Полуструктурированная информация — это информация, которая находится где-то посередине, например счета-фактуры, заказы на поставку и квитанции, которые содержат данные для компьютерной обработки, но имеют форматы и макеты, которые сначала необходимо идентифицировать и классифицировать — задача, которая часто обрабатывается людьми, но все больше автоматизируется по мере совершенствования инструментов.

Все это становится важным, если учесть, какое влияние на ваш бизнес может оказать отсутствие управления этими элементами! Снижение полезности, потеря времени, потеря производительности, возможное несоблюдение нормативных требований или корпоративных политик, риск серьезного прерывания бизнеса в случае смерти ключевых репозиториев или стихийных бедствий — ни один из них не является счастливым исходом!

Эффективность, действенность, соответствие нормативным требованиям и непрерывность — все это в разных пропорциях объединяет в себе бизнес-модель управления контентом в большинстве организаций.

Управление транзакционным контентом нацелено на процессы, которые сосредоточены на реализации бизнеса или принятии решения или конечного результата. Эти процессы ориентированы не на создание контента, а на использование контента для управления действиями и решениями.

Примеры включают обработку счетов-фактур, обработку заявок, прием на работу сотрудников, кредиторскую задолженность, страховые выплаты, карты пациентов, а также обработку разрешений и ссуд.

Здесь мы говорим об управлении контентом транзакций, а не в рамках управления контентом, потому что оно обычно требует большой настройки рабочего процесса и интеграции с другими системами.Однако, будучи ориентированным на контент, он так же легко мог быть внесен в список управления контентом, как следует из названия. Для целей построения диаграмм представьте, что это занимает пространство прямо на границе между дисциплинами процесса и контента, которые в любом случае довольно тесно связаны друг с другом.

ECM — это постоянная и развивающаяся стратегия, направленная на максимальное использование вашего контента.

Что такое ECM? | Управление корпоративным контентом

Управление корпоративным контентом (ECM) — иногда называемое управлением документами или управлением записями — это процесс (стратегии, методы и инструменты) управления всем жизненным циклом контента организации, включая документы Word, электронные таблицы Excel, файлы PDF и сканированные изображения. .Целью ECM-решения является снижение рисков и повышение производительности, эффективности и обслуживания клиентов за счет устранения бумажных задач и повышения прозрачности процессов.

Что я должен знать о решении ECM?

Управление корпоративным контентом — это общий термин для технологии, стратегии и метода, используемых для сбора, управления, доступа, интеграции, измерения и хранения информации.
Ценность сегодняшнего решения ECM выходит за рамки простого сканирования, хранения и поиска решений. Идеальное решение ECM включает в себя все возможности и сильные стороны платформы.
Иногда используется термин «транзакционное управление контентом», но это только часть ECM. Как уже упоминалось, ECM — это общий термин, а управление контентом транзакций, часто связанное с бизнес-процессами, которые помогают управлять действиями и решениями, — это просто еще один термин под этим зонтиком.
Думайте о решении ECM, как о стратегии корпоративного контента. Помните, что ECM превратился в термин, больше связанный с бизнес-процессами и стратегиями контента, чем как система управления корпоративным контентом.
Решения ECM превратились в контент-сервисы. ECM-решения первого поколения больше не полностью отражают способ создания, использования и взаимодействия пользователей с информацией. Успешный подход к предоставлению контентных услуг помогает справиться с этими изменениями и бороться с разрозненностью информации, предоставляя нужную информацию нужным людям в нужное время.

Какую пользу приносит управление корпоративным контентом вашему бизнесу?

Основная функция решения ECM заключается в одновременном сокращении беспорядка и повышении прозрачности и доступности данных и процессов, что в конечном итоге экономит время и значительно снижает затраты.

Решение ECM поможет вам:

Быстрое архивирование информации и быстрый доступ к ней из любого места и в любое время
Избавьтесь от бумажной работы и сделайте то, что вы делали с помощью бумажных документов, намного более доступным и эффективным
Организуйте и структурируйте данные своей компании таким образом, чтобы упростить перекрестные ссылки, обеспечивая бесценный контекст и прозрачность процессов

Каковы особенности решения ECM?

Возможности решения ECM должны позволить вам создавать неограниченное количество индивидуальных решений, которые интегрируются и работают с вашими основными приложениями и системами, обеспечивая улучшенные бизнес-процессы.Функции, на которые следует обратить внимание, можно разделить на девять основных функций.

Capture: это критическая отправная точка вашего путешествия по управлению контентом; фиксируйте свои документы — даже в структурированных и неструктурированных форматах — и автоматически и интеллектуально извлекайте, классифицируйте и проверяйте информацию перед ее бесшовной интеграцией с основными бизнес-приложениями.
Управление контентом: получите полное представление о ваших процессах; Автоматическое управление контентом упрощает доступ к нужным файлам, чтобы ваша команда могла принимать более быстрые и обоснованные решения.
Автоматизация бизнес-процессов: оптимизация критических процессов; автоматизировать повторяющиеся задачи, направлять документы, управлять исключениями и расширять ключевые процессы с помощью настраиваемых инструментов рабочего процесса и встроенных правил и действий, которые легко настраиваются без необходимости в ИТ-поддержке.
Управление делами: полная наглядность всего дела от начала до конца; Персонал получает полный обзор всей информации, необходимой им для эффективного управления делами и улучшенного обслуживания клиентов.
Управление коммуникациями с клиентами: улучшите взаимодействие с клиентами с помощью интеграции управления контентом; создавать индивидуально персонализированный контент и обрабатывать широкий спектр коммуникационных потребностей, чтобы удовлетворить ожидания клиентов.
Совместная работа: безопасный обмен и совместная работа; обменивайтесь контентом, совместно работайте над документами и расширяйте связанные процессы для ваших пользователей — как внутри компании, так и за ее пределами — в безопасной среде.
Отчетность и аналитика: Откройте для себя, проанализируйте и переосмыслите отчеты и аналитику; Получите видимость вашего контента и процессов в режиме реального времени с помощью интерактивных панелей мониторинга и контрольных журналов всех действий.
Search: Найдите нужный контент, где бы он ни находился; интеллектуальные инструменты запросов помогают выполнять поиск по репозиториям, сайтам, системам электронной почты, интрасетям и многому другому с единой платформы.
Управление записями и хранением: соответствие нормативным требованиям и стандартам соответствия; настраивать автоматизированные правила и рабочие процессы для задач, которые легко упустить из виду, таких как утверждения, передача в хранилище, архивирование и удаление.

Что делает OnBase уникальным в мире управления корпоративным контентом?

OnBase, корпоративная информационная платформа Hyland, управляет контентом и обрабатывает все с одной платформы, централизует ваши жизненно важные данные и инфраструктуру в одном безопасном месте и доставляет их вам, когда и где вам это нужно.Имея только одну платформу для поддержки, обслуживания и обновления, платформа OnBase помогает снизить совокупную стоимость владения (TCO) и разрастание ИТ. Платформа OnBase также масштабируется для организаций любого размера и типа, что позволяет адаптировать решения к вашим точным требованиям. Хайленд, создатель OnBase, 10 лет подряд признавался компанией Gartner, Inc. лидером платформ контентных сервисов.

причин для внедрения системы ECM

Повышение производительности и эффективности — это боевой клич каждой организации в 2021 году, особенно когда речь идет о ручных процессах, управлении данными и, в конечном итоге, повышении прибыльности.ECM, пожалуй, лучший инструмент для достижения этих целей.

Что такое ECM? ECM — это сокращение от Enterprise Content Management, технологическое решение для совместной работы, предназначенное для управления, хранения и организации бизнес-документов в режиме реального времени, позволяющее организациям оптимизировать бизнес-процессы и сделать повседневные операции более эффективными. Ожидается, что рынок ECM будет расти со среднегодовым темпом роста 16% из-за стремительного роста цифровых данных и необходимости поддерживать их организованность и безопасность.

Организации, которые хотят улучшить операции и оставаться на переднем крае бизнес-технологий, должны рассмотреть возможность внедрения ECM.Но как работает ECM и каковы потенциальные риски отказа от внедрения решения ECM? В помощь, вот пять ключевых компонентов и преимуществ ECM, которые компании любого типа могут реализовать, внедряя программное обеспечение ECM:

1. Цифровой захват

Управление контентом вашего бизнеса начинается с сбора и импорта вашей информации в безопасное цифровое хранилище — своего рода цифровую библиотеку. Документы могут быть захвачены и оцифрованы с использованием различных методов, включая сканирование бумажных документов и создание электронных форм, или импорт содержимого, которое уже было цифровым, например, документы Microsoft Office, фотографии или PDF-файлы.Электронные файлы не только помогают устранить хаос, связанный с хранением бумажных документов и управлением ими, но и помогают экологическим инициативам вашей организации.

Документы, которые обычно архивируются в репозитории, включают:

Счета от поставщиков в финансовом отделе
Резюме соискателей из отдела кадров
Договоры и заказы на продажу
Электронная переписка, связанная с конкретными лицами
Отчеты об исследованиях с собственным содержанием
Прочие документы и неструктурированная информация

2.Центральный репозиторий

Многие организации хранят записи и данные в различных форматах и расположениях, включая все, от онлайн-платформ до персональных компьютеров и картотек. Ошибки хранения критически важных бизнес-данных в такой мешанине форматов очевидны и могут привести к потере данных, нарушениям безопасности, дублированию файлов и многому другому.

Центральный цифровой репозиторий позволяет пользователям просматривать или редактировать любой документ, просматривать метаданные документа, управлять контентом и организовывать документы, содержащиеся в .Репозиторий упрощает поиск документов и их безопасное хранение. Это также улучшает взаимодействие сотрудников, поскольку сотрудники в разных отделах и в масштабе предприятия будут иметь доступ к любому документу.

3. Безопасность документов Системы ECM

оптимизируют методы управления записями, а защищают от рисков нарушения безопасности и кибератак , а также предоставляют удобный способ оставаться в курсе ужесточающихся ограничений соответствия. Используя настраиваемые параметры безопасности, ECM позволяет организациям защищать информацию от несанкционированного доступа или изменения.

ECM помогает повысить безопасность, позволяя пользователям:

Ограничить доступ к папкам, документам, полям и другой информации
Мониторинг данных входа в систему и выхода из системы
Отслеживать создание и уничтожение документов для обеспечения соответствия
Наблюдать за сменой пароля

Без надлежащих протоколов безопасности долгосрочные последствия могут быть катастрофическими, что приведет к потере данных сотрудников, коммерческой тайны и информации о клиентах. Что не менее важно, это также может привести к потере доверия клиентов.

4. Получение документа

Система ECM отличается от системы управления контентом (CMS) или программы обмена файлами. В репозитории вы можете найти любой контент, выполнив поиск по различным аспектам документа, в том числе:

Дата создания
Ключевые слова или полный текст
Фразы, содержащиеся в документе
Имена пользователей, редактировавших документ
Метаданные или метатеги
Или любые другие метаданные

Возможность выполнять простой поиск может значительно сократить время, затрачиваемое на поиск информации, что повышает производительность труда сотрудников и качество обслуживания клиентов. Без ECM сотрудники, скорее всего, будут тратить слишком много времени на поиск данных вместо того, чтобы выполнять реальную работу, для которой они были наняты, работу, которая помогает стимулировать рост и прибыльность вашей компании.

Не думаете, что это проблема вашей организации? В одном исследовании сотрудники сообщили, что они не могли найти информацию, которую искали, в 46% случаев. Короче говоря, ECM фактически служит вашей собственной персонализированной сверхмощной поисковой системой .

Возможность быстрого и точного поиска всей необходимой вам информации является большим преимуществом для каждой области вашего бизнеса, но особенно для финансового отдела. Наличие данных в реальном времени и отчетов по запросу упрощает закрытие месяца, платежные услуги и весь процесс аудита, требующий обширной документации. Вам и вашим сотрудникам не нужны ИТ-специалисты или специалисты для извлечения данных и создания настраиваемых отчетов, а это означает, что информация доступна всем, кто в ней нуждается.

5. Автоматизированные процессы на основе документов

Автоматизация процессов, связанных с документами, повышает эффективность рабочего места за счет устранения ручных задач, таких как ксерокопирование и доставка различных документов вручную. За счет автоматизации этих процессов они становятся более рентабельными, оптимизированными и безошибочными.

Преимущества систем управления корпоративным контентом безграничны, и ECM можно использовать для любого отдела в любой отрасли, включая здравоохранение, строительство, финансы, производство, распространение, образование и многое другое.Многие компании обнаруживают, что после интеграции решения ECM в свой рабочий процесс их система управления документами помогает повысить производительность и вовлеченность персонала примерно на 18%.

Но какова рентабельность инвестиций в ECM? По общему признанию, он варьируется в зависимости от компании, степени адаптации сотрудников и типа используемой ECM-системы, но среди нескольких опрошенных компаний рентабельность инвестиций варьируется от 38% до более 600%.

Внедряя индивидуальное решение, бизнес-аналитики могут помочь определить правильные приложения ECM для оптимизации ваших уникальных бизнес-процессов и направить вас в использовании программного обеспечения таким образом, чтобы это принесло наибольшую пользу вашему бизнесу.Однако реализация — это не просто процесс plug-and-play. Прежде чем приступить к делу, необходимо учесть несколько соображений, поэтому ознакомьтесь с нашим руководством «Ключи к успешному внедрению ECM», чтобы понять больше. Просто нажмите ниже.

Думаете, ваша организация может извлечь выгоду из решения ECM? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы получить бесплатную консультацию без каких-либо обязательств!

Что такое ECM? (Управление корпоративным контентом)

Управление корпоративным контентом (ECM) — это термин, который существует с начала 2000-х годов, , но что именно?

В эпоху, когда такие термины, как «Управление документами» (DM), «Управление делами», «Управление знаниями» и «Платформы обслуживания контента» (CSP) используются каждый день, где ECM вписывается и как он сравнивается?

Этот блог объяснит все:

Что такое (и не является) управление корпоративным контентом.
Ключевые особенности и преимущества ECM.
Почему индустрия ECM все еще жива и здорова.
Как ECM превратился в ключевой компонент того, что сейчас обычно называют «контент-сервисами».

Компоненты управления корпоративным контентом

ECM помогает контролировать весь жизненный цикл информации, автоматизирует процессы и направлен на контроль и управление контентом в организации. Возможности системы ECM часто описываются шестью простыми глаголами:

Захват

Раньше большая часть контента, поступающего в систему, приходила с отсканированной бумаги.Это сильно отличается от системы ECM, где контент может быть захвачен из нескольких источников, включая бумагу, электронную почту, факсы, собственные электронные документы, такие как файлы MS Word или Excel, и отраслевые форматы файлов, такие как медицинские изображения или компьютер. -Файлы автоматизированного проектирования (САПР).

Управление

Система ECM основана на простых возможностях DMS по управлению документами, таких как управление версиями и контрольный журнал, для предоставления исчерпывающего набора средств управления и инструментов для управления несколькими типами контента и метаданных из нескольких источников.

Доступ

Доступ к документам в системе управления документами обычно предоставлялся исключительно через (часто ужасный) пользовательский интерфейс системы DM. ECM меняет это и позволяет нескольким пользователям получать доступ к контенту с нескольких устройств и из нескольких систем. Обеспечение безопасного, основанного на ролях, проверенного доступа к контенту через системные интерфейсы, такие как настольный компьютер, Интернет и мобильный телефон, имеет решающее значение, как и возможность обеспечить интеграцию с внешними системами, такими как G Suite, Salesforce и SAP.

Магазин

Долговечность систем управления документами и контентом увеличилась, а это означает, что параллельно возросла потребность в разнообразных возможностях хранения. Хранение контента должно осуществляться эффективно и незаметно, от возможности хранить контент в нескольких местах, таких как локальный диск, сетевой диск, облачное хранилище и т. Д., До архивирования контента на носителях, более подходящих для долгосрочного использования. место хранения.

Автомат

Определение рабочих процессов и задач для отображения и выполнения основных бизнес-процессов — ключевая особенность любой ECM-системы. Обеспечение ценности за счет сокращения взаимодействия с человеком, выявления узких мест в процессах или использования скорости и масштаба, которые могут обеспечить вычислительные мощности, обеспечивает определенную рентабельность инвестиций (ROI) для развертываний ECM, а также является ключом к первоначальной покупке системы. как долгосрочный успех развертывания.

Анализировать

Все более важным аспектом ECM является способность анализировать данные и шаблоны использования, генерируемые системой.Возможность сообщать о шаблонах использования, необычном поведении, дублированном контенте и немаркированных записях имеет большое значение для любой организации.

ECM и общий доступ к файлам

Многие организации считают, что они внедрили ECM, но вместо этого использовали программное обеспечение для управления корпоративным контентом для предоставления элементарных услуг, таких как:

• Простые службы обмена файлами и библиотеки.

• Соответствие информации, руководство и управление записями.

• Управление и оптимизация бизнес-процессов.

• Поддержка мобильных и удаленных сотрудников.

Как использовать систему управления корпоративным контентом Программное обеспечение

ECM может использоваться во многих отраслях промышленности и во многих отделах любой организации, что дает множество преимуществ. Ниже приведены некоторые из общих областей, в которых ECM может иметь значение:

Повышенное соответствие нормативным требованиям и управление информацией, что снижает риск утечки данных.
Повышение производительности труда сотрудников за счет более быстрого и простого создания, обмена и поиска информации.
Повышенная производительность и снижение стоимости развертывания и владения, что приводит к быстрой окупаемости проекта.
Повышение корпоративной гибкости и личной продуктивности.

Контент-сервисы и облачный ECM

ECM существует уже много лет и приносит пользу во многих отраслях и областях применения. Но функциональные возможности, предоставляемые системами управления корпоративным контентом, теперь составляют часть более широкого набора возможностей, известных как «контент-сервисы».«

Современная платформа контентных сервисов может предоставить все, что могли бы DM и ECM, но с дополнительными возможностями, преимуществами и вариантами использования.

CSP основывается на управлении корпоративным контентом и переносит эту технологию прямо в 21 век с облачными и мобильными рабочими местами, аналитическими данными AI и пользовательским интерфейсом на основе потребительских технологий, а не болезненных бизнес-систем.

Отнюдь не устаревшие и неактуальные, DM и ECM созрели и теперь снова становятся важным набором инструментов в арсенале гибкости современного предприятия.

Платформа AODocs

AODocs — это платформа контентных сервисов, предназначенная для модернизации методов работы предприятий — предлагающая среду с низким кодом для создания приложений с богатым контентом, мощную автоматизацию и рабочие процессы, а также бизнес-приложения с комплексными возможностями безопасности и соответствия требованиям.

Предпочитаете видео? Посмотрите наше введение в видео AODocs с демонстрацией

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

По мере того, как мир продолжает становиться все более оцифрованным, предприятиям становится все труднее управлять общими документами и файловыми архивами.Согласно отчету Small Business Trends, 82% респондентов заявили, что плохое управление информацией снижает их производительность, потому что им приходится перемещаться по разным системам и местам, чтобы найти то, что им нужно.

Пандемия COVID-19 и распространение удаленных рабочих сред ускорили тенденцию к цифровой трансформации и необходимость для предприятий внедрить централизованную систему, которая обеспечивает безопасное хранение, резервное копирование и передачу контента, при этом обеспечивая доступ удаленным сотрудникам.Простого управления контентом без наличия стратегии уже будет недостаточно.

Так как же бизнесу преодолеть эти препятствия? Управление корпоративным контентом (ECM) — ваше решение.

Общие сведения об управлении корпоративным контентом

Для того, чтобы организации могли эффективно использовать ECM, им сначала необходимо понять, как работает решение. Решения для управления корпоративным контентом (ECM) помогают предприятиям быстро и безопасно собирать, управлять, редактировать, направлять, хранить и извлекать электронный контент.Решения ECM упрощают функции ввода и поиска в цифровом архиве организации, чтобы предоставить пользователям легкий доступ к организованной библиотеке контента с любого устройства. Благодаря централизации контента и данных предприятия могут работать бесперебойно и эффективно независимо от того, откуда работают сотрудники.

Эффективное решение ECM объединит в себе отраслевое программное обеспечение, оборудование и услуги поддержки в рамках комплексного сквозного подхода, чтобы предоставить предприятиям мощное масштабируемое решение, адаптированное к их конкретным бизнес-требованиям.Правильный поставщик управляемых услуг (MSP) будет работать в тесном контакте с предприятиями, чтобы создать настраиваемую стратегию ECM. Организации должны убедиться, что у MSP есть широкий спектр программных и аппаратных решений ECM, чтобы гарантировать, что они могут захватывать, управлять, хранить, интегрировать и защищать весь бизнес-контент, включая документы, изображения, электронные письма, видео и мгновенные сообщения.

Обеспечение бизнес-преимуществ с помощью управления корпоративным контентом

Стратегия ECM предоставляет компаниям свободу от множества болевых точек, связанных с неуправляемым контентом.Комплексное решение ECM улучшит бизнес-операции и оптимизирует процессы, позволяя предприятиям работать более эффективно и продуктивно. Решения ECM могут использовать преимущества мобильного доступа и облачных возможностей для сбора информации практически из любого места и доставки ее в корпоративные приложения, что ускоряет процессы, минимизирует задержки, ускоряет обработку транзакций и снижает затраты.

Одним из наиболее привлекательных преимуществ решения ECM является упрощенный процесс ввода документов.Решения ECM позволяют централизованно хранить архивы компании и информацию, чтобы сократить время и деньги, затрачиваемые на подготовку и управление бумажными документами. Важность эффективного ввода документов в цифровую эпоху привела к тому, что многие отрасли, включая здравоохранение и производство, приняли решения ECM для смягчения проблем со средой документооборота.

Комплексное решение ECM будет включать в себя программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, которое позволит пользователям получать актуальную документацию, адаптированную к их уровню доступа, устраняя необходимость в управлении бумагой, хранении и совместном использовании отдельных файлов.Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов помогает избежать ошибок и помогает сотрудникам справляться с более значимыми задачами, автоматизируя повторяющиеся рабочие процессы, такие как ввод данных, редактирование и штамповка Бейтса.

Другие преимущества ECM включают:

Улучшение рабочего процесса и производительности
Минимизируйте бумагу, канцелярские товары, складские помещения и сборы
Безопасное хранение, резервное копирование и передача контента
Обеспечение соответствия нормативным требованиям
Безопасный доступ через несколько устройств, включая мобильные
Удаленный доступ сотрудников
Повышенный доступ к текущим и правильным ресурсам
Пользовательские настройки зазора
Вертикальное отраслевое программное обеспечение
Интеграция централизованно хранимых данных с другими важными системами

Устранение проблем управления контентом с помощью решений ECM

Неправильно управляемое содержимое может привести к многочисленным проблемам для организации.Будь то потеря производительности из-за путаницы с несколькими версиями документов или потеря дохода из-за проблем с соблюдением требований безопасности, ECM может предоставить решение. Компании, желающие оптимизировать свои процессы обработки данных и контента, могут обратиться к ECM, чтобы предоставить решения для множества своих задач в области управления документами.

Для решения многочисленных проблем управления контентом, с которыми сталкиваются предприятия, ECM предлагает следующие решения, позволяющие уменьшить накопившиеся трения в процессе управления контентом:

Захват документов. Сохраняйте важные документы и данные в единую централизованную и безопасную систему.
Ссылка на документы. Интуитивно связывайте документы и данные в устаревших бизнес-системах и системах планирования ресурсов предприятия (ERP) с действиями в других приложениях.
Доступ к контенту. Простое в использовании программное обеспечение обеспечивает быстрый доступ к контенту из любого места.
Автоматизация рабочих процессов. Управляемые машиной рабочие процессы могут обрабатывать предсказуемые и повторяемые процессы и облегчать выполнение требований к управлению делами.
Контент магазина. Надежно храните, защищайте и уничтожайте контент по мере необходимости. Политики контролируемого доступа и автоматического управления записями также помогают обезопасить хранение документов.
Монитор производительности. Помогает легко создавать отчеты, отслеживать все процессы и принимать более обоснованные решения.

Использование ECM в вашей организации

Пандемия COVID-19 показала важность доступа к критически важной для бизнеса информации независимо от местонахождения; будь то в офисе или удаленно.Организации могут использовать решения ECM для преодоления барьеров доступности, вызванных удаленными рабочими средами, и внедрить устойчивое решение для управления документами, чтобы смягчить проблемы управления контентом в будущем.

Организации, знакомые с ECM и связанными с ним преимуществами, могут использовать динамические решения ECM для решения различных задач управления контентом. Устранение этих препятствий сократит ручные процессы, минимизирует ошибки контента, автоматизирует классификацию доступа и предоставит организациям дополнительные преимущества, позволяющие им сосредоточить свое время и ресурсы на высокоприоритетных областях.

Правильный поставщик управляемых услуг предоставит организациям обученных специалистов по управлению документами для создания индивидуализированной стратегии ECM для решения их сложных проблем с документами. Повышая эффективность и оптимизируя управление данными и контентом, автоматизация рабочих процессов может стать тем отличием, которое выводит вашу организацию вперед на постоянно растущем конкурентном цифровом рынке.

Что такое управление корпоративным контентом?

Добро пожаловать в первую часть нашей серии статей об управлении корпоративным контентом (ECM).Мы знаем, что в отношении корпоративного программного обеспечения используется много жаргона, поэтому мы решили посвятить первую часть этой серии описанию того, что именно подразумевается под «управлением корпоративным контентом».

Если вы уже знакомы с этим термином, не стесняйтесь переходить к нашему контрольному списку стратегии во второй части этой серии сообщений в блоге. Но если вам не удается отличить DAM от DMS и CRM от ECM, продолжайте читать.

Что такое управление корпоративным контентом?

Управление корпоративным контентом, обозначенное Ассоциацией по управлению информацией и изображениями (AIIM):

«Ни одна технология, ни методология, ни процесс, это динамическая комбинация стратегий, методов и инструментов, используемых для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки информации, поддерживающей ключевые организационные процессы на протяжении всего ее жизненного цикла.”

Если вы понимаете это определение управления корпоративным контентом (также известное как интеллектуальное управление информацией), то вы понимаете, как оно может облегчить удобные средства отслеживания ваших данных. Если учесть тот факт, что самый ценный актив компании — это данные, тогда имеет смысл предоставить немедленный доступ к соответствующим данным в любое время для авторизованных пользователей.

Многим корпоративным компаниям уже трудно управлять всей своей информацией.Они спрашивают, что такое система управления корпоративным контентом?
Чтобы оставаться конкурентоспособным в любой отрасли, важно иметь систему, которая предлагает простую организацию и своевременную доставку. ECM-технологии были разработаны, чтобы делать это и даже больше. С помощью системы ECM вы можете централизовать свои документы, чтобы они были доступны для поиска и мгновенно синхронизировались с согласованными учетными записями и конечными пользователями.

Тем не менее, по состоянию на март 2017 года AIIM исключила это общее определение ECM и даже термин ECM в целом, вместо этого использовав термин «интеллектуальное управление информацией» (IIM).

По мере развития технологий в области ECM IIM является более всеобъемлющим термином, который определяет все стратегии, методы и инструменты, используемые для сбора, создания, хранения, защиты, анализа, доставки и автоматизации данных.

Фактически, IIM не только относится к управлению контентом, но также концептуализирует управление данными. Кроме того, это относится к преобразованию данных с бумаги и микрофильмов в цифровые и другие. Когда вы думаете о ECM, что действительно важно, так это то, что он включает в себя все эти элементы:

Поиск
Сотрудничество
Управление делами
Управление цифровыми активами
Управление рабочим процессом
Захват и сканирование
Документооборот
Управление шаблоном
Управление веб-контентом

Это управление всем жизненным циклом данных и контента от создания до архивирования и удаления.

Что касается поставки ECM, его можно применить четырьмя способами:

Программное обеспечение как услуга (SaaS)
Локальный и гибридный SaaS
Локальное программное обеспечение
Инфраструктура как услуга

В современном мире гиперподключений больше нет смысла размещать файлы и документы по разным жестким дискам, учетным записям электронной почты и смартфонам. Вы не хотите тратить время на поиск критически важных данных, пока ваши конкуренты уже существуют, трансформируя отрасль.

Рост облачного управления корпоративным контентом не должен вызывать удивления. Многие корпоративные компании искали решение ECM для решения проблем с контентом для распределенных сотрудников, которым нужен доступ к данным из любого места и в любое время.

Читать дальше: Стратегия управления корпоративным контентом (ECM) — статья серии ECM № 2

Согласно отчету Markets and Markets, ожидается, что рынок облачных ECM вырастет с 9,77 млрд долларов США в 2017 году до примерно 34.42 миллиарда долларов США к 2022 году. Кроме того, среднегодовой темп роста (CAGR) составляет 28,6 процента.

ECM настолько привлекателен, потому что предлагает определенный набор методов и процессов для хранения, организации и доставки данных в любое время предполагаемым получателям. Поскольку объем данных может удвоиться в течение нескольких месяцев, ECM имеет решающее значение для решения проблемы обработки слишком большого количества бумаги и устранения узких мест в информации.

Читать дальше: Стратегия управления корпоративным контентом (ECM) — статья серии ECM № 2

Что такое программное обеспечение для управления корпоративным контентом?

Независимо от того, хотите ли вы назвать это ECM или IIM, программное обеспечение ECM будет индексировать и архивировать ваш контент, чтобы вы могли быстро и удобно находить информацию по ключевым словам — точно так же, как поисковая система.Он также может интегрироваться с другими системами, которые ваша компания использует для создания единого рабочего процесса с центральным репозиторием.

Программа собирает важные документы, файлы и многое другое из любого места. Затем вы можете идентифицировать свой контент с помощью часто используемых тегов и ярлыков. Кроме того, вы можете контролировать доступ в зависимости от необходимости.

Автоматика

Решение ECM может предлагать контроль доступа, рабочий процесс, индексирование, управление электронными формами, управление веб-контентом, управление версиями и многое другое.Кроме того, с облачной платформой управления корпоративным контентом вам не нужно беспокоиться о пространстве или безопасности ваших данных.

Это хорошая новость относительно того, как далеко продвинулись технологии ECM. В результате удаленные сотрудники могут обмениваться документами и редактировать их из любого места с помощью рабочих процессов, контрольных журналов и контроля версий. В то же время компании могут защищать конфиденциальные данные с помощью брандмауэров. Не говоря уже о том, что это оказывается жизненно важным с точки зрения аварийного восстановления, когда синхронизацию файлов можно использовать вне офиса для улучшения системы резервного копирования и восстановления.

Интеграция и соответствие между приложениями

Одним из наиболее убедительных примеров управления корпоративным контентом в облаке является возможность интеграции со всеми приложениями. Чтобы проиллюстрировать это, Templafy предлагает централизованное управление документами, презентациями и содержимым электронной почты, так что соблюдение требований больше не является проблемой.

Плюс, весь ваш контент фирменный. Когда вы думаете о том, что сотрудники могут ежедневно создавать тысячи документов, презентаций и электронных писем, вам нужна система, которая поддерживает все эти файлы в соответствии с последними стандартами компании.

Не говоря уже о том, что без централизованного управления ваша компания постоянно сталкивается с риском нарушения законодательства. Кроме того, поскольку Templafy является Золотым партнером Microsoft, он может оптимизировать и управлять всеми коммуникациями сотрудников, созданными в Microsoft Office 365.

Вы даже можете использовать Dynamics для персонализации данных отдельных сотрудников. Когда вы думаете об управлении корпоративным контентом Microsoft, вы можете подумать о Templafy.

Повышение производительности

Согласно Forbes Insight, 95 процентов организаций согласны с тем, что управление информацией является обязательным условием успеха.Одним из многих преимуществ управления корпоративным контентом является возможность сделать данные более доступными, чтобы сотрудники могли работать с одним и тем же документом из любого места и с любого устройства.

Именно здесь облачное решение ECM помогает корпоративным компаниям улучшить внешние коммуникации и сотрудничество. Кроме того, все больше сотрудников уже привыкли работать с быстрыми технологическими решениями прямо со своих личных устройств. Они не хотят иметь дело с громоздкими процессами.

Вместо этого они хотят иметь возможность беспрепятственно и безопасно обмениваться контентом.

Читать дальше: Стратегия управления корпоративным контентом (ECM) — статья серии ECM №

Последняя мысль

Несмотря на то, что каждая организация имеет уникальные цели и потребности, облачное решение ECM предлагает решение для совместной работы, в котором приоритет отдается безопасности. Связи могут быть установлены по всему, от контрактов на обслуживание до переписки с клиентами, маркетинговых материалов и многого другого.Когда авторизованным пользователям необходимо знать всю историю проекта, они могут легко ее найти.